Capa: Assembleias Extraordinárias

David Donato, síndico do Edifício Solar Juliana e Solar Cristiana, promoveu uma alteração na Convenção do condomínio para possibilitar o corte de água dos inadimplentes. Já o gestor Carlos Augusto Pinto, do Monte Carlo Residence Park, conseguiu aprovar uma ação judicial contra a construtora do seu edifício. O que essas duas decisões, aparentemente tão díspares, tem em comum? Ambas foram tomadas em uma Assembleia Extraordinária.

Como o próprio nome diz, a Assembleia Extraordinária é aquela que não tem uma periodicidade regular definida, podendo acontecer em qualquer momento da gestão. Prevista no Código Civil e na Lei 4.591/68, essa reunião difere da Assembleia Ordinária porque esta última deve, obrigatoriamente, acontecer uma vez ao ano e debate, entre outros assuntos, o orçamento das despesas do condomínio e possíveis reajustes nas taxas. É na reunião ordinária que os moradores decidem também pela eleição de um novo síndico ou pela continuação do mandato do atual gestor. “Já a Assembleia Extraordinária pode ser convocada a qualquer tempo e é mais utilizada quando existem assuntos relevantes a serem decididos no condomínio, mesmo sobre aqueles que já possam ter sido discutidos em assembléias anteriores. E que, por algum motivo, ainda não estejam totalmente delimitados”, esclarece Jorge Luiz Lobato, advogado do escritório Schneider Associados.

Não existe limitação dos temas que podem ser debatidos em uma reunião extraordinária. Obras urgentes, mudança de destinação do condomínio, reformas de áreas comuns, compra e instalação de itens de segurança. Esses são alguns temas que podem suscitar um encontro extra entre os condôminos. No geral, tudo que afeta a coletividade condominial e que não está sob a alçada do síndico decidir por conta própria pode virar pauta de uma Assembleia Extraordinária. “Recorro a ela quando estou frente a um assunto que necessita de aprovação ou de conhecimento da maioria dos condôminos. Pretendo convocar a próxima reunião, por exemplo, para saber se os moradores estão dispostos a aprovar o acordo proposto pelos inadimplentes”, conta David Donato, gestor do Solar Juliana e Solar Cristiana, condomínio com 64 unidades na Freguesia.

Também não há um limite máximo ou mínimo estabelecido em lei de encontros a serem convocados anualmente. Esse número vai variar de acordo com as necessidades do condomínio e com o tipo de gestão empreendido pelo síndico. “Um síndico mais preocupado em atender aos anseios dos condôminos costuma convocar reuniões mais freqüentemente, seja para dirimir qualquer tipo de controvérsia quanto a sua administração como também para evitar que alguns condôminos aleguem que ele não dá a devida atenção aos assuntos do condomínio”, explica Jorge Luiz.

Geraldo Victor, gerente geral de Condomínios da APSA, lembra que as Assembleias Extraordinárias se constituem em oportunidades para envolver os condôminos em discussões importantes para o futuro da comunidade condominial. “O síndico está, a todo momento, diante de decisões que invariavelmente alteram o dia-a-dia dos demais moradores, seja por questões financeiras, estruturais, funcionais e/ou disciplinares. O caminho é cumprir o que diz a lei, a Convenção e o Regimento Interno. No entanto, esses caminhos podem não contemplar ou até mesmo conflitar com uma determinada necessidade ou interesse da comunidade e daí, para buscar o envolvimento dos demais condôminos, o síndico deverá convocar uma Assembleia Extraordinária”.

Foi o que aconteceu com Carlos Augusto Pinto, administrador do Monte Carlo Residence Park, condomínio com 88 unidades. Além de ter discutido a ação perpetrada contra a construtora de seu edifício, o síndico de Jacarepaguá propôs uma Assembleia Extraordinária para obter o consenso de seus vizinhos acerca da compra, por um fundo de investimentos, dos créditos que o condomínio detém contra os inadimplentes.

O direito da convocação
Apesar de deixar em aberto as pautas que podem vir a compor as Assembleias Extraordinárias, a legislação é enfática ao determinar quem pode convocar esse tipo de reunião. Segundo o artigo 1.355 do Novo Código Civil, elas “poderão ser convocadas pelo síndico ou por um quarto dos condôminos”. Isso mesmo: os moradores também detêm o poder de marcar um encontro extra para discutir assuntos condominiais. No geral, os condôminos tomam essa decisão quando o síndico deixa de marcar a Assembleia ordinária ou quando existe algum assunto de extrema relevância que o gestor não esteja disposto a colocar em deliberação.

Uma Assembleia Extraordinária convocada por condôminos pode, inclusive, eleger um novo síndico. “Se os moradores descobrem alguma irregularidade cometida pelo administrador, nada impede que eles convoquem uma Assembleia para deliberar justamente sobre a destituição do gestor e sobre a eleição de um novo”, afirma o advogado Jorge Luiz Lobato.

