Planejamento Orçamentário – Sem perrengue em 2024!

Sabe aquele clima de fim de ano no ar? Pois é, quando chega o mês de novembro, e a decoração de Natal já começa a ocupar shopping centers e ruas da cidade, é um sinal de que começa também o planejamento para o ano seguinte. E nos condomínios, essa é uma época crucial de preparação da previsão orçamentária. Se você, síndico, está vivendo isso neste momento, fique atento às dicas que a gente preparou para você se organizar.

A primeira dica é rever todas as despesas fixas e todos os gastos do ano anterior antes de montar o orçamento. 

“O síndico deve conversar com todos os fornecedores e tentar negociar ao máximo reduções que sejam boas para o condomínio e às vezes para o próprio fornecedor. Para ter um parâmetro, deve promover cotações no mercado de empresas do mesmo nível do seu atual fornecedor”, explica Valnei Ribeiro, gerente de negócios da APSA.

Revisar o que foi gasto dá uma visão ampla e mais coesa do orçamento macro. “Isso permite identificar padrões, tendências e variações sazonais. E isso só é possível se o condomínio tiver uma boa organização das despesas e receitas, documentação organizada e em dia. Se não possui, o ponto de partida é esse. Se já está com documentos e fluxo de caixa em ordem, é fundamental consultar os fornecedores sobre possíveis aumentos e considerar projetos futuros ou manutenções programadas”, completa Hellen Kato, especialista de Metas e Matemática Financeira e professora Me Poupe!.

Neste momento, antes de organizar o orçamento, é importante ainda se concentrar em alguns pontos. Valnei Ribeiro alerta que os síndicos precisam, principalmente, verificar se tem discrepância nas contas fixas. “Procurar sempre montar uma média de 12 meses. Quanto maior a média, melhor a chance de acertar um orçamento para o próximo e não esquecer de promover os reajustes previstos nos contratos, após realizar a média”, diz.

Já a especialista Vivian Martello Fernandes, embaixadora do programa de capacitação Acelera, da Superlógica, comenta que a análise da saúde financeira do condomínio, que é realizada por meio de relatórios, também é um dos principais pontos de atenção. 

“Posteriormente se atentar ao índice de ajuste a ser aplicado para o próximo ano. É importante ainda aplicar o índice em cada grupo de contas, pois se a variação de uma conta for maior do que a média, deve ser analisada de forma pontual”, afirma.

Ela ainda cita como pontos iniciais da organização conseguir identificar contratos a serem negociados, números que estão fora do ideal, ou mesmo trazer propostas para o síndico/assembleia com o objetivo de conseguir gerar valor, e não apenas pagar contas.

Hellen Kato lembra ainda de outros pontos que devem ser analisados, além da previsão de inflação: “Possíveis aumentos nas tarifas de serviços públicos, renegociação de contratos de manutenção, projetos de melhorias e a reserva de contingência. Também é vital considerar a inadimplência histórica para assim ter uma visão realista das receitas”, completa.

Como gerar economia?

E é claro que, especialmente no cenário dos condomínios, gerar economia é um dos maiores desafios do síndico. Será que é possível já na previsão orçamentária elaborar algum tipo de economia ou alguma forma de gerar cortes de custos ao longo do ano?

Valnei Ribeiro sugere algumas medidas: “Negociar com os fornecedores, solicitar vistoria nos apartamentos em relação às descargas para verificar algum vazamento. Checar se o hidrômetro está funcionando mesmo se fechar a água do prédio. Promover compra de lâmpadas frias para as áreas comuns. São algumas dicas”.

A especialista Hellen Kato concorda no que diz respeito às negociações e checagem de possíveis vazamentos e custos altos de energia. Ela ainda sugere que é possível chegar em melhorias de custos com a ajuda de todos: 

“Contando com a colaboração de todos os condôminos é possível mobilizar campanhas de conscientização para reduzir desperdícios nas áreas coletivas, a conservação do patrimônio do condomínio e quem sabe até promover ações para uma renda extra do condomínio, como a coleta de recicláveis”, explica.

Para isso, é importante utilizar bem as ferramentas de comunicação como Newsletter, mensagens em grupo de WhatsApp, murais e o boca a boca. Vivian Martello aponta outras soluções, como analisar percentuais de inadimplência para compor acordos e resgatar pagadores antigos. E deixa ainda outra dica: 

“A dica principal é o controle de conta bancária com a distribuição de fundos, assim o síndico terá uma melhor visão da saúde financeira dos condomínios. Como por exemplo, incluir um fundo de reserva na previsão orçamentária. Revisar anualmente os contratos e negociar, principalmente os que têm uma proporção e impacto maior, como serviços terceirizados”, diz.

E como seguir o orçamento ao longo do ano?

É importante também manter o orçamento e seguir a previsão ao longo do ano, mesmo com todas as adversidades que possam surgir.

“O segredo é o monitoramento constante. Realizar reuniões periódicas para revisar o orçamento, comparar as despesas reais com as previstas e ajustar conforme necessário. O orçamento deve ser acompanhado de perto. Quando você acompanha, consegue identificar fontes de perda e até mesmo de economias e assim poder traçar estratégias e estar sempre à frente”, afirma Hellen Kato.

Para Valnei, qualquer mudança repentina no orçamento ao longo do ano deve ser aprovada em assembleia. Outra dica de Vivian Martello é ir monitorando o “previsto x realizado”.

“Assim é possível identificar rapidamente caso em algum mês a meta orçamentária não seja atingida e assim realizar uma tomada de ação para os próximos meses. Atentar-se ainda à inadimplência, acompanhando se o condomínio teve uma crescente maior do que a média do período. Este item pode comprometer diretamente as arrecadações e consumir o saldo das contas, bem como os fundos”, diz.

