Aline Durães
Imagine dois condomínios. No primeiro, os funcionários resolvem tirar férias ao mesmo tempo, deixando o síndico apreensivo em busca de uma forma de manter o condomínio funcionando durante o período de ausência dos empregados. No segundo, os colaboradores curtem seu recesso merecido em momentos distintos e, antes de saírem de férias, repassam suas tarefas aos que ficam. Qual a diferença primordial entre essas duas situações? Se a sua resposta para essa pergunta foi o planejamento, você está no caminho correto.
Planejar as férias é um passo primordial para o bom funcionamento do condomínio. É benéfico tanto para os funcionários, que terão a oportunidade de saber sobre seu recesso com antecedência, como para o próprio ambiente condominial, que minimizará os possíveis problemas acarretados pela ausência dos responsáveis pelas atividades condominiais.
E não são apenas os condomínios grandes, com um número alto de funcionários, que devem focar no planejamento das férias. Afinal, a dificuldade de substituir o empregado e os impactos financeiros do pagamento do direito trabalhista são ainda maiores quando o corpo de colaboradores da unidade é reduzido.
Como planejar
Antes de ingressar efetivamente no planejamento das férias de seus funcionários, é importante conhecer algumas particularidades das leis que garantem esse direito ao trabalhador (Veja mais no Box, ao final da matéria). Isso poderá poupar o síndico de problemas futuros.
Antes de fechar o calendário de férias, o síndico deve consultar sua equipe, questionando o período em que cada funcionário gostaria de curtir seu descanso. Isso permite engajar os funcionários no planejamento, diminuindo as possibilidades de frustrações futuras. Vale destacar que o calendário deve atender às necessidades do condomínio, em primeiro lugar. A lei ajuda nesse sentido, já que dá ao empregador o poder de decisão sobre o período em que seus funcionários gozarão de férias. Sendo assim, quando o empregado optar por sair em um mês conturbado na dinâmica condominial, vale uma tentativa de negociação com o colaborador em questão.
Se dois ou mais empregados manifestarem interesse de tirar férias ao mesmo tempo, cabe ao gestor avaliar a possibilidade. Caso perceba não ser factível, é interessante que o tempo de casa seja levado em consideração na hora de decidir qual deles terá o direito. Assim, funcionários mais antigos têm prioridade na hora de escolher o período de seu recesso. Outro critério que pode guiar a priorização são funcionários com filhos em idade escolar. Geralmente, eles têm prioridade de escolha dos meses de dezembro, janeiro, fevereiro e julho.
O provisionamento financeiro é também um item a ser considerado no planejamento de férias funcionais. O cálculo é simples: segundo a lei trabalhista, todo empregado, ao sair de férias, tem direito a um adicional no valor de um terço da maior remuneração. Ao organizar o mapa de recessos, o gestor condominial precisa ter em mente as despesas e adiantamentos necessários ao pagamento das férias. Uma dica para controlar melhor essas despesas, é separar, mensalmente, o valor correspondente a 1/12 do montante total a ser pago ao funcionário no mês em que ele for desfrutar do benefício. “É necessário saber se o empregado vai solicitar o abono pecuniário e ainda a antecipação da primeira parcela de 13º salário nas férias”, afirma Raquel Nogueira, Coordenadora de Departamento Pessoal da APSA. Ela explica ainda que, paralelamente, a administradora realiza uma série de ações para apoiar o condomínio: “informamos com antecedência, por meio de relatório, os períodos aquisitivos e datas-limite para gozo das férias e emitimos relatórios mensais sobre a situação de férias, sempre visando minimizar o risco da perda do prazo para pagamento”.
Um bom planejamento deve ser iniciado com antecedência suficiente para se adaptar em tempo caso haja fluxo de entrada e saída de funcionários. “O ideal é que aconteça com 16 meses de antecedência. Porque as férias influenciam diretamente no orçamento do ano seguinte e é necessário um planejamento bem feito”, complementa Raquel.