Como não é necessária qualquer autorização para a convocação de uma reunião extraordinária, o síndico não poderá, no caso de os condôminos optarem por realizar esse encontro, impedir a deliberação. “Mas ele deve verificar se foram cumpridas todas as exigências necessárias para a convocação do encontro, principalmente quanto à convocação de todos os condôminos. Aliás, ele também deve participar, como se fosse uma Assembléia convocada por ele mesmo”, completa Jorge Luiz.

Na opinião de Geraldo Victor, as palavras de ordem para o síndico que precisa lidar com uma Assembleia convocada à sua revelia são equilíbrio e serenidade. Para o gerente geral de condomínios da APSA, o gestor deve buscar entender os motivos que levaram à convocação e, ao mesmo tempo, se preparar para a reunião. “Os motivos que levam condôminos a convocarem Assembleias sem o conhecimento ou autorização de um síndico podem ser dos mais variados possíveis. Na maioria dos casos, as questões envolvem interesses discrepantes, não-variados, algo que não é nada difícil de acontecer em um lugar como o condomínio, com tantas pessoas e pensamentos diferentes. Uma forma de evitar isso é o síndico buscar sempre nas deliberações e ações ser o mais transparente e participativo possível”.

Preparativos
Existem alguns prazos e procedimentos-padrão que precisam ser observados na convocação de uma Assembleia Extraordinária. Como todos os condôminos devem ser comunicados sobre o evento que está para acontecer, é recomendável que o síndico comece a planejar o encontro com, pelo menos, dez dias de antecedência.

Na hora dos preparativos, a Convenção do condomínio pode ser um aliado importante. O gestor deve checar como o documento determina que seja feita a convocação dos condôminos. Caso não haja especificação sobre o tema, o ideal é o gestor escrever circulares e fixar avisos nas áreas de maior circulação da unidade. Para assegurar que os moradores estão cientes, todos devem assinar um protocolo de convocação. Assim, o síndico se resguarda no caso de algum vizinho alegar que não foi convocado. “Se algum proprietário não residir no condomínio ou não quiser assinar o livro de protocolo, aconselho que o gestor lhe envie cartas, com aviso de recebimento, ou até mesmo telegramas”, sugere o advogado do Schneider Associados.

O síndico David Donato investe pesado no planejamento do encontro: esquematiza os tópicos de discussão; faz um resumo prévio de tudo aquilo que precisa falar, tentando identificar possíveis perguntas e respostas; leva, com antecedência, todos os assuntos aos conselheiros para que eles o apóiem nos momentos mais críticos.

Carlos Augusto também convoca uma reunião prévia com os conselheiros do Monte Carlo Residence Park para discutir a pauta da Assembleia. “A gente decide se vai ou não solicitar o suporte da administradora e, principalmente, como os itens serão tratados na Assembleia com os condôminos, seja para a aprovação ou informação de dados referentes ao condomínio”, ressalta.

No dia da reunião, o síndico não pode se descuidar. É interessante que ele verifique, trinta minutos antes do evento, se o local onde será realizado está arrumado. Recepcionar os condôminos à medida que chegarem é outra dica importante. “Os presentes assinam o livro de atas, que fica em poder da administradora. Além disso, todos os moradores devem receber cópias da ata que contenham os assuntos discutidos na reunião”, destaca o Carlos Augusto.

Evitando a falta de quorum
Com uma Assembleia planejada e pensada de antemão, os riscos de não-comparecimento dos condôminos diminuem. Aliás, uma das maiores preocupações do síndico que está organizando um evento desse tipo se refere à falta de quorum. Apesar de a legislação não determinar uma quantidade mínima de moradores presentes para a deliberação em Assembléia, os gestores devem observar os artigos 1.352 e 1.353 do Código Civil. Segundo as regras, deve estar presente, “para deliberação em primeira convocação, o número de condôminos que represente, pelo menos, metade das frações ideais do condomínio. Já uma segunda convocação poderá ser deliberada por maioria dos votos dos presentes”, esclarece o advogado Jorge Luiz Lobato.

Para aumentar a presença nessas reuniões, o síndico deve elaborar pautas que despertem o maior interesse de todos. “Por isso, a dica é investir na divulgação ampla. Assim, os condôminos terão condições de avaliar e perceber a necessidade de seu envolvimento”, sugere Geraldo Victor.

O síndico pode estimular também o comparecimento de representantes dos condôminos. Isso porque, caso o morador não possa assistir à Assembleia, é permitido que ele indique um representante, munido com a devida procuração, para deliberar e defender os seus interesses. Nem sempre, no entanto, esses cuidados são capazes de evitar a falta de quorum. O que fazer então no caso de uma Assembleia extraordinária vazia? Uma saída plausível é cancelar o encontro e marcar uma nova data para deliberar sobre o tema proposto. O síndico terá então mais tempo para exercer o seu poder de persuasão e convencer os demais vizinhos da importância do comparecimento à sessão.

