A importância do Compliance nos condomínios

Compliance é um termo que se tornou cada vez mais habitual em ambientes corporativos nos últimos anos. De uma forma simplificada, ele pode ser explicado como o conjunto de disciplinas a fim de cumprir e se fazer cumprir as normas de uma organização. No mesmo sentido, vem sendo implementado em condomínios, sejam eles residenciais, mistos ou corporativos. 

Danielle Moura é advogada, tem experiência como síndica e fala sobre a importância da aplicação do conceito na gestão de um condomínio. “A palavra compliance é de língua inglesa e deriva do verbo to comply, que significa estar de acordo ou em conformidade com algo. No âmbito condominial, o regramento é baseado principalmente no Código Civil, convenções de condomínio, regulamento interno e atas de assembleia. O compliance condominial facilita que essas regras sejam colocadas em prática no condomínio, o que proporciona segurança, transparência e maior garantia de que a gestão é feita de forma ética e responsável”, explica. 

Na prática, ela diz que o importante é ter transparência e organização. “É essencial procurar manter o timing dos atos que são praticados na rotina do condomínio, estabelecer uma rotina na apresentação dos relatórios e respectivos documentos. Também é importante, quando necessário, realizar consultorias com profissionais capacitados, como por exemplo engenheiros, advogados e contadores”. 

Sobre os documentos essenciais para se ter atenção num condomínio com o compliance em dia, ela aponta: “Convenção do condomínio, regulamento interno, atas de assembleia, contratos de prestadores de serviços e fornecedores de produtos, notas fiscais, documentos relativos à manutenção periódica do condomínio e documentos pessoais do síndico”.

E a tecnologia é uma grande aliada para conseguir fazer tudo funcionar de uma forma mais simples e segura: “Já existem aplicativos e softwares que são adotados por muitos condomínios, e que, na prática, facilitam o acesso dos moradores a esse modelo de gestão. Através deles, é possível realizar a emissão de boletos, visualizar recados e avisos, adquirir orientações, efetuar reservas nas áreas comuns… Tudo isso, proporciona mais praticidade e autonomia aos condôminos, sendo uma excelente solução tecnológica e tornando o compliance condominial parte do dia a dia dos moradores e condôminos”, conclui.

Uma iniciativa em prol do coletivo 

Advogada com atuação nas áreas cível, trabalhista e empresarial, Deliane Santos explica que a relevância do compliance em um condomínio é o mesmo do que em qualquer empreendimento. O síndico possui o dever de administrar os recursos coletivos, recrutado com a colaboração de todos os condôminos, agindo em consonância com os interesses da comunidade, de maneira ética, transparente e confiável. 

“Diante da responsabilidade do síndico em manejar diferentes recursos, além de ter que lidar com várias questões complexas, e às vezes sensíveis dos condôminos, colaboradores ou do próprio empreendimento, é de suma importância a implantação do compliance, para se evitar desvios de conduta. Além disso, ele ajuda a evitar despesas desnecessárias e ainda contribui para a valorização do imóvel. embora o síndico seja uma pessoa honesta, é fundamental se valer de processos internos, a fim de garantir mais transparência e ética no manejo do bem comum”.

Ela explica que a implementação de compliance condominial irá depender basicamente das características e da realidade do empreendimento. No entanto, o primeiro passo é adequar a cultura do condomínio ao compliance, a fim de o padronizar e garantir sua efetividade. “Se faz necessário, o interesse do gestor em entender as importâncias das práticas do sistema e os benefícios para o condomínio. Depois disso, o síndico deverá identificar as reais situações do condomínio que sejam mais propensas a desvios ou delitos. Vale destacar que o compliance não funciona sem a participação de todos, ou seja: síndico, condôminos e funcionários”.

Superada essa primeira etapa, a especialista diz que será a hora de o gestor utilizar as informações obtidas no passo anterior para criar um código de ética, que atenda os diferentes públicos do condomínio. Ele deve conter assuntos que vão desde o treinamento de conduta dos funcionários até as formas com que os condôminos devem proceder em caso de queixas, reclamações e insatisfações.

É recomendável, inclusive, a criação de um comitê gestor, a fim de garantir que as melhores práticas estão sendo adotadas e o regimento interno e a lei estão sendo cumpridos. “No mais, é de extrema importância a imparcialidade do síndico na comunicação. Ou seja, ele deve evitar a informalidade ao tentar resolver as indagações dos condôminos e agir de modo impessoal na gestão de assuntos relacionados a funcionários e conflitos internos. Uma forma prática de garantir a formalidade é criar um canal anônimo, para que tanto os colaboradores quanto os condôminos possam registrar suas reclamações ou outras colocações”. 

Deliane ressalta que um dos pilares do compliance é a transparência. Sendo assim, cabe ao síndico favorecer o acesso e o acompanhamento dos condôminos a todos os processos referentes à coletividade, como licitações, andamento de obras e o relacionamento com fornecedores.

A advogada aponta sete etapas para implementar um programa de compliance condominial. Elas são, respectivamente: fazer uma análise de riscos, definir um plano de ação, criar um código de ética, formar um departamento de compliance, estabelecer um sistema de fiscalização, capacitar colaboradores e monitorar e acompanhar o funcionamento do programa.

Por: Gabriel Menezes