Como lidar com os índices de ajustes?

Outro assunto que traz bastante confusão com relação à previsão orçamentária são os índices de ajustes anuais. Muitas vezes, os contratos são regidos por diferentes indicadores. Alguns seguem o IGP-M, Índice Geral de Preços – Mercado; outros o IPCA, Índice Nacional de Preços ao Consumidor Amplo. A verdade é que existe uma infinidade de índices que podem confundir – e muito – na hora de fazer a previsão orçamentária, porque uma coisa é certa, os preços vão aumentar de um ano para o outro. E o valor da cota condominial também. Por isso, é importante analisar bem os contratos para entender os percentuais corretos de aumento e escolher um índice para aplicar nos valores do condomínio. Mas como escolher?

“É possível escolher um índice específico para basear os aumentos, como o IPCA ou IGP-M, normalmente o escolhido é o IPCA. No entanto, é crucial que esse índice reflita a realidade econômica principalmente da cidade ou bairro em que se situa o condomínio. Aqui vale sempre a pesquisa para entender o que é praticado e as particularidades do condomínio. Se não há despesas que crescem na mesma projeção da inflação, por exemplo, um condomínio pequeno com pouca manutenção e sem folha de pagamento talvez o bom senso seja a melhor saída para não onerar demais os condôminos”, explica Hellen.

Vivian completa: “O índice normalmente é calculado de acordo com a análise de receitas e despesas no último ano ou de anos anteriores. Com esta média é realizado o acréscimo em percentual ou pode ser mantido o cálculo do ano anterior. Mais uma vez a importância de analisar cada contrato, por exemplo, o índice do contrato de elevador pode ser diferente do que o da energia elétrica”, ressalta.

Nessa hora, é importante contar com a ajuda da administradora, especialmente em relação ao conhecimento do histórico de contas. “O papel da administradora é justamente auxiliar o síndico na montagem deste orçamento e compartilhar dicas de economia”, diz Valnei. 

Para ele, é importante se basear no reajuste da folha do ano anterior, pois a variação costuma ser bem pequena de um ano para o outro.

“É muito importante que a administradora esteja presente neste planejamento, levando em consideração ao acesso direto no sistema de gestão onde é possível realizar comparativos em relatórios em tempo real e melhor análise até mesmo de inadimplência. Esse trabalho sem o apoio da administradora é penoso em demasia para o síndico. Aproveitar o know how da administradora é fundamental. Da mesma forma que considerar a personalidade do condomínio que o síndico tem, é ímpar. Por fim, a previsão orçamentária assim como muitas rotinas é um grande exemplo do motivo da sinergia desses dois papéis (síndico e administradora) é imprescindível”, completa Vivian Martello.

Mas mesmo seguindo todas as regras, se preocupando com os contratos, índices, reajustes, e tudo o que possa ocorrer, há sempre algo que pode colocar todos os planos por água abaixo: a inadimplência. 

“É importante colocar um percentual de despesa no orçamento, caso exista uma inadimplência contumaz no condomínio. Com isso o orçamento não é afetado pela inadimplência. Quando o condomínio recuperar a inadimplência, faz uma devolução aos condôminos ou lança esse crédito no fundo de reserva do condomínio”, sugere Valnei.

Hellen dá uma dica valiosa para tentar, de alguma forma, prever a inadimplência: analisar o histórico de contas.

“Além disso, é essencial ter estratégias proativas para minimizar a inadimplência, como negociações e acordos. Mas sempre vale a reflexão, se a inadimplência está muito alta, será que as taxas do condomínio refletem a saúde financeira dos condôminos? O condomínio faz a gestão inteligente dos recursos podendo reestruturar-se e promover a repactuação das taxas? Quais os motivos por trás da alta inadimplência. Isso é importante ser avaliado”.

Por fim, uma dica extra importante é deixar “gorduras” no orçamento, especialmente para reparos e pequenas manutenções, para não tomar sustos. Ou para tomar sustos, mas sem perder o controle dos gastos.

“O condomínio é como uma ‘empresa’ e como tal, deve ter fluxo de caixa, balanço patrimonial, metas e claro: reservas. A reserva de emergência é inegociável para manter a saúde financeira do condomínio. E além dela o condomínio pode manter uma reserva para aproveitar oportunidades, como a instalação de uma melhoria”, diz Hellen.

Perdendo o controle

Mas mesmo seguindo todas essas dicas, ao longo do ano, podem acontecer problemas ou imprevistos que causem a perda total ou parcial de controle da previsão orçamentária. O que fazer nessa hora? Para Hellen Kato, se as contas previstas não estiverem fechando, será fundamental revisar e ajustar o planejamento. 

“Isso pode envolver cortar despesas não essenciais, renegociar contratos ou até mesmo considerar um aumento nas taxas condominiais. Não acompanhar o fluxo de caixa é o caminho certo para esses descompassos. O importante além desse acompanhamento é que sempre haja a transparência e o compartilhamento das informações com os condôminos”, afirma.

Vivian completa que, com base na prestação de contas mensal é possível identificar se o orçamento está sendo alcançado ou não.

“É importante realizar a análise mensal mas também anual com relatório de previsão de caixa porque o orçamento pode ser alcançado até o final do ano passando por alguns momentos de não atingimento de metas em alguns meses. Porém, ao identificar que a meta orçamentária não foi atingida dentro do mês é necessária uma tomada de ação para os próximos meses, sendo ela arrecadando algum fundo ou com redução de gastos variáveis/eventuais, como por exemplo, a pintura predial programada para o ano. Além disso, é possível marcar assembleia extraordinária, convocada para rever a previsão”, conclui.

Por: Mario Camelo