Livro de ocorrências: ter ou não ter?

Mário Camelo

Uma das ferramentas mais utilizadas para a comunicação nos edifícios é o livro de ocorrências. Ele possui um papel muito importante para divulgar o que acontece no condomínio, informar sobre ajustes, reparos e até mesmo mediar ou registrar desentendimentos entre moradores. Funciona como um verdadeiro registro geral. Tudo o que acontece ou deixa de acontecer, passa por ali. De comportamentos indevidos a reclamações de moradores e até mesmo recados de funcionários. Todos podem utilizá-lo. No entanto, apesar do seu lugar de importância, ultimamente, ele tem sido substituído em alguns edifícios por métodos mais práticos e tecnológicos, como um grupo de e-mail e até mesmo o Whatsapp.

No entanto, o livro ainda é extremamente eficaz e importante na rotina do síndico. “Para o síndico é importante, a fim de dar conhecimento a todos do que se passa no condomínio, seja aos moradores ou aos funcionários. Já para os moradores também é de grande importância fazer as devidas anotações no livro, a fim de dar conhecimento à administração das devidas reclamações”, afirma a advogada Paula Lopes da Schneider Associados.

Apesar de não ser obrigatório, segundo a profissional, se o condomínio possui o livro de ocorrências, ele jamais deve cair em desuso. “O livro de ocorrências não é uma ferramenta obrigatória, mas é uma das formas de registro de reclamações entre moradores, funcionários e síndico. Caso o síndico entenda por bem em retirá-lo da vida condominial deverá comunicar em assembleia. Da mesma forma que poderá optar por outras formas de comunicação, como, por exemplo, site próprio do condomínio, e-mail do síndico, livro com folhas destacáveis e numeradas etc. O que importa é que haja no condomínio alguma forma na qual os condôminos possam registrar suas reclamações, assim como sugestões”, afirma.

Síndico há mais de sete anos do Condomínio San Sebastian, de 74 unidades, Vicente Russo é um dos adeptos da ferramenta. “Solicitamos que toda e qualquer anormalidade ou anomalia que o morador constatar deva ser registrada no livro de ocorrências. O meu papel de síndico é verificá-lo diariamente para ver o que posso sanar e quais dúvidas tirar. Costumo responder pelo próprio livro ou diretamente com o morador, depende da situação. Se for complicado, eu prefiro fazer um contato direto”, afirma ele.

Russo conta ainda que já passou por situações delicadas relacionadas ao livro em seus anos de administração. Certa vez, dois moradores discutiram utilizando uma série de palavrões em suas páginas. E o livro também já foi utilizado como prova legal em um processo judiciário. “É importante que tudo, independente do que seja, fique registrado. O livro de ocorrências também serve como prova judicial e sua importância não pode ser negada. É uma ferramenta necessária para aproximar mais ainda o síndico na solução de problemas com os condôminos”, afirma.

Segundo Paula Lopes, a ferramenta é uma das provas mais utilizadas em casos de disputas relacionadas a barulho entre vizinhos, por exemplo, ou condutas indevidas. “A linguagem deve ser clara, porém, sem palavras ofensivas ou acusações sem provas”. Outra dica da profissional é que todas as ocorrências registradas no livro sejam assinadas, evitando assim as “denúncias anônimas”.

Uma das desvantagens do livro é justamente o seu caráter democrático. Como todos podem participar, a ferramenta pode se transformar em um verdadeiro transtorno se não for bem-administrada e, com isso, muitos síndicos estão optando por outras plataformas de comunicação.

É o que acontece no Condomínio Etage, de 70 unidades, no qual outros canais de comunicação como um grupo de e-mails ou conversas por Whatsapp são mais eficazes. Segundo o síndico Pedro Gonçalves, aos poucos o livro está sendo substituído. “Não é que não utilizamos o livro. Nós o temos na portaria e, eventualmente, comunicamos algo por ali. Ele tem o seu valor, e claro, funciona como um sistema de arquivos que são checados por mim e pela administradora. Mas o que é muito comum e que observamos no comportamento dos moradores é que com as novas tecnologias, as pessoas fazem muito contato por WhatsApp, redes sociais e grupo de e-mails do prédio. É muito mais prático, porque está ao alcance da sua mão e também deixa tudo registrado. Registros esses que, futuramente, poderão ser utilizados como prova jurídica ou para solucionar um problema. Na minha opinião, acho que é questão de tempo para ele cair em desuso”, afirma ele, que também está testando uma nova comunicação por meio do site do prédio, que em breve deve ir ao ar.

Além do livro de ocorrências, site, grupo de e-mail ou grupo de Whatsapp, outras ferramentas como fichas avulsas para serem arquivadas, mural ou caixinha de sugestões também são válidas. “No final das contas, o que realmente importa para o síndico é atuar de forma eficaz na solução de conflitos. Com livro ou sem livro, o importante é resolver os problemas e evitar possíveis desentendimentos. Mas, temos que lembrar que, como o próprio nome sugere, o livro de ocorrências serve para registrar o que ocorre, ou seja, ter um registro de tudo o que acontece é extremamente importante para o síndico, independentemente de qual seja a ferramenta utilizada para isso”, finaliza Gonçalves.