Ser síndico é…

Cintia Laport

Um novo ano começou e muitos são aqueles que, pela primeira vez, estão prestes a encararem o desafio de gerir um condomínio. Desafio, sim, pois as responsabilidades são muitas, os riscos só crescem e o reconhecimento ainda é, digamos, extremamente tímido. O fato é que a função de síndico vem mudando ano após ano, profissionalizou-se, exigindo deste personagem uma atualização permanente, muito jogo de cintura e disposição de sobra para “jogar nas onze” sem descanso.

Para tentar desmistificar um pouco mais essa atividade e preparar aqueles que já tem certo o cargo ou com intenções de assumir, conversamos com Jean Carvalho, gerente geral de Condomínios da APSA, que comanda uma equipe de especialistas no assunto e ostenta pessoalmente mais de 30 anos de atuação no mercado imobiliário. Ele nos conta um pouco, através de perguntas e respostas, o beabá do que é ser síndico de condomínios no país.

Síndico de hoje x sindico de ontem

SÍNDICO: Com o passar do tempo, a atividade de síndico foi se modificando. Hoje, se tivesse que definir em poucas palavras quem seria esse personagem dentro do condomínio, como poderíamos descrevê-lo? 

Jean Carvalho: Eu diria que é o Diretor ou o gerente de maior importância de uma empresa. Tudo em relação ao condomínio passa ou passará por ele e, caso algo saia errado, será o primeiro a ser demandado para dar explicações e fazer os ajustes necessários. Poderá ser amado ou odiado, vai depender muito do quanto conseguir realizar ações em benefícios para os diversos interessados.

SÍNDICO: O perfil do síndico mudou? A pessoa que hoje ocupa esse cargo é diferente da pessoa de anos atrás?

Jean Carvalho: Com o avanço da tecnologia e o grande aumento no fluxo de informações, sim, o perfil tem mudado. Hoje, o síndico divide mais com os condôminos e, principalmente, com os Conselheiros as responsabilidades da gestão. De maneira geral submete aos condôminos decisões que anteriormente tomava de forma solitária. Acredito que esse comportamento se dê mais em função do maior interesse dos condôminos em relação às questões dos condomínios e do aumento da complexidade das exigências legais e do aumento da responsabilidade do síndico/gestor perante a legislação.

SÍNDICO: Na sua opinião, qual o principal desafio enfrentado pelo síndico? 

Jean Carvalho: No meu entendimento o maior desafio é conseguir conciliar as necessidades e interesses de todos em relação às questões do condomínio. Em muitos momentos, em benefício da maioria, ele se vê em situações onde tem que tomar decisões nas quais  os interesses de alguns se verão frustrados. Sem falar no cumprimento de todas as obrigações impostas pelas diversas legislações, principalmente, em relação ao cumprimento das trabalhistas e pagamento de impostos e tributos.

SÍNDICO: Qual a principal virtude para ser síndico? Por que? 

Jean Carvalho: Talvez a tranquilidade e disposição de encarar desafios sejam as maiores virtudes para um síndico. Em muitos momentos ele terá que se ver frente a situações tensas, onde a calma e o bom senso serão muito importantes para a tomada de decisões. Terá que se envolver em planejamento e projetos em benefício de todos com o objetivo de manter e valorizar o patrimônio.

SÍNDICO: Quais são as principais obrigações do cargo? 

Jean Carvalho: Conforme definido em nosso Código Civil, artigo 1348, são nove as obrigações do síndico:

I – Convocar a assembleia dos condôminos;

II – Representar, ativa e passivamente, o condomínio, praticando, em juízo ou fora dele, os atos necessários à defesa dos interesses comuns;

III – Dar imediato conhecimento à assembleia da existência de procedimento judicial ou administrativo, de interesse do condomínio;

IV – Cumprir e fazer cumprir a convenção, o regimento interno e as determinações da assembleia;

V – Diligenciar a conservação e a guarda das partes comuns e zelar pela prestação dos serviços que interessem aos possuidores;

VI – Elaborar o orçamento da receita e da despesa relativa a cada ano;

VII – Cobrar dos condôminos as suas contribuições, bem como impor e cobrar as multas devidas;

VIII – Prestar contas à assembleia, anualmente e quando exigidas;

IX – Realizar o seguro da edificação.

Seu nome e CPF atrelado ao condomínio

SÍNDICO: Dizemos que o síndico é o representante legal do condomínio. O que isso significa? 

Jean Carvalho: Se encararmos um condomínio como se fosse uma empresa, é o síndico o dirigente desta empresa e o responsável pela prestação de seus serviços aos condôminos, assim como pelas questões gerais da gestão. É o síndico que representa o condomínio legalmente em repartições públicas, federais, estaduais e municipais, bem como em estabelecimentos privados. É quem contrata e assina os contratos de prestação de serviços dos fornecedores, empregados, autorizando, mandando receber ou pagar despesas. É quem manda admitir ou demitir empregados. É quem rescinde contratos. Tudo, claro, em conformidade com as leis, convenção e regimento interno do condomínio.

Quando o condômino é eleito síndico, seu CPF será registrado junto ao CNPJ do referido condomínio, passando o síndico a responder pelo condomínio por todas as obrigações inerentes a ele junto ao MTB, INSS e Receita Federal. Em relação às questões jurídicas, é o sindico quem irá comparecer às audiências representando e respondendo pelo condomínio.

SÍNDICO: Síndico pode não pagar cota condomínial? E sub-síndico? 

Jean Carvalho: Sim, desde que expressamente definido na convenção do condomínio ou por assembleias. Não é comum a prática de o subsíndico também ser isento do pagamento da cota condominial, mas, se for determinado em convenção ou assembleia, também pode.

