Traçar o itinerário das férias, fazer listas de presentes, esquematizar as comemorações de Natal e Reveillón. Para evitar a correria e conseguir cumprir todas as obrigações, muitas pessoas passam a pensar, desde já, os eventos de final do ano. Para os condomínios que não calcularam previamente o 13º salário dos funcionários, a proximidade com o mês de dezembro indica que é o momento de começar a planejar o pagamento do benefício.
No condomínio Coronel Alfredo da Fonseca é assim. Há dez anos, Hamlet de Almeida, síndico do edifício com 15 unidades na Tijuca, espera chegar o mês de setembro para iniciar o planejamento do pagamento do salário extra aos seus dois empregados. Eles recebem o benefício em duas parcelas – a primeira em novembro e a outra em dezembro.
À administradora cabe a responsabilidade de efetuar os cálculos dos valores a serem pagos. É ela também que verifica o valor da cota extra que cada unidade desembolsará para o 13º. Assim como o benefício, a cota também é dividida em duas parcelas, com vencimentos em outubro e em novembro. “Depois de conferir o planejamento da administradora, autorizo a cobrança, que vem embutida na fatura condominial do mês seguinte. O valor para cada unidade não é alto; somos um prédio pequeno com poucos funcionários”, destaca Hamlet.
Criado em 1962, o 13º salário era encarado, inicialmente, como uma gratificação de Natal para os trabalhadores. Cinquenta anos depois, ele se firmou como um direito garantido pela Constituição Federal. Todo funcionário com carteira assinada deve receber o bônus, mesmo os empregados que ainda não completaram um ano de serviço. Nesse último caso, o valor a ser pago é proporcional ao tempo trabalhado durante o ano. A lei determina que o pagamento do salário extra deve ser efetuado em duas parcelas: a primeira entre 1º de fevereiro e 30 de novembro. Já a segunda pode ser depositada até o dia 20 de dezembro, tendo como base de cálculo o salário de dezembro menos o valor adiantado na primeira parcela.
Para Hamlet, o benefício é uma obrigação que o condomínio não pode se esquivar de cumprir. “O 13º estimula os funcionários. Se eles sabem que vão receber corretamente, trabalham melhor. É um direito do funcionário e um dever do condomínio. Por isso, não adianta ficar protelando, tem que pagar”.
Lidando com a inadimplência
Um dos maiores vilões da saúde financeira de um condomínio é a inadimplência. Ela prejudica a rotina administrativa e impede a execução de melhorias para o edifício. Na época de pagamento do 13º salário dos funcionários, ela se torna ainda mais danosa. Por isso, o síndico deve estar preparado para o caso de algum condômino se esquivar na hora de pagar suas parcelas da cota extra.
A saída encontrada por Hamlet de Almeida para lidar com a inadimplência foi dividir entre os moradores pagantes o valor da cota extra referente ao 13° negligenciado pelos devedores. “A inadimplência complica tudo. Quando há saldo no caixa do condomínio, nós cobrimos o rombo, mas se não temos esse dinheiro, a saída é ratear o saldo devedor entre os condôminos pagantes”, afirma o síndico do Coronel Alfredo da Fonseca.
A manobra impede que o gestor tenha que recorrer ao fundo de reserva para cumprir a obrigação trabalhista. Aliás, essa é uma prática que deve ser evitada ao máximo. Isso porque o pagamento do 13° salário de funcionários é considerado como despesa ordinária e, portanto, não pode ser coberto pelos recursos condominiais previstos para obras e reformas.
Outra dica importante para os síndicos que optam por criar cotas extras para o pagamento do bônus é evitar gastos desnecessários na segunda metade do ano. “O benefício é concedido apenas no fim do ano, mas deve ser planejado com antecedência. De julho em diante, o condomínio não pode fazer grandes despesas. Tem que resolver urgências e promover obras, por exemplo, nos primeiros meses e deixar os meses restantes para o planejamento das despesas fixas, que, por serem inúmeras, oneram o condomínio”, aconselha Hamlet.
Alternativa de arrecadação
Ao contrário do síndico tijucano, Selma Rocha, gestora do Portal do Bosque, condomínio com 128 unidades na Barra da Tijuca, prefere calcular o valor do gasto extra com mais antecedência. Ela dilui o montante de R$ 45 mil, referente ao 13º salário de seus 26 funcionários, em dez parcelas e começa a cobrá-las logo nos primeiros meses do ano.
