Aline Durães
Você consegue pensar o mundo sem tecnologia? Smartphones conectados à Internet, relógios inteligentes, TVs digitais, aplicativos de comunicação instantânea. São tão úteis que fica impossível cogitar a vida moderna sem eles. E, como não poderia deixar de ser, as facilidades tecnológicas chegaram também ao universo condominial. Hoje, já estão disponíveis a síndicos e condôminos uma série de dispositivos e gadgets que visam otimizar a gestão e o funcionamento das unidades residenciais. Uma das soluções inovadoras que vem ganhando corações e mentes nos condomínios é a assembleia virtual.
Imagine poder promover e participar das reuniões de condomínio, ter acesso a opiniões divergentes sobre temas polêmicos, debater melhorias para comunidade condominial, tudo sem sair de casa, no horário mais apropriado à sua rotina. E o melhor: sem clima tenso, gritos, brigas, desgastes emocionais e discussões prolongadas. Isso é o que promete — e cumpre — a assembleia virtual, uma ferramenta hospedada na web acessível por qualquer computador para a realização de reuniões condominiais.
O processo é simples: o síndico envia um e-mail para o condômino, convidando-o a participar do sistema. Depois de preencher um breve cadastro, onde definirá login e senha, o morador passa a ter acesso à plataforma. Ali, poderá debater assuntos previamente propostos bem como sugerir novos temas de discussão. Ao final da votação, o sistema valida e contabiliza os votos. Ao síndico, cabe acompanhar os debates, gerenciando as votações. “Sempre que um condômino propõe melhoria, todos os demais são avisados por e-mail e entram para debater sobre o assunto. No dia estipulado, a votação é aberta e dura, no mínimo, sete dias. O condômino precisa validar seu voto imprimindo e assinando um documento ou assinando o mesmo documento digitalmente. O síndico ratifica os votos, assina a ata da assembleia e, opcionalmente, registra-a em cartório”, explica Carlos Henrique Cera, CEO da Superlógica, empresa que, desde 2010, oferece soluções em assembleia virtual para os condomínios brasileiros.
Cabe ao gestor escolher entre o modelo totalmente virtual e o modelo híbrido. Neste último, a assembleia online funciona como um espaço complementar à assembleia presencial, oferecendo ao morador ausente a possibilidade de votar via web. Carlos explica que o grande atrativo da solução virtual de reunião de condomínio está na não simultaneidade dos acessos. “A palavra assembleia virtual remete à ideia de um ambiente de videoconferência e isso, na nossa prática, não se mostrou ser o ideal, já que a grande vantagem da assembleia é coletar os votos dos condôminos em horários e dias distintos, sem estarem conectados ao mesmo tempo”.
Chega de se preocupar com quórum
Por oferecer ao morador a possibilidade de escolher os melhores dias e horários para votar nos debates condominiais, a assembleia virtual acaba ampliando suas chances de participação. Não é mais o condômino que precisa encontrar um espaço em sua agenda para a reunião do condomínio, mas a assembleia que se insere no cotidiano do morador. Ele poderá ter acesso a todas as discussões, votando em cada uma delas, sem necessitar alterar seus compromissos. Pode ingressar no sistema de sua casa, enquanto vê televisão ou conversa com seus filhos.
Essa praticidade tem atraído um número considerável de adeptos: pesquisas recentes indicam que, enquanto a assiduidade das assembleias presenciais gira em torno de 20%, nas assembleias virtuais, esse número aumenta para cerca de 80%. “Elas ajudam muito na aprovação de alteração na convenção e em outras votações que requerem quórum especial”, destaca Carlo Cera, da Superlógica.
Outro ponto alto do sistema é ele permitir o maior compartilhamento de informações e decisões, já que pode ser acessado em qualquer tempo, não estando limitado a um dia e a uma hora pré-definida como a assembleia presencial. Da mesma maneira, o formato virtual admite o registro do histórico de todas as assembleias e suas atas, o que facilita sempre que alguém tiver alguma dúvida sobre pontos discutidos previamente pelo grupo condominial.
No Condomínio Golden Garden, com 88 unidades, em Botafogo, a adesão às assembleias gira em torno dos 50%. Para o síndico Saul Cusnir, a falta de interesse nos assuntos condominiais é o que explica a ausência de metade do corpo de moradores às reuniões. “As pessoas não querem saber do que acontece no condomínio, acham as reuniões chatas ou porque pensam que nada se resolve ali ou porque consideram que nunca são escutadas”. Para ele, o novo formato virtual de debate poderia ser mais atrativo, mas faz um alerta: “A assembleia tem uma formalidade que afasta, mas, por outro lado, juridicamente, ela tem que seguir ritos dos quais não podemos fugir. Se fugirmos, ela se torna nula”.
Na opinião do síndico de Botafogo, que ainda não experimentou a assembleia virtual, o encontro online pode ser interessante, em especial, para assuntos específicos que configuram uma assembleia extraordinária. Para os temas complexos da ordinária anual, entretanto, o olho no olho ainda é fundamental: “Acho que a virtual funcionaria, por exemplo, para apresentar previamente pontos da pauta a ser debatida na presencial. Com isso, os moradores poderiam entrar em contato com os temas com antecedência e chegarem mais preparados à assembleia. Mas o poder de convencimento, do debate em grupo, que existe pessoalmente, isso eu não creio que ocorra na virtual”, opina.
