Tudo que você precisa saber para uma troca tranquila de síndicos em seu condomínio

A Assembleia votou e a decisão foi tomada: o condomínio elegeu um novo síndico. A gestão anterior deve passar o bastão de forma transparente e ágil para garantir que o gestor eleito — seja um síndico morador, profissional ou mesmo uma administradora — tome parte rapidamente de todas as informações do condomínio para gerenciá-lo.

O processo, embora inicialmente pareça simples, é sensível e envolve diferentes desafios. Síndicos novos e antigos devem seguir uma série de procedimentos para garantir uma transição tranquila à coletividade condominial. O ideal é que repassem juntos os débitos e despesas do condomínio, parcelas a serem pagas, datas de vencimento das contas, projetos aprovados e pendentes e seus respectivos status. 

Essa troca de informações ajuda a nova gestão a entender a rotina do condomínio. Aqui, o diálogo é um aliado fundamental. “É muito importante o novo síndico deixar claro que buscará o melhor para todos e que possui respeito pelo trabalho executado pelo antigo síndico e precisará contar com o seu apoio”, propõe Rosely Schwartz, professora e autora do livro “Revolucionando o Condomínio”.

Rosely pontua que, no processo de transição, a administradora condominial também desempenha um papel fundamental. “Parceira do síndico, ela facilita à nova gestão o acesso às informações, como saldos de contas bancárias, situação da inadimplência, questões com os colaboradores e prestadores de serviço”, aconselha.

Mesmo com todos os preparativos, é possível que surjam dúvidas sobre os procedimentos a serem seguidos. Confira abaixo o passo a passo que a gente preparou sobre a troca de gestão em condomínios.

Tomar ciência de tudo

O primeiro passo é saber onde está pisando. O novo síndico precisa conhecer as expectativas com seu trabalho e deixar claros, desde o início, os objetivos da nova gestão a funcionários e condôminos. 

“É imperioso analisar pastas de prestação de contas do período anterior e os recursos financeiros do condomínio disponíveis em conta corrente e nos fundos de reserva e de obras. O gestor recém-eleito tem de saber se os recursos são suficientes para pagar todas as contas previstas no orçamento já aprovado ou se será necessária uma nova assembleia para adequar o orçamento e evitar que a conta ordinária fique negativa”, orienta Rosely Schwartz.  

Repasse da documentação para o novo síndico

Todos os documentos referentes à gestão anterior devem ser repassados ao novo síndico. Apólices de seguro, cartão de CNPJ, folhas de ponto dos funcionários, regulamento e livros de ata, contratos, orçamentos, comprovantes de pagamentos e certificados de vistoria e limpeza são alguns dos papéis que compõem essa documentação.

“É fundamental que o novo gestor tenha um protocolo de entrega dos documentos recebidos e anote os que não foram entregues. Será importante convocar uma assembleia para esclarecer o que foi encontrado de forma geral, não só em relação aos documentos, mas ao estado geral do condomínio, inclusive referente à estrutura da unidade”, lista a especialista Rosely.

Solicitação de entrega de documentos ausentes

Síndicos longevos que passaram longos períodos à frente do condomínio sem uma estrutura mais profissionalizada de gestão podem ter dificuldade de resgatar algumas documentações. Também é comum o cenário no qual, em meio a uma transição turbulenta, o gestor antigo se nega a repassar determinados papéis.

Ao perceber documentos faltantes, o novo síndico deve, em primeiro lugar, listá-los e fazer uma solicitação amigável ao administrador anterior. Caso não surta efeito, é possível ingressar com uma ação de busca e apreensão. A retenção de arquivos ou pertences do condomínio se caracteriza como crime de apropriação indébita prevista no artigo 168 do Código Penal.

“Não é incomum o novo síndico ter enfrentado uma disputa na eleição com o anterior. Quando ocorre esse fato, é fundamental a gestão recém-empossada administrar com muita transparência para evitar ações especulativas tentando desqualificá-la”, alerta Rosely Schwartz.

Emissão de certidões

Ao assumir o cargo de síndico, o novo gestor deve investigar a situação do condomínio também no que tange à regularidade trabalhista e fiscal.

Um passo importante é emitir certidões que possam garantir a legalidade do condomínio. É possível, por exemplo, pesquisar nos sites dos Tribunais de Trabalho regionais se o condomínio sofre alguma ação trabalhista. Da mesma forma, o gestor pode buscar certidões de INSS e FGTS para saber se há alguma pendência com funcionários.  

Junto à Prefeitura, é possível verificar o Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros, o Habite-se e a RIA dos elevadores. 

Pedido de Esclarecimento

Ao identificar irregularidades, o síndico novato deve requisitar imediatamente esclarecimentos à administração passada. Caso a resposta não seja satisfatória, o próximo passo é levar o assunto ao Conselho Fiscal do condomínio. Outra alternativa é contratar, após aprovação em assembleia, uma auditoria externa para averiguar a situação.

Se comprovada que a irregularidade foi motivada por má-fé, o antigo síndico pode ser acionado judicialmente. “É preciso ter provas concretas e não suposições. Há de se ter muito cuidado com as afirmações realizadas, pois poderá gerar ação de danos morais contra a atual gestão. É importante destacar que o atual síndico não pode ser omisso quando encontrar irregularidades para não ser acusado mais tarde como conivente”, aponta Rosely.

Por: Aline Durães