Livro de ocorrências do condomínio: o que é e como utilizar

Além de representar o condomínio, cuidar da gestão financeira, das manutenções, realizar reuniões de Assembleia e outras responsabilidades, o síndico também precisa manter a harmonia e o bem-estar dos moradores. Uma das maneiras mais simples de fazer isso é ouvindo atentamente aos problemas, críticas e sugestões das pessoas que fazem parte da comunidade. E para auxiliá-lo na concentração dessas informações, existe o livro de ocorrências, uma maneira simples de registrar e centralizar todo esse conteúdo.

O livro de ocorrências do condomínio é uma ferramenta importante para a organização e comunicação de todos: condôminos, moradores, administradores e funcionários. Ele funciona como uma espécie de registro geral dos acontecimentos do condomínio, voltado, em especial, às questões disciplinares, mas que pode ser de várias naturezas e não se limita apenas a um tipo de ocorrência. 

O livro também serve para divulgar o que acontece no condomínio, informar a respeito de ajustes, reparos e manutenções, dar sugestões, fazer reclamações e, até mesmo, registrar e mediar desentendimentos entre condôminos. Muitas vezes encontrado na portaria ou com o zelador, o que fica registrado ali, pode ser visto por todos. 

Sendo mais uma maneira de promover o diálogo e o compartilhamento de ideias e informações úteis no condomínio, o livro de ocorrências traz uma série de vantagens com o seu uso. A maior delas é conseguir centralizar todas as observações dos moradores em um único local e facilitar a comunicação da comunidade com o síndico. 

Por que o Livro de Ocorrências é tão importante?

Apesar de não ser um item obrigatório no condomínio, o livro de ocorrências desempenha um papel fundamental na vida condominial e, principalmente, para a tomada de decisões do síndico. Atualmente, não existe nenhum tipo de lei que defina qualquer tipo de obrigatoriedade quanto ao uso deste caderno de anotações, porém, a presença dele nos condomínios é muito comum, mesmo nos dias de hoje, com cada vez mais recursos tecnológicos substituindo a caneta e o papel.

Para o advogado Luiz Guilherme Ramos, a funcionalidade do livro de ocorrências fica a critério do síndico. Assim, se ele perceber que o livro atrapalha mais do que ajuda, vale a convocação de uma Assembleia para decidir pela descontinuidade do item. “Acredito que o livro de ocorrências é um método bastante eficaz, pois além de ser uma excelente opção na gestão condominial, pode servir como apoio jurídico no caso de multas ou possíveis ações dentro das considerações da lei”, afirma. 

Apesar de não estar previsto em lei a obrigatoriedade ou a total exclusão do livro de ocorrências, a interpretação do Código Civil oferece a possibilidade de reconhecimento da importância desse item para o convívio e o cotidiano do condomínio. “O artigo 1.348 é o responsável por listar as obrigações do síndico, trazendo exemplos de atribuições que podem ser melhor desempenhadas com o auxílio do livro de ocorrências, por exemplo”, comenta o advogado.

Por outro lado, o livro de ocorrências pode ser útil como ferramenta de mediação de conflitos, além de servir como prova em caso de ações judiciais no condomínio. Um bom exemplo disso é quando a administração cobra inadimplentes, divulgando seus nomes na Assembleia. Para o advogado Luiz Guilherme, há quem conteste esse mecanismo de cobrança, alegando se tratar de constrangimento. “De qualquer forma, os condôminos têm o direito de saber quem está faltando com a sua parte nas obrigações orçamentárias do condomínio e neste caso o livro de ocorrências pode ser usado como prova de avisos nesse sentido”, explica o advogado.

Como utilizar essa ferramenta de comunicação da melhor maneira?

Na opinião de João Marcelo Frey, Gerente de Negócios da APSA, o livro de ocorrências é uma forma de manter um histórico detalhado de eventos no condomínio ao longo do tempo. “Adicionalmente, o canal simplifica a interação entre os moradores e o síndico, favorecendo assim a transparência na administração ao documentar medidas adotadas em resposta a incidentes, decisões e demais ações tomadas referentes aos registros feitos no livro”, comenta.

Para que seja eficaz e sirva aos propósitos do condomínio é fundamental que o livro seja utilizado da maneira correta. Para isso, alguns pontos devem ser observados. Primeiramente, o ideal é que o livro de ocorrências fique na portaria, afinal, é o lugar por onde todos circulam. Quem quiser utilizá-lo deve fazer isso presencialmente, ou seja, sem intermediários. 

O segundo ponto é informar sobre seu uso e importância nas Assembleias, reuniões de condomínio ou por meio de avisos fixados em locais visíveis, como elevadores ou nos quadros de avisos. Já o terceiro ponto é sempre deixar as instruções de uso na capa ou contracapa do livro para sanar quaisquer tipos de dúvidas. 

Novas tecnologias a favor do papel

Embora o livro de ocorrências já seja algo comum nas portarias dos condomínios, isso não quer dizer que ele não tenha seus problemas de praticidade. Por exemplo, o morador que deseja fazer uma ocorrência deve sair do seu apartamento e se dirigir à portaria para registrar a mão o assunto, já o síndico, só verá essa ocorrência quando passar pela portaria.

Para resolver esses e outros problemas muitos condomínios já estão se adaptando às novas opções que facilitam o registro das ocorrências de maneira digitalizada. O que se verifica é o gradual abandono do livro de ocorrências físico para a utilização de canais virtuais. A opção mais moderna, e a que tem sido mais considerada nos últimos tempos, é o aplicativo para registro virtual das ocorrências. 

Por meio de uma ferramenta, o síndico recebe as ocorrências dos condôminos e pode responder com mais rapidez, já que os moradores recebem um aviso no celular quando são respondidas. “Observamos que os livros de ocorrências digitais, disponíveis em sites e aplicativos, têm sido utilizados como uma nova solução para facilitar e agilizar o registro e acompanhamento de informações. Os condomínios só precisam atentar-se ao uso inadequado das informações para evitar que questões pessoais sejam deliberadas em âmbito de decisões condominiais, também informações sensíveis que contrariam a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados)”, alerta João Marcelo, da APSA.

Seja em seu formato tradicional, em papel e caneta, ou digital, por meio de aplicativo, não há dúvidas de que o livro de ocorrência, quando bem implementado, é uma importante ferramenta na gestão do condomínio promovendo uma comunicação eficiente, transparente e resolução eficaz dos problemas.

Por: Juliana Marques