Informação segura
Uma das grandes dúvidas que a assembleia virtual suscita diz respeito à segurança da informação: como garantir que os dados debatidos ali serão mantidos em sigilo? Como assegurar que o cadastro do condômino não será hackeado? Como saber se o voto computado em determinada votação é, de fato, do condômino correspondente?
Os especialistas nos sistemas de votação digital afiançam: as plataformas são seguras. Parte dessa segurança advém do acesso via login e senha por usuário. Ele permite que, a cada navegação do condômino, seja armazenado um log com todos os dados do acesso. Apesar da rastreabilidade, os dados dos condôminos são sigilosos e não estão acessíveis nem mesmo para os administradores do sistema.
O certificado digital é outra ferramenta que ajuda a garantir a idoneidade do sistema. Assinatura amplamente utilizada para transações eletrônicas, no sistema da assembleia virtual, o certificado digital é o que valida o voto do condômino. Logo após o pleito, a intenção de voto do morador é registrada e assinada virtualmente. Por trabalhar com infraestrutura de chaves públicas e privadas, o sistema é considerado altamente seguro. “Todo processo ocorre com senhas em um servidor seguro nas nuvens. Não há riscos de segurança”, afirma Carlos Cera. O empresário argumenta que os benefícios do formato virtual são inúmeros e, por sí só, valem um teste na ferramenta. “Na assembleia virtual, os condôminos ficam por dentro das decisões e ficam mais suscetíveis a colaborar com a gestão como um todo. Isso é muito positivo para os síndicos. No geral, a primeira reação dos gestores é surpresa em relação à quantidade de assuntos que se chega a um consenso, embora alguns ainda se sintam desconfortáveis com o fato de qualquer assunto poder ser colocado em pauta”, conclui.
As Assembleias virtuais e a lei
Preparamos, abaixo, uma explicação para as dúvidas mais frequentes a respeito do uso da assembleia virtual em condomínios. Confira!
Revista Síndico: O que diz a lei sobre as assembleias virtuais? Há um formato plenamente legalizado para essa modalidade?
Não há previsão legal expressa para assembleias virtuais. Foi o avanço da tecnologia, aliado à necessidade de maior participação dos condôminos nas decisões condominiais, que motivou os debates sobre a possibilidade da participação virtual em assembleias. “Toma-se emprestado” do parágrafo único do art. 121 da Lei das Sociedades Anônimas (lei 6.404/76), a partir de 2011, a possibilidade de participação a distância em assembleias. A regulamentação da participação remota em assembleias de sociedades anônimas é regulada pela Instrução CVM nº 561/2015.
Revista Síndico: Há necessidade de alteração da Convenção para o condomínio começar a adotar a prática da assembleia virtual?
Quando não se tratar de substituição ou exclusão do modelo normal de participação e voto, mas tão somente um modelo complementar, entendemos que não há necessidade de modificação da convenção.
Revista Síndico: Como devem ser as decisões ali para que tenham validade legal?
A validade do voto deve ser aferida pela assinatura do condômino, que pode ser colhida por certificado digital (diversos atos oficiais, como atos processuais e declarações ao fisco são assinados eletronicamente) ou presencialmente. Neste último caso, é comum a manifestação do voto on line, seguido da ratificação no livro de atas, seja diretamente pelo condômino ou por procurador especialmente designado para este ato.
Revista Síndico: No caso de assembleias 100% virtuais, os condôminos sem acesso à Internet podem tentar impugnar as decisões?
Caso o condomínio opte por um modelo 100% virtual, entendemos que estará promovendo uma alteração significativa na forma de realizar a assembleia, o que poderá ser contestado judicialmente por condôminos, seja por considerarem uma limitação ao exercício do direito de participar e votar, seja por conta de vício no processo de adoção do modelo, como por exemplo, ausência de alteração da convenção aprovada em assembleia específica.
Cinco dicas importantes
A ideia é simples e promissora, o sigilo garantido, e a informação segura. Ainda assim, a assembleia virtual merece atenção. Portanto, se você pretende aderir à iniciativa, antes, confira as dicas abaixo:
— Antes de implantar a assembleia virtual, leve o assunto para discussão em assembleia ordinária. É importante que os moradores comprem a ideia;
— Não se esqueça de convocar todos os condôminos. Lembre-se que o esquecimento de apenas um nome pode provocar a anulação da votação;
— Inicialmente, prefira as pautas mais simples para votação virtual e deixe as complexas, de grande impacto, tais como eleição de síndico e aprovação de contas, para as assembleias presenciais;
— Uma sugestão interessante para promover a adesão dos condôminos à iniciativa é deixar a votação de temas em aberto na Internet nos dias posteriores à realização da assembleia presencial;
— Se nem todos os condôminos da unidade utilizam a Internet, opte pelo modelo híbrido, que combina assembleia virtual e presencial!