O condomínio Praia da Barra tem apenas um funcionário, mas o síndico Eduardo Santos começa o planejamento das férias do colaborador com alguns meses de antecedência. As despesas com o pagamento do direito trabalhista são incluídas na previsão orçamentária, apresentada durante a assembleia geral ordinária. “Dessa forma, não surpreendemos os condôminos com cota extra”, afirma.
Apoio terceirizado
O funcionário sai de férias, mas suas atribuições não. Afinal, o condomínio não para. As atividades de portaria precisam continuar sendo executadas, ainda que o porteiro tenha direito a um mês de merecido descanso. Da mesma forma, as tarefas de limpeza, zeladoria, segurança e controle de carros permanecem necessárias para o bom andamento da rotina condominial mesmo que faxineiros, zeladores, vigias e garagistas estejam em seus períodos de recesso.
Daí vem uma das maiores dificuldades enfrentadas pelo síndico na hora de planejar as férias de sua equipe de colaboradores: decidir como a ausência desses funcionários será suprida para que não gere impactos negativos para os condôminos.
Uma saída muito utilizada pelos gestores condominiais é redistribuir as tarefas entre os empregados ativos, onde cada um desempenha um pouco da atividade original do colega de recesso. Nesse esquema, o síndico conta com uma dose de sacrifício pessoal dos funcionários, na medida em que eles acabam com mais funções do que o habitual.
Um perigo ronda o condomínio que opta por essa saída: a provável queda de qualidade no trabalho e no rendimento dos colaboradores, visto que passam a ter que realizar mais trabalho. Para minimizar os impactos desse entrave, uma ideia interessante é pagar as horas extras feitas ou adotar banco de horas para recompensar os funcionários que estão suprindo a demanda. O incentivo financeiro ou a possibilidade de folgas futuras serão importantes motivadores do trabalho.
Já os síndicos que não querem sobrecarga e acúmulo de funções em seus condomínios há o costume de lançar mão da contratação de um terceirizado temporário para cobrir os serviços. A opção pela terceirização é atraente, pois, quando a contratação é feita com segurança, reduz custos e desgastes desnecessários. No entanto, para otimizar o serviço a ser prestado, o ideal é que o terceirizado passe pelo menos um dia com o funcionário fixo da unidade, antes de ele entrar de férias. Neste contato, o profissional tem a oportunidade de conhecer melhor não só as tarefas a serem executadas, mas os processos internos da unidade.
Esse tipo de contratação é prevista em lei e autorizada pelo Ministério do Trabalho, que determina, entretanto, que ela só deve ser efetivada por meio de uma agência especializada como intermediária entre o empregador — neste caso, o condomínio, — e o profissional. A lei determina também que os funcionários terceirizados terão os mesmos direitos e benefícios dos fixos.
Mas como saber quando a contratação temporária é a melhor saída? O ideal é ponderar se a equipe atual atingiu a capacidade máxima e se o número de atividades críticas está alto. Em períodos de grande movimentação do condomínio, como férias escolares, por exemplo, a demanda dos funcionários aumenta consideravelmente. Há mais gente entrando e saindo do condomínio, o que implica trabalho muitas vezes dobrado na portaria e na manutenção da segurança e da limpeza das áreas comuns. Para esses momentos, talvez a terceirização seja a opção mais viável. “Isso vai depender muito do tipo de condomínio, número de empregados, quantidade de tarefas, etc. O ideal é que o trabalho seja distribuído entre os demais empregados, mas observando a carga horária diária”, comenta Raquel Nogueira.
A terceirização, entretanto, é o caminho mais lógico em unidades com apenas um funcionário, como é o caso do Praia da Barra. Por falta de colaboradores a quem redistribuir as tarefas, o condomínio contrata um substituto a cada período de recesso do empregado. O funcionário fixo, aliás, costuma ser consultado sobre todos os procedimentos que envolvem suas férias. A ideia é usar o planejamento a favor do bom relacionamento do funcionário com síndico e condomínio. Boa ideia, não?