SÍNDICO: Inadimplência tem sido uma preocupação constante dos síndicos hoje em dia. O que você indicaria para que se possa contornar essa situação ou mesmo evitá-la? 

Jean Carvalho: A inadimplência acontece muito em função da situação do condômino, portanto é algo muito difícil de evitar totalmente. Mas é possível contorná-la. Uma boa medida é quando da aprovação do orçamento e rateio das despesas, levar em consideração o percentual médio da inadimplência existente, assim você evita, já de partida,  arrecadar menos que o necessário para cobrir as despesas do condomínio.

Para a inadimplência que acontece de surpresa ou eventual, podemos dizer assim, a rapidez no processo de cobrança é importante, não deixando que leve muito tempo para que as medidas extrajudiciais sejam tomadas imediatamente. E, caso constate o surgimento de uma nova inadimplência, e essa venha a comprometer a arrecadação mensal e a quitação das despesas, é importante que seja feito o ajuste do orçamento e novo rateio de despesas seja realizado, e quitar, através de cotas extras, eventuais déficits orçamentários. Com isso, você consegue que a saúde financeira do condomínio não seja comprometida e que tenha reflexos nos serviços aos condôminos.

SÍNDICO: No caso de síndico morador, o que fazer para organizar melhor o atendimento dos condôminos sem que haja acionamentos inoportunos? 

Jean Carvalho: Estabelecer que o acionamento deve se dar através de livro de reclamações, e definir, se possível, um dia e horário da semana para que os condôminos possam fazê-lo pessoalmente.

SÍNDICO: No trato com os funcionários, existe regra básica para esse relacionamento ser estabelecido sempre de forma saudável?

Jean Carvalho: Utilizar as regras básicas e o bom senso no trato com pessoas é o principal, além, é claro, de ter bem definido e de amplo conhecimento dos funcionários, do quadro de horários e escalas de revezamento. Importante que os funcionários saibam exatamente realizar suas funções. Caso não esteja em seu melhor desempenho um acompanhamento realizado por outro empregado pode ser uma boa solução antes de se pensar em substituição.

A parceria da administradora na gestão

SÍNDICO: É responsabilidade do síndico um correto planejamento de despesas e receitas, certo? Quais os principais riscos de um planejamento mal feito? 

Jean Carvalho: O desequilíbrio financeiro é o pior dos problemas. Caso não seja dada a atenção necessária ao planejamento orçamentário, este pode trazer consequências sérias na vida financeira do condomínio e, por consequência, na dos condôminos. Realizar despesas intempestivas, desnecessárias e não planejadas, pode comprometer os serviços do condomínio, acarretando a suspensão de alguns destes serviços, podendo ocasionar a necessidade de rateios extras, reajuste da cota mensal e gerar bastante insatisfação entre os condôminos.

SINDICO: E quando não há candidatos para ocupar o cargo de síndico, o que fazer? 

Jean Carvalho: Bem, neste caso é preciso tornar o cargo atraente. Pode a assembleia, dependendo da convenção, estabelecer isenção da cota ou parte da cota, ou mesmo, estabelecer uma remuneração mensal. Se ainda assim persistir o problema, e dependendo do que estiver definido na convenção, contratar os serviços de um síndico profissional, que, no caso, a APSA oferece.

SÍNDICO: Qual o papel da administradora na gestão do condomínio? 

Jean Carvalho: O apoio técnico dado pela administradora permite dar mais condições ao síndico de lidar com as questões trabalhistas, tributárias e encargos sociais que atualmente são obrigatórios de cumprimento por parte do condomínio, liberando-o para maior atenção na gestão, permitindo grande conforto em relação aos diversos cálculos, retenções e geração de infinitas guias de recolhimento. É importante lembrar que erros que sejam cometidos ou provocados pela administradora são de inteira responsabilidade do síndico, gestor que tem seu CPF ligado ao CNPJ do condomínio, e é quem recebe todas as sanções oriundas dos erros, equívocos e omissões. Por este motivo, é imperioso o cuidado na escolha da administradora e de profissionais que terão esta responsabilidade, e que, diante de situações como estas, não fujam a elas. Também, com boas ferramentas de gestão financeira disponibilizadas pela administradora, o síndico tem plena condição de fazer o acompanhamento orçamentário de maneira mais eficiente, promovendo ajustes imediatos frente a qualquer descontrole detectado.

SÍNDICO: Como especialista neste mercado, como enxerga o cenário de condomínio para os próximos dez anos? 

Jean Carvalho: Vejo que haverá maior intensificação da fiscalização em relação às questões tributárias com maior exigência do poder público no cumprimento das regras estabelecidas. Já está previsto, para breve, a entrada em funcionamento do eSOCIAL, (Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas), integrante do sistema SPED. Com o avanço das ferramentas digitais, também acredito no aumento da interação entre os condôminos com maior participação na vida e decisões nos condomínios.

SÍNDICO: Deixe aqui uma mensagem/conselho para aqueles que acabam de entrar no cargo? Os chamados síndicos de primeira viagem… 

Jean Carvalho: Para os síndicos novos, que nunca tiveram uma experiência similar, é importante que conheçam, principalmente, as obrigações tributárias e trabalhistas que são inerentes a um condomínio. Cuidados em relações às questões que envolvam a segurança, tanto patrimonial como de pessoas, nas áreas sob a influência do condomínio. Não descuidem da questão financeira para evitar desordem orçamentária e aumento de gastos de forma desnecessária. Façam, com frequência e de forma transparente, a exibição das despesas realizadas, sempre respaldadas pela legislação, convenção, conselho e assembleias dos condôminos. E tenha sempre ao seu lado uma administradora que lhe dê ferramentas e condições que lhe permitam a realização de uma boa gestão.