Gestão e comunicação em condomínios por Whatsapp

Cinquenta e cinco bilhões de mensagens de texto, quatro bilhões e meio de imagens, um bilhão de vídeos. Essa é a espantosa média de conteúdo que circula pelo whatsapp diariamente em todo o mundo.

O aplicativo criado, em 2009, pelo ucraciano — à época desempregado – Jan Koum conquista um milhão de adeptos a cada 24 horas e já se firmou como a principal ferramenta de troca de mensagens instantâneas.

Por aqui, os números também impressionam: são mais de 127 milhões de usuários brasileiros, uma das maiores audiências do mundo. Pesquisas estimam que 92% de todos os smartphones que circulam por terras tupiniquins tenham o famoso “zap” instalado.

Por suas telas e conversas, jovens, adultos, crianças e idosos, de todas as origens, gêneros, cores, credos e rendas falam sobre os mais variados assuntos com amigos, colegas, chefes, empresas e até desconhecidos.

Pelo whatsapp, já é possível fechar negócios, contratar serviços, tirar dúvidas com professores, fazer sessões de terapia, levar bronca do chefe, começar e terminar relacionamentos amorosos.

A comunicação rápida, fácil e gratuita propiciada pela ferramenta conquistou também síndicos e gestores condominiais que a utilizam, cada vez mais, para tratar de assuntos da unidade com empregados, fornecedores e condôminos. “O whatsapp é uma ferramenta de grande utilidade.

Uso diariamente com grupos de profissionais na minha área, com síndicos proprietários, síndicos profissionais e conselheiros, com condôminos, fornecedores e funcionários.

Agiliza muito as trocas de conhecimento, ideias e informações, melhorando os resultados”, conta Jean Charles Peres Machado, síndico do Condosíndico, com 144 salas e 17 lojas, na Barra da Tijuca.

Grupos de Whatsapp

Uma das funcionalidades mais usadas pelos condomínios é o grupo. Com possibilidade de agregar até 256 pessoas, uma de suas principais vantagens é permitir a transmissão de mensagens a todos os interessados de uma só vez.

Além disso, possibilita aos participantes interagirem entre si e compartilharem materiais em diferentes formatos, como texto, áudio, imagens e vídeos.

Mas, como toda iniciativa que envolve a participação de várias pessoas, é importante atentar para algumas regras de uso. Caso contrário, em vez de aliado, o grupo de whatsapp pode acabar se convertendo em conflito, perda de tempo e dor de cabeça para o gestor.

Antes de mais nada, é preciso levar o assunto à assembleia. Mesmo que seja informal, recomenda-se que o grupo seja previamente comunicado ao fórum condominial.

“Se o canal for criado e regulamentado pela assembleia, caberá ao síndico se submeter ao que foi deliberado”, alerta André Luiz Junqueira, consultor jurídico da Coelho, Junqueira & Roque Advogados.

Feito isso, o síndico deve criar o grupo, adicionando apenas os condôminos que se manifestarem interessados em participar. Quando se liga para uma pessoa, ela pode optar por simplesmente não atender o telefone. Deve-se oportunizar a mesma opção quando se trata de grupo de whatsapp.

Não há uma ilegalidade clara ao se adicionar diretamente, mas pode gerar um desconforto para a pessoa que acabou de ser inserida. A ferramenta que, em tese, deveria facilitar a comunicação do condomínio, termina gerando desgaste”, completa André.

Melhores Práticas

Quando se fala de grupo de whatsapp, bom senso é a palavra fundamental. Quem não se incomoda com mensagens irrelevantes, enviadas fora do contexto ou em horários impróprios?

A ideia é que o grupo auxilie na comunicação transparente e direta de assuntos condominiais, e esse objetivo deve ser expresso, desde o primeiro dia, pelo administrador aos participantes.

Proíba expressamente conversas sobre assuntos externos à vida condominial, especialmente temas polêmicos como religião, política e futebol. Deixe claro também que mensagens de cumprimento, como “bom dia” ou “boa noite”, são desnecessárias e precisam ser evitadas.

Peça aos participantes para prezar sempre pela educação e gentileza nos contatos, evitando ofensas e brigas. Enfatize as possíveis punições aplicáveis aos usuários que, porventura, descumprirem as regras estabelecidas.

