Tem carta pra mim?

Texto: Gabriel Menezes

Em tempos de Facebook, WhatsApp, Skype ou até mesmo o já tradicional e-mail, enviar e receber correspondências não é algo necessário em boa parte do dia-a-dia, mas está longe de ser extinto. Por isso, principalmente, quando se trata de um condomínio – onde frequentemente são entregues cartas para diferentes destinatários – é preciso estar atento e seguir regras básicas de organização.

Para Henriette Krutman, síndica do Edifício Augusto Cesar Cantinho, em Botafogo, os problemas com correspondências em geral ocorrem quando há manuseio por parte de funcionários com baixa escolaridade ou desatentos. Por isso, é importante que o síndico delegue a função para uma pessoa específica. “É essencial escolher dentre os porteiros mais escolarizados e atentos, aqueles que terão o encargo de manusear as correspondências. Aqui no edifício, as cartas comuns são recebidas pelos porteiros credenciados (três dos seis que trabalham no condomínio). Eles as colocam nas caixas de correio dos moradores no próprio dia em que são deixadas pelo carteiro”, explica.

Já quando são cartas registradas ou Sedex, ela conta que os porteiros anotam no livro de protocolo a data e hora de chegada, interfonam para os moradores e entregam mediante a assinatura do destinatário ou um responsável. Caso ninguém esteja em casa, é deixada uma mensagem impressa embaixo da porta, informando que há correspondência na portaria. “Mesmo com toda essa organização, é importante que o síndico monitore a execução das entregas para evitar uma dor de cabeça em caso de uma correspondência perdida”, orienta.

Edson Luiz Brito, gerente do Condomínio Aquarela Peninsula, na Barra da Tijuca, ressalta que no caso das correspondências registradas é importante pedir para que o carteiro também assine o livro protocolo. “É mais uma maneira de se resguardar em casos de imprevistos”, diz.

Treinamento pode ajudar

No Condomínio Quartier Carioca, no Catete, as chances de ocorrerem problemas com correspondências são maiores do que em muitos outros lugares, já que ele possui oito blocos e portarias distintas. Por conta disso, os cuidados devem ser redobrados. De acordo com o gerente do condomínio, Ismael Vidinha, todos os funcionários da recepção passam por um treinamento para fazer o recebimento das correspondências. “Todas as correspondências são lançadas e carimbadas com a data e hora do recebimento e separadas por blocos e unidades. Quando são entregas registradas ou mercadorias, separamos e interfonamos para o condômino. As correspondências simples são separadas e, à noite, com o movimento mais tranquilo, a recepcionista as coloca nos escaninhos”, diz.

Segundo ele, dessa forma, raramente ocorrem problemas de extravio. “Quando ocorre, entramos em contato com o condômino e apuramos pelo circuito de TV colocado em todas as portarias. Se ainda assim não for solucionado, entramos em contato com a empresa responsável pela entrega”, afirma.

No caso de erros, o bom-senso

Mesmo com todos os cuidados, a possibilidade de uma correspondência ser entregue no apartamento errado ainda existe. Nessas horas, a única solução é que o morador a devolva na portaria para que ela finalmente chegue ao seu real destinatário. A discussão dessa questão em assembleias pode ajudar na conscientização para o tema. “Não existe mágica. O importante é ter o livro de registros e a devida atenção. Aqui no condomínio, quando acontece uma entrega errada, normalmente, os próprios moradores, mesmo que tenham aberto a correspondência, devolvem na portaria e pedem ao porteiro que entregue pessoalmente ao morador correto com as devidas desculpas”, conta Stella Alvim, síndica do condomínio Buena Vista, no bairro Santa Rosa, em Niterói.

Não existe uma legislação específica sobre a entrega de correspondência em condomínios. Por isso, são os próprios moradores e o síndico que devem definir, nas assembleias ou convenções, como elas serão feitas. A Lei 6.538/78 traz apenas algumas determinações específicas sobre o tema. Nos edifícios residenciais, com mais de um pavimento e que não disponham de portaria, é obrigatória a instalação de caixas individuais para depósito de objetos de correspondência. Nos estabelecimentos bancários, hospitalares e de ensino, empresas industriais e comerciais, escritórios, repartições públicas, associações e outros edifícios não residenciais de ocupação coletiva, deve ser instalado, obrigatoriamente, no recinto de entrada, em pavimento térreo, um local destinado ao recebimento de objetos de correspondência. Os responsáveis pelos edifícios sejam eles administradores, gerentes, porteiros, zeladores ou empregados são credenciados a receber objetos de correspondência endereçados a qualquer de suas unidades, respondendo pelo seu extravio ou violação.

Dicas para evitar problemas com as correspondências

* É essencial que o condomínio disponha de um livro de registro de protocolo. Nele, o responsável pelas correspondências registra o dia, horário e as condições da entrega. Quando o destinatário a recebe, ele também deve assinar o livro.

* Um bom auxílio para o recebimento de correspondências é que cada unidade tenha o seu próprio escaninho.

* O síndico deve definir funcionários responsáveis pelo recebimento das correspondências.

*As correspondências devem ser entregues ao seu destinatário o quanto antes. Em caso de ausência, o ideal é que ele seja avisado pelo condomínio por um documento impresso.