Aline Durães
Ano novo, vida nova e… contas novas! Com a aproximação de um novo exercício, é
crucial que o síndico pare tudo que esteja fazendo para realizar a previsão
orçamentária e planejar as finanças do ano seguinte. A ideia é organizar as contas
condominiais de forma que os recursos sejam capazes de dar conta de tudo:
despesas mensais fixas e variáveis, manutenções diversas, contratos com
fornecedores, obras e reformas.
É o que os especialistas chamam de planejamento financeiro. Além de servir para
projetar gastos e investimentos futuros do condomínio, o planejamento permite ao
gestor obter uma fotografia atual da situação financeira do seu condomínio, assim
como executar planos de melhoria e projetos de média e longa duração.
A prática de planejar, porém, embora referendada em vários países do mundo, ainda
não é o forte do brasileiro. O Brasil ocupa a 27ª posição numa lista de 30 países em
ranking de educação financeira divulgado pela Organização para a Cooperação e
Desenvolvimento Econômico (OCDE), em 2016. E é comum o país figurar nas últimas
colocações de outras pesquisas globais sobre planejamento financeiro.
O fato é que, para o bom gestor, a ordem é ir na contramão das estatísticas nacionais
e investir em planejamento antecipado das finanças do condomínio. Isso se torna
ainda mais imperioso em tempos de crise econômica. “Administrar um condomínio
exige planejamento financeiro em qualquer cenário econômico, principalmente em
tempos de crise. Por meio do planejamento, é possível antecipar-se aos fatos. Com
ele, o síndico consegue prever eventuais momentos de dificuldade financeira, mais
facilmente administráveis quando conhecidos com antecedência”, opina Raphael
Bremenkamp, especialista no assessoramento financeiro.
Se as vantagens são insuficientes para convencer o síndico acerca da importância de
planejar suas finanças condominiais, os impactos trazidos pela ausência de
planejamento talvez possam fazê-lo. Isso porque, entre as consequências possíveis
da falta de um plano de finanças, estão a descontinuidade de projetos, obras
inacabadas e condomínio estacionado. “Se você não planeja, acaba deixando de fazer
melhorias e, durante o ano, é provável faltar dinheiro para emergências e obras
grandes”, destaca a síndica Luciana Teixeira, do Condomínio Nazareth, com 58
unidades, na Tijuca.
Como fazer?
Mesmo quem não tem formação específica na área é capaz de planejar as finanças do
condomínio. Para isso, algumas etapas devem ser seguidas e respeitadas. Em
primeiro lugar, é preciso mapear a situação atual das contas condominiais. Esse
levantamento permitirá ao gestor conhecer exatamente o estado da arte das finanças
de sua unidade e, a partir disso, poderá criar o orçamento anual. “Nesse orçamento,
todas as receitas e despesas deverão ser projetadas de forma detalhada. Em geral, as
receitas se resumem à taxa condominial paga pelos condôminos. Já as despesas são
mais numerosas”, destaca Raphael.
Na hora de estimar gastos, o mais recomendado é partir de uma média dos anos
anteriores, considerando sempre possíveis taxas de reajuste e índices de inflação. Já
para as despesas eventuais e manutenções periódicas, como dedetização e limpeza
de caixa d’água, por exemplo, a dica é calcular uma média anual. Feito isso, divida o
valor anual por 12 e atribua o resultado do cálculo a cada mês do orçamento. “A
revisão permite cortar ou reduzir despesas muitas vezes desnecessárias, mas que, no
decorrer dos meses, acabam passando despercebidas”, diz Raphael Bremenkamp.
A última etapa do processo é o planejamento de obras, reformas e benfeitorias para o
condomínio. Faça uma lista de todas as necessidades do edifício e eleja as
prioridades entre os projetos. “O ideal é ter um espaço no orçamento para pequenas
obras e reparos que poderão vir a ocorrer no futuro, para que o condomínio esteja
preparado e não precise ratear cotas extras”, pontua Rodrigo Karpat, advogado,
ressaltando, ainda, a importância de o gestor condominial provisionar no planejamento
anual as despesas necessárias ao pagamento de 13º e férias de funcionários.
