Três prazos que você não pode perder no eSocial

O eSocial, ou Sistema Simplificado de Escrituração Digital das Obrigações Previdenciárias, Trabalhistas e Fiscais, é um projeto que unifica e padroniza o envio de uma série de informações das empresas aos órgãos federais. Em julho deste ano, ele deu mais um passo rumo à sua implementação completa e tornou obrigatório para o grupo 3 o envio das folhas de pagamento. Esse agrupamento é composto por empregadores pessoas jurídicas, optantes pelo Simples Nacional, e entidades sem fins lucrativos, categoria em que se encaixam os condomínios.

A partir de agora, falta apenas uma etapa para a finalização da implementação do sistema ao grupo 3: prevista para janeiro de 2022, a última fase institucionaliza o envio de dados de segurança e saúde no trabalho (SST). 

O faseamento progressivo do eSocial foi adotado como uma forma de garantir segurança e eficiência para a entrada em operação do sistema que, embora muito vantajoso, envolve a realização de mudanças complexas para a adaptação das empresas.

“Com o envio das informações da folha, tivemos a unificação dos dados e a simplificação das informações. Os dados da folha de pagamento, além de alimentar diversos outros sistemas que se utilizam das remunerações creditadas aos empregados, também irão compor a totalização da base de cálculos das contribuições previdenciárias, evitando sonegação fiscal e aumentando o cumprimento de leis e obrigações trabalhistas”, destaca Márcio Erli, gerente de Negócios do Centro e Serviços Compartilhados da APSA.

Quando o processo estiver concluído, os condomínios vão precisar transmitir informações sobre todos os movimentos de seus empregados. Desde a admissão até o desligamento, passando por mudanças de cargo, alterações de salário, acidentes de trabalho e licenças médicas, além de contribuições previdenciárias, escriturações fiscais e informações sobre o FGTS.

“Transmitimos integralmente as remunerações creditadas e todas as demais informações constantes no contracheque dos empregados, inclusive àqueles sem vínculo empregatício a fim de comporem o cálculo das contribuições previdenciárias devidas e todas as demais obrigações como CAGED, DIRF e RAIS”, destaca Márcio.

As vantagens do sistema são inúmeras. Para o empregador, reduz a burocracia e facilita a prestação de contas, além de favorecer a comprovação que ele está em dia com seus colaboradores. Para o empregado, é mais uma proteção no sentido de ter assegurados os seus direitos trabalhistas.  

Mas, apesar dos benefícios, o eSocial traz uma série de desafios para as empresas. Demanda, em especial, mais planejamento e a reorganização dos processos internos. No caso do condomínio, o sistema tornou crucial a boa comunicação e sintonia entre os condomínios e as administradoras. “A sintonia entre síndico, gestores e empresas administradoras — que já era importante para uma administração eficiente do condomínio — ganha ainda mais importância dentro desse novo contexto do eSocial”, conta Erli, complementando que a nova realidade forçou uma reestruturação também nas administradoras. 

“Tem de se manter atualizado sobre o tema; participar de palestras, treinamentos, fóruns de debates; acompanhar periódicos relacionados e também consultorias especializadas. Na APSA, por exemplo, montamos uma equipe específica para atendimento das demandas do eSocial e revisamos prazos internos para tratar as informações recebidas de nossos clientes. Tudo isso para assegurar que as informações sejam repassadas de forma correta e dentro dos prazos legais”, completa.

Os prazos são, aliás, um ponto nevrálgico do projeto. O processamento de informações e a comunicação com a administração federal se torna praticamente inviável se os prazos não forem respeitados. Além disso, assim que o programa for completamente implantado, será prevista multa pelo descumprimento dos envios de informações. “Após a implantação total do projeto eSocial, com todas as obrigações acessórias sendo formalmente substituídas pela transmissão dos eventos do eSocial, serão aplicadas multas conforme a legislação vigente”, explica Márcio Erli.

Para ajudar seu condomínio a se preparar, a gente separou três prazos que você não pode perder no eSocial:

• Admissão

O eSocial não permite declarar admissão com data retroativa. Sendo assim todos os preparativos para o ingresso do colaborador na empresa ou condomínio, como exame médicos e entrega de documentações, devem ser realizados até, no máximo, um dia antes da admissão.

• Férias

O período de férias também deve ser comunicado pelo empregador ao eSocial. Cabe à empresa pagar as férias dois dias antes do início do período. Esse pagamento deve ser informado ao programa no momento do fechamento da folha do mês. 

“O eSocial exige uma gestão e acompanhamento permanente. Muitos condomínios ainda estão se adaptando. Ainda hoje, existem clientes que insistem que todos os procedimentos sejam feitos da maneira antiga”, divide o especialista em Condomínios Márcio Erli. 

• Demissão

A data e o motivo de desligamento do empregado precisam ser informados até o 10º dia seguinte à data em que ocorreu o encerramento do vínculo do empregado. É importante lembrar que o aviso prévio também deve ser informado, e que a transmissão dessas informações não substitui, no entanto, o Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho (TRCT), que continua vigente.

Restou alguma dúvida? Acesse o site www.esocial.gov.br e saiba mais. O endereço responde uma série de perguntas frequentes, além de disponibilizar consulta de situação cadastral para os trabalhadores. Vale a pena. 

Por: Aline Duraes