Quem guarda, tem!

A cada ano, a cada mês e até mesmo a cada dia são produzidos novos documentos e papéis que se acumulam infinitamente na administração e nos arquivos dos condomínios. Os recentes processos de digitalização pelos quais estamos passando, inclusive na Justiça brasileira, e que tiveram o seu ápice na pandemia, ajudaram a diminuir o volume de arquivos, mas a verdade é que, muitos desses papéis ainda precisam ser armazenados e alguns, para sempre. 

Para entender a real necessidade de ter certos arquivos guardados ou não, a Revista Síndico conversou com alguns especialistas. Para a advogada e síndica profissional, Danielle Moura, é necessário armazenar permanentemente em papel as plantas estruturais e a convenção do condomínio: 

“Para se proporcionar maior segurança e transparência, indico o arquivamento dos documentos em papel dos últimos cinco anos. Os compilados de documentos mensais que formam os balancetes podem ser armazenados em pastas semestrais em ordem cronológica. Desta forma, facilitaria a busca por determinado documento, além de proporcionar mais organização na administração do condomínio”, diz.

Ela sugere ainda que, de maneira geral, e por precaução, todos os arquivos sejam armazenados em locais arejados e com controle de acesso somente a pessoas autorizadas, como síndico, zelador e/ou administrador. Outra dica da especialista é deixar os balancetes dos últimos cinco anos arquivados em papel, além de salvá-los numa nuvem. Já a documentação mais antiga, que possui mais de cinco anos, pode ser armazenada somente no formato digital, em plataforma segura, com backup.

Para o advogado Jaques Bushatsky, diretor do Secovi-SP e sócio da Advocacia Bushatsky, nunca é demais guardar documentos. Ele ensina uma dica que pode ser bem útil na hora de entender quais arquivos são necessários armazenar e quais não.

“O síndico precisa conhecer bem os prazos de prescrição. Para isso, é necessário entender sobre impostos. Por exemplo, se eu sei que o prazo de prescrição de certo documento gira em torno de cinco anos, eu guardaria por seis anos, ou um pouco mais, para me sentir seguro e assim por diante. Quem não conhece os prazos, pode consultar no Código Civil e no Código Tributário”, diz.

Bushatsky tem ainda outra dica muito valiosa: “Há certos documentos que eu posso substituir. Por exemplo, se eu preciso ter os comprovantes de pagamento de determinado plano de saúde todo mês, em vez de guardar 12 comprovantes, basta aquela declaração anual, assim eu troquei 12 por 1. Isso vale para uma série de tributos. Uma outra recomendação que sempre damos é, de vez em quando, providenciar uma certidão daquele tributo ou daquela contribuição. Mais do que economizar espaço, garante que não fui vítima de engano ou fraude. Não é obrigatório, mas é bastante recomendável”, cita. 

Digitalização: por um futuro sem papel?

Sabemos que, além de ser ecologicamente incorreto, armazenar uma grande quantidade de papéis pode ser uma tarefa bem complexa se não há organização adequada. Os novos rumos da tecnologia mostram que, hoje, também é possível otimizar o armazenamento de certos arquivos com a digitalização. Até mesmo a assinatura de documentos, agora, também é permitida – e legalmente reconhecida – por processos digitais.

“A digitalização de documentos já é uma realidade vivenciada em todos os segmentos, e no condomínio não é diferente. A busca e o aperfeiçoamento da digitalização estão em desenvolvimento, e embora demasiadamente avançada, ainda não substitui 100% a necessidade da existência de alguns documentos em papel”, diz Danielle Moura.

O argumento é compartilhado pelo advogado Jaques Bushatsky, que comenta ainda outro aspecto sobre esta questão: “A assinatura digital já é bem aceita e nos economiza muito em relação a tempo, dinheiro, trabalho, etc. Sobre a digitalização, estatisticamente é uma boa aposta. Entretanto, após digitalizado, o arquivo deve ir para uma nuvem, mas pode ser que a nuvem saia do ar. Acontece. Assim, é preciso ficar atento”, resume.

Para o diretor da Embraps, Marcos Valim, que possui ampla experiência na área, a gestão de documentos deve ser realizada com bastante cautela e, de preferência, de forma sigilosa. Entretanto, mesmo definindo regras, os moradores e funcionários têm direito a acessar comprovantes, declarações e prestação de contas.

“Caso algum morador solicite a cópia ou empréstimo de qualquer documento, é possível marcar um dia e horário determinados para isso. Portanto, organize o acesso à documentação o quanto antes e crie protocolos para facilitar as solicitações no seu condomínio”, diz.

Ele lembra ainda que é possível contar com o auxílio de uma administradora para cuidar de toda a documentação do condomínio. Muitas vezes, a própria administradora é quem faz a gestão de certos documentos e os entrega mensalmente em pastas. Valim também dá uma dica para os novos síndicos:

“Verificada inicialmente toda a documentação da gestão anterior, o novo síndico deve elaborar um relatório a ser levado a conhecimento de todos os condôminos, em assembleia, resguardando-se de qualquer irregularidade cometida anteriormente, lembrando que a documentação do condomínio deve ser guardada por, no mínimo, 5 anos, à exceção dos documentos referentes aos funcionários; estes deverão ser arquivados por período mínimo de 30 anos”, diz.

O especialista também preparou uma tabela com os principais prazos de armazenamento de cada documento. Confira:

Por: Mario Camelo