A dica é aplicar os recursos que não estejam destinados a despesas ordinárias, tais
como os relativos a fundo de reserva, obras e ao próprio 13º dos colaboradores do
condomínio. Caso precise de algum apoio nessa ação, o gestor poderá recorrer a
empresas e consultorias especializadas para orientá-lo sobre as melhores aplicações
financeiras.
Para a síndica Luciana Teixeira, a ajuda da administradora é sempre bem-vinda
quando chega o momento de fazer a previsão orçamentária e o planejamento de sua
unidade. “Quando tenho dúvidas, recorro ao meu gerente de contas. Ele está ali
justamente para não deixar a gente na mão. O melhor planejamento é aquele feito em
conjunto por administradora e síndico”, opina.
Considere a inadimplência
Ela é o fantasma de todo síndico e, em função dos impactos negativos que causa nas
finanças da unidade, não pode passar em branco durante o planejamento. É crucial
que o gestor considere os índices de inadimplência das taxas condominiais na hora de
planejar o próximo exercício. Dependendo do volume de condôminos devedores, o
condomínio encontrará sérias dificuldades para cobrir suas despesas e projetar
melhorias.
Os especialistas recomendam tomar como base os índices de inadimplência históricos
e adotar uma média pessimista do índice para o planejamento do ano seguinte. A
inadimplência não deve constar, no entanto, como um item da previsão orçamentária,
o que poderia estimular novos devedores, mas pode constar embutida no cálculo de
outros itens.
O planejamento pode ser, inclusive, um momento importante para o síndico rever suas
estratégias de combate à prática. A partir dele, pode verificar o tamanho do rombo e
criar uma rotina de cobranças para reduzir o índice de devedores, por exemplo.
“Quando assumi como síndica do Nazareth, há três anos, o condomínio estava no
vermelho. Atuamos contra a inadimplência e, no decorrer desse tempo, conseguimos
planejar e executar uma reforma na fachada, modernização de elevadores e
embelezamento de portaria”, conta Luciana Teixeira.
“O condomínio que está no vermelho deve, em primeiro lugar, colocar no papel a
quantidade real do quanto está devendo. Após isso, é aconselhável listar os gastos
que são prioridades e não podem deixar de ser pagos ou serem acertados com
atrasos. Outra prática que não pode deixar de ocorrer é a cobrança dos inadimplentes,
assim como as devidas multas. Muitas vezes, somente com a quitação de débito dos
condôminos, o condomínio já consegue liquidar suas despesas. A última solução é
convocar assembleia e ratear cotas extras até o prédio estar quite, entretanto é
preciso tomar cuidado para não aumentar mais ainda a inadimplência e as despesas
virarem uma bola de neve”, alerta o advogado Rodrigo Karpat.
Lidando com imprevistos
Nem tudo pode ser previsto. Um vazamento inesperado, a demissão não agendada de
um funcionário, a compra de um novo elevador. O dia a dia condominial está repleto
de episódios impossíveis de prever mesmo pelo mais precavido dos gestores. E
nesses casos, será possível planejar respostas às situações emergenciais?
Sim, dizem os especialistas. A resposta perfeita é criar, com antecedência, um fundo
de reserva. “Emergências são imprevisíveis, porém até para elas há planejamento.
Todo planejamento bem feito deve considerar a criação de um fundo de reserva
emergencial que corresponda a, no mínimo, seis meses o custo médio mensal do
condomínio. Assim, qualquer urgência que apareça dificilmente causará transtornos
financeiros”, destaca Raphael Bremenkamp.
O consultor comenta ainda um último critério de sucesso a ser seguido pelo
condomínio interessado em manter em dia suas contas: o controle efetivo de tudo que
foi planejado. “Esse controle mensal não somente trará a certeza de que uma eventual
medida esteja trazendo os resultados esperados, mas também possibilitará que outras
medidas sejam adotadas no decorrer do ano, caso, por exemplo, seja identificado um
desvio do planejamento estabelecido”, conclui.