Criatividade na hora da prestação de contas

Administração e transparência são palavras que, para muitos, não combinam. No entanto, para alguns síndicos essas duas palavrinhas andam juntas e são quase um lema a ser seguido. A transparência para uns pode ser, simplesmente, saber respeitar o prazo de envio do balancete aos condôminos, enquanto outros acreditam que esse compromisso está em se achar novas maneiras para apresentar tais números. Conheça a história de síndicos que levam a questão da transparência ao pé da letra, literalmente, e tome para si ótimos exemplos.

Alguns síndicos utilizam diferentes ferramentas para apresentar todos os atos da sua administração. Há os que enviem aos condôminos relatórios feitos por eles mesmos, enquanto para outros a pasta de prestação de contas é produzida pela sua administradora, e ainda temos aqueles que preferem fixar informativos ou boletins no quadro de avisos.

O síndico Paulo Doin, do Condomínio João Ernesto, em Ipanema, aperfeiçoou essas idéias e criou sua própria fórmula. Toda a contabilidade do seu condomínio é realizada pela administradora, como já é de praxe, mas na hora de efetuar a prestação de contas, há cinco anos, o síndico prepara uma apresentação em Slides (DataShow). Tudo para ficar mais claro aos condôminos. “É um método que vem dando certo e no caso da necessidade de efetuar obras, por exemplo, filmamos e fotografamos todo o prédio. Minha finalidade é mostrar ao condômino a necessidade de obras em locais comuns a todos e não só no que ele – o morador –  ache prioritário, visto sempre da portaria para o seu andar”, esclarece.

Ele ainda informa que os moradores tem aprovado sua maneira de administrar e que as reuniões de prestação de contas são extremamente tranqüilas e rápidas: “Durante todo esse tempo nunca necessitamos emitir uma cota extra para cobrir despesas extraordinárias, pois esse planejamento é feito na Assembleia Geral Ordinária, quando não há sessão extraordinária”, exemplificou.

Outra que segue à risca o método transparente de administrar é a síndica Jacimar Gomes Pereira, do Condomínio do Edifício Solar José Linhares, no Leblon. Para ela essa forma de trabalhar  faz parte do desempenho da função de síndico, tanto nas contas como nas atitudes: “a pessoa que se propõe a fazer a gestão de um condomínio deve ter em mente que com transparência o trabalho será bem sucedido, afinal, sou a representante de todos os moradores”.  Ela ainda diz que todas as vezes que precisa fazer alguma coisa fora da rotina do prédio, procura sempre um ou mais conselheiros para trocar ideias e, se o valor ultrapassar o que a Convenção do prédio lhe permite gastar; ou se precisarem fazer obra ou reforma significativa com cota extra – o que é raro, diz – ela convoca uma Assembleia para a discussão, aprovação ou não do assunto.

Jacimar é síndica de seu prédio há 10 anos e diz que segue as normas da sua administradora, a APSA, na qual todo proprietário recebe a prestação de contas mensalmente: “Com isso, garanto clareza aos condôminos, que podem acompanhar e checar suas contas quando quiser. Ainda nos casos de dúvida, estou sempre pronta para mais esclarecimentos”, reitera.

Mas o que fazer quando toda essa transparência não se aplica em um determinado condomínio? Para o Gerente Geral de Condomínios da APSA, Washington R. Filho, qualquer condômino pode pedir esclarecimentos sobre as contas do síndico: “Esse pedido  pode ser feito na Assembleia de prestação de contas ou, dependendo da questão – principalmente se ela envolver algum nível de pesquisa – o ideal é que esses pedidos sejam feitos ao longo do exercício, verbalmente ou por escrito, diretamente ao síndico, permitindo que o assunto chegue na Assembleia devidamente esclarecido e não se transforme num possível empecilho à aprovação das contas”.

Washington ainda explica que, independente da prestação de contas elaborada pela administradora, os síndicos podem preparar relatórios com as realizações da sua gestão; um inventário de materiais, equipamentos, máquinas, ferramentas existentes, contratos em vigor, já com os respectivos vencimentos, serviços necessários ou qualquer outro assunto que eventualmente tenha ficado pendente de regularização durante a sua gestão, ou ainda qualquer outra informação que for considerada relevante para o condomínio. No entanto, é bom destacar: prestar contas, de fato, no sentido mais restrito da expressão, legalmente só precisa ser feito em Assembleia, conforme previsto no artigo 1.348, inciso VIII, do Código Civil.

Texto: Luciana Leall