Se mesmo assim os condôminos faltarem, a decisão passa à esfera judiciária. “Se não for alcançado o quorum exigido e se o assunto for de extrema relevância, ele poderá interpor ação judicial para que o juiz supra a falta do quorum necessário e, com base na documentação que lhe for apresentada, decida pela aprovação ou não do assunto”, argumenta o advogado.

Os síndicos Carlos Augusto Pinto e David Donato não foram tão longe, mas passaram por situações difíceis por conta de condôminos faltosos. Como não compareceram às Assembleias Extraordinárias convocadas, alguns moradores questionaram as decisões aprovadas em deliberação. “Uma vez, a Assembleia decidiu por uma cota extra, mas um morador, posteriormente, contestou. Outro condômino saiu antes da deliberação que aprovou a cota extra e, depois, veio reclamar comigo que não votou a favor do aumento”, conta David. “Quando isso acontece, procuro mostrar ao reclamante que só fiz cumprir o que foi decidido pelos próprios condôminos no encontro”, completa Carlos Augusto.

Clima conturbado
Por tratar de assuntos cruciais para o condomínio, as Assembleias Extraordinárias costumam ser pontuadas por debates acalorados. Obter um consenso sobre o assunto abordado nem sempre é tarefa das mais simples. Em alguns casos, os condôminos desviam o foco principal da reunião, travam discussões longas, alteram o tom de voz e podem até mesmo trocar ofensas entre si. Ao síndico cabe então acalmar os ânimos e restaurar a harmonia da conversa.

Jorge Luiz Barreto já participou de encontros conturbados. Com consultor jurídico, precisou intervir para fazer valer a lei. “Um dos casos mais difíceis que acompanhei foi representando um condômino que se sentiu lesado pelas mudanças realizadas pelo condomínio na forma de cobrança e de rateio das cotas condominiais. Neste dia, alguns participantes, em tom de ameaça e até de deboche, sugeriram que, na sala onde ocorreria a Assembleia, a lei não prevaleceria nem teria qualquer validade. No final das contas, consegui reverter a situação, mostrando aos presentes que a lei deveria prevalecer”, conta o advogado do escritório jurídico.

David Donato conta que presenciou Assembleias nas quais os problemas de convivência entre determinados condôminos vieram à tona e tomaram o centro do debate. A saída encontrada pelo síndico da Freguesia foi manter a calma, apesar do clima tenso. “Quando a reunião tem o intuito de tomar decisões para solucionar problemas do prédio, os interesses convergem. Mas quando ela é convocada para debater assuntos financeiros, pode ser que os ânimos se inflamem. Nessas horas, todos querem falar e ser ouvidos. O síndico deve se manter calmo e demonstrar o interesse em todos os assuntos apresentados, tentando conciliar ao máximo as opiniões”, pontua.

Segundo especialistas, as sugestões de David estão corretas. O síndico deve mesmo optar sempre por uma postura conciliadora. É interessante que estipule a forma de manifestação dos condôminos para evitar atropelos ou interrupções. O condômino que impedir o vizinho de expor a sua opinião ou que extrapolar em sua fala deve ser advertido. “O síndico deve se colocar com serenidade e tranquilidade, sem alimentar o atrito, pois em nada esse tipo de postura contribuirá para a deliberação. Durante a discussão, mesmo que um dos lados tenha a evidente razão, o ideal é buscar o equilíbrio das partes e, depois, de forma pontual e com fundamentações moderadas, fazer ver as alternativas de solução, mostrando a todos os reflexos de uma decisão tomada em clima hostil. Para se viver em um condomínio, deve-se, acima de tudo, respeitar espaços e opiniões, aceitar pontos de vistas diferentes”, observa Geraldo Victor, gerente geral de Condomínios da APSA.

É importante ainda que não se discutam pautas muito extensas e não se incluam itens gerais na Assembleia Extraordinária. Outra dica é “a de se evitar que, após discutido e votado um determinado assunto, os condôminos retornem a ele, impedindo que se avance para outro item. Neste caso, o presidente da Assembleia deve encerrar o assunto e imediatamente passar à pauta seguinte”, propõe Jorge Luiz Lobato.

Apesar de ser trabalhosa, a Assembleia Extraordinária é um importante aliado da gestão do síndico. É por meio delas que ele propõe melhorias e alterações e busca soluções para os problemas do dia-a-dia condominial. Por isso, sempre que sentir necessidade, o gestor não deve hesitar em convocar esses encontros. “O mais importante nas reuniões é poder mostrar que o trabalho tem como objetivo melhorar o condomínio, saber o que pensa cada participante a respeito das ações tomadas pela administração e mostrar a eles que determinadas decisões precisam da participação e aprovação dos moradores”, finaliza o síndico Carlos Augusto Pinto.

Reportagem: Aline Durães
Foto: Marco Fernandes