“O whatsapp exige um dos principais atributos que o bom síndico deve ter: o de gestão de pessoas”, sublinha o gestor Jean.

As regras valem também para o síndico. É importante não usar o grupo para assuntos que possam constranger os participantes, como a cobrança de taxas condominiais em atraso, por exemplo.

“O administrador é responsável pelo que acontece no grupo, sendo assim, a primeira preocupação é de reagir imediatamente a qualquer excesso praticado por seus integrantes.

Chamar atenção que, se forem permitidas postagem em período de silêncio, que seja informado que o whatsapp têm o recurso de silenciar notificações no grupo por até 1 ano, podendo ser renovado, por exemplo”, ressalta André Luiz Junqueira.

Outra dica primordial é responder as mensagens o mais rápido possível. Não faz muito sentido criar um canal de comunicação sem dar a ele prioridade e atenção. Se estiver ocupado, sinalize.

Caso a demanda do grupo seja muito alta, o recomendado é adicionar um segundo administrador à conta – o subsíndico ou alguém do Conselho, por exemplo – para dividir com o gestor o poder e a responsabilidade da resposta.

“Se o síndico for presente e responder as perguntas com rapidez e clareza, tem tudo para dar certo. Quando alguém vem incomodar e não produz nada de bom, eu procuro responder o mais rápido possível matando na raiz do problema. Se o síndico deixar erva daninha crescer, os problemas vão aumentar”, divide o síndico Jean.

O formato e o tipo das mensagens a serem compartilhadas precisam ser previamente trabalhados. O ideal é priorizar sempre textos em detrimento dos áudios. Gravações só devem ser enviadas em caso extrema de urgência. As mensagens também precisam ser curtas, diretas e enviadas, de preferência, em horário comercial.

As fotos também precisam ser utilizadas com cautela. Isso porque, além de lotarem o espaço de memória interna dos smartphones dos participantes, elas são pesadas e o download pode comprometer o pacote de dados móveis dos usuários. Caso seja inevitável, evite o envio em massa e de fotografias muito parecidas.

A relevância dos assuntos é outro critério fundamental na hora de o gestor decidir se aciona ou não o grupo de whatsapp. Poste apenas mensagens gerais, que sejam de interesse a todos. Caso deseje conversar algum assunto particular com um dos participantes, prefira falar em uma janela particular.

Por fim, não hesite em excluir ou bloquear os usuários que descumprirem reincidentemente as regras. “Quando as regras não forem cumpridas, o administrador do grupo tem de agir e excluir”, alerta Jean.

Uso com Empregados

Segundo a pesquisa “Whatsapp, Trabalho e Comunicação 2015”, 77% das pessoas participam de grupos com pessoas do trabalho no aplicativo; 33% desses grupos foram criados por iniciativa do líder.

Já é comum que, entre as inúmeras janelas de conversa do aplicativo, haja também diálogos, envios de feedbacks, solicitações de tarefas, acompanhamento de entregas entre funcionários e seus superiores.

Os síndicos adeptos da prática precisam estar atentos, porém. A troca de mensagens via whatsapp com porteiros, vigias, faxineiros e outros empregados da unidade pode configurar teletrabalho.

A Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT) não vê distinção entre o trabalho realizado pessoalmente e o executado por meio eletrônico: “não se distingue entre o trabalho realizado no estabelecimento do empregador, o executado no domicílio do empregado e o realizado a distância, desde que estejam caracterizados os pressupostos da relação de emprego”, diz o artigo 6º da CLT.

“Já existe jurisprudência de que as mensagens de whatsapp podem ser utilizadas como prova em casos trabalhistas. O síndico deve evitar ao máximo escrever mandar mensagens fora do horário do expediente do funcionário”, alerta André Luiz.

Ainda assim, o advogado enfatiza que os benefícios do uso da ferramenta superam — e muito — as potenciais desvantagens. “Não existe fórmula pronta quando se fala de comunicação e relacionamento interpessoal. Há um risco no uso do whatsapp sim, mas é um risco gerenciável e, em muito, superado pelas vantagens oferecidas pela ferramenta”, finaliza.

Por: Aline Durães