Selma engrossa a lista de administradores que optam por incluir as despesas com o pagamento dos direitos trabalhistas dos empregados na previsão orçamentária do ano anterior. “Quanto antes o síndico planeja a arrecadação melhor é para os condôminos e para administração. Já na Assembleia Geral Ordinária, realizada no mês de janeiro, levamos ao conhecimento de todos as nossas decisões, principalmente quando se tratam de cotas extras. Assim, os condôminos podem expor suas críticas, concordar ou não com nossas colocações e até mesmo nos ajudar a encontrar soluções mais eficientes para resolver certas questões”, explica.
Selma pontua que o esquema de cobrança ao final do ano adotado por Hamlet no condomínio da Tijuca não deu certo. “Quando assumi a gestão, tive que fazer a arrecadação nos últimos meses do ano, mas não foi uma experiência muito boa. Os condôminos, e me incluo neste rol, não simpatizaram com a ideia. Diluir em duas ou três parcelas pode pesar no bolso de todos, tendo em vista que os gastos são maiores no final do ano, devido às festas e férias escolares. Na minha opinião, o mais adequado é definir, já na primeira Assembleia, a adoção de tal procedimento e fazer a adequação dos gastos coincidir com a eleição do síndico”, destaca.
Curiosamente, o que vem dando certo na gestão de Selma não funcionou no condomínio Coronel Alfredo da Fonseca. O síndico Hamlet conta que, quando diluiu a cobrança do 13º de seus funcionários em doze vezes, enfrentou dificuldades. “Não foi uma boa saída para o condomínio. No decorrer do ano, começaram a surgir despesas e emergências. Acabamos utilizando o dinheiro do 13º para apagar os incêndios que surgiam no dia a dia. Quando chegou a hora de pagar o benefício, não tínhamos mais o dinheiro e tivemos que cobrar uma nova cota extra. Os condôminos reagiram. Foi difícil explicar porque realizamos dois rateios para efetuar o mesmo pagamento. Por isso, nossa opção foi mesmo pelas cotas ao final do ano. Os moradores já sabem que têm que pagar e, como a maior parte deles também recebe o próprio 13º nesse período, não há reclamações”, observa o síndico tijucano.
Selma Rocha tem uma dica para evitar que o dinheiro destinado ao salário extra dos funcionários seja aplicado para outros fins: dedicar uma poupança exclusiva para esses recursos. “Para não comprometer o dinheiro da cota extra do décimo terceiro, criamos uma conta totalmente independente da conta principal, denominada ‘fundo despesa com pessoal’. Todo o valor arrecadado fica nesta conta e só é retirado na época de pagamento”.
Qual a melhor opção?
Mas, afinal, qual a melhor forma de arrecadar fundos para o pagamento do 13º salário dos funcionários de um condomínio? Cobrar dos condôminos pequenas parcelas ao longo do ano ou criar cotas extras nos últimos meses do período? A resposta para essa pergunta vai depender do tipo de gestão financeira empreendida no condomínio e também da quantidade de funcionários ligados a ele.
Para a maior parte dos especialistas em administração condominial, o ideal é o planejamento. Eles sugerem que os condomínios discutam e aprovem em Assembleia o detalhamento dos gastos que serão realizados ao longo do ano, incluindo aí o salário extra dos funcionários. A medida, sem dúvida, impede que o valor da cota condominial pago mensalmente pelos moradores sofra aumentos drásticos no último trimestre.
Mas casos como o de Hamlet de Almeida evidenciam não haver verdades absolutas quando o assunto é a rotina administrativa condominial. “Como só tenho dois funcionários, a solução das cotas extras de fim de ano funciona. Talvez, se o prédio fosse maior, a arrecadação tivesse de ser outra”, admite o síndico do Coronel Alfredo da Fonseca.
A cobrança ideal será aquela que trouxer menos impactos para a administração e mais comodidade para os condôminos. Seja qual for a opção, o administrador deve ter ciência, acima de tudo, da importância que direitos como o cinquentenário 13º têm para o bom funcionamento de sua unidade. “Sem funcionários capazes e motivados não seria possível a existência de condomínios do porte do nosso. Estando em dia com seus direitos trabalhistas, os funcionários se sentem motivados. Os direitos de meus empregados são prioritários, estão em posição de destaque, porque são a forma de garantir tranqüilidade a todos”, finaliza Selma Rocha.
Texto: Aline Duraes