A marca da qualidade

Aline Durães

Até onde podem ir os prejuízos causados por uma administradora inabilitada para os serviços condominiais? Bem mais longe do que os síndicos inicialmente podem imaginar. O que não faltam são casos de unidades que, na busca por economia, contrataram empresas pouco conhecidas no mercado que ofereciam preços mais em conta. O preço que acabaram pagando pela escolha foi alto.

Especialistas afirmam que os prejuízos financeiros alcançam a casa das centenas de milhares de reais. Dívidas que passam para a conta dos condomínios, graças à irresponsabilidade de administradoras que desconhecem ou simplesmente deixam de cumprir obrigações tributárias e trabalhistas de seus clientes.

No caso do condomínio Ideale Office, com 254 salas e 17 lojas, em Jacarepaguá, ainda não se tem dimensão dos prejuízos. As contas da unidade estão sendo auditadas depois que o contrato com a antiga administradora foi rompido. Segundo o conselho condominial, faltavam informação e planejamento por parte da empresa. “A infraestrutura da administradora deixava a desejar e eles mesmos eram os síndicos profissionais escolhidos pela incorporadora do empreendimento”, conta José Daniel Brito Fraga, há dois meses à frente da gestão do condomínio.

Mas como diferenciar as administradoras profissionais e qualificadas daquelas que não possuem capacidade técnica para realizar o serviço que prestam? Para ajudar síndicos a responderem a essa pergunta, foi lançado, no último dia 25 de agosto, em solenidade realizada no Terraço Belvedere, no Centro do Rio de Janeiro, o Programa de Autorregulamentação da Atividade de Administração Condominial, também conhecido como Procondo. Capitaneado pela Associação Brasileira das Administradoras de Imóveis (Abadi), o Procondo foi um esforço conjunto de empresários e profissionais para regulamentar o setor imobiliário e de condomínios carioca.

Na prática, é um divisor de águas, já que institui oficialmente parâmetros de qualidade a serem seguidos pelas empresas interessadas em obter o selo e, assim, serem reconhecidas por clientes e potenciais clientes. “Para uma regulamentação ser bem feita, ela deve ser realizada por quem entende do assunto. Por isso, optamos por uma iniciativa como o Procondo, que é uma autorregulação do próprio setor de administração condominial. Dessa forma, conseguimos propor a melhor regulação possível, aquela que, de fato, determina o que é uma administradora e o que ela deve ter para ser confiável e proteger o cliente final”, pontua Fernando Schneider, vice-presidente da Abadi e diretor superintendente da APSA.

Um selo de reconhecimento

Ao estabelecer critérios técnicos a serem cumpridos pelas administradoras condominiais, o Procondo busca suprir a carência de um mercado que, por não ter qualquer barreira de entrada, acaba atraindo profissionais e empresas aventureiros, colocando em risco a saúde financeira de condomínios e o bem-estar de gestores e administradores condominiais. “Agora, você tem um selo que diz ao consumidor o seguinte: as administradoras certificadas cumprem todas as obrigações legais necessárias para cuidar de seu condomínio. Numa ponta, o síndico fica confortável e seguro em contratar uma empresa que tenha o Procondo. Na outra ponta, a administradora passa a ter sua atividade valorizada, pois tem um mecanismo para se diferenciar das empresas não idôneas”, afirma Fernando.

O vice-presidente da Abadi explica que um programa como o Procondo se torna especialmente necessário para criar valor junto ao síndico, personagem que ainda hoje reconhece pouco o trabalho técnico desempenhado pela administradora. “Infelizmente, a nossa atividade tem uma baixa percepção de valor no mercado. A sociedade não consegue entender o que uma administradora faz. Isso põe em risco tanto a valorização da atividade em si como o condomínio. Se você precisa contratar uma administradora, mas não sabe o que uma empresa desse tipo faz, então qualquer uma serve. Sendo que nosso trabalho envolve atividades importantes de recolhimento de impostos e pagamento de obrigações. É um trabalho técnico muito pesado. O consumidor final, entretanto, não consegue enxergar isso”.

Em um cenário de crise econômica, a situação se agrava, pois o mercado sem barreira de entrada fica ainda mais suscetível à ação de aventureiros. “Se um indivíduo não sabe o que fazer e o mercado não tem mecanismos que exija dele uma infraestrutura mínima para atuar, ele acha que pode entrar e administrar um condomínio. Por outro lado, como a crise torna o síndico — que não percebe valor em nossa atividade e não entende quais nossas reais atribuições — mais sensível a preço, ele acaba optando por uma empresa ou profissional que ofereça um preço menor. Mas isso é uma bomba relógio”, alerta Fernando Schneider.

“O Procondo inaugura uma nova forma de diferenciar administradoras capacitadas das empresas e profissionais liberais não-qualificados. Era necessário que a gente qualificasse o mercado imobiliário para incrementar a percepção de valor no nosso cliente final”, afiança Deborah O’Dena Mendonça, presidente da Abadi.

A criação de um selo como esse era um desejo antigo. Há mais de uma década, empresários e representantes do ramo da administração condominial manifestavam o interesse de criar uma autorregulação para o setor. “Antes, as empresas competiam e agora elas cooperam. Foram necessárias reuniões, encontros, autoconhecimento. Precisávamos ver que há espaço para todo mundo no mercado e que as trocas poderiam trazer ganhos para todos. As empresas foram entendendo que era necessário fazer um movimento a favor da valorização do mercado imobiliário. Mas isso levou tempo e só ocorreu graças a um amadurecimento do empresariado do setor”, explica Deborah.

Critérios de certificação

Para ser certificada pelo Procondo, antes de qualquer coisa, a administradora deve se inscrever no programa, junto à Abadi, e baixar o Guia para Certificação Procondo, no qual constam todas as orientações necessárias para a obtenção do certificado. Entre os requisitos básicos para uma administradora se candidatar ao Procondo estão o de ter mais de cinco anos de mercado e um capital social mínimo de R$ 200 mil. Mas esses não são os únicos. No total, a companhia deve cumprir uma lista com mais de 150 itens administrativos e técnicos para estar habilitada a receber o selo. São requisitos que buscam assegurar a qualidade da empresa nos âmbitos da gestão administrativa, tributária, de contratos, de Recursos Humanos e de assuntos jurídicos.

Todos esses critérios foram divididos em quatro categorias distintas. Há os itens excludentes, ou seja, aqueles que, se não forem atendidos, impedem a administradora de obter a certificação, ainda que ela tenha cumprido os demais critérios. Há também os itens normais, definidos como aqueles sem qualquer característica especial, obedecendo, como todos os demais, aos parâmetros de pontuação.

As duas últimas categorias são os itens vinculados — se a Administradora não atender a 75% dos itens vinculados, este será caracterizado como excludente. Se atender, será considerado normal — e os administrados, que se tornam excludentes ou normais, dependendo do resultado dos itens vinculados.

Feito o cadastro e conhecidas as obrigações a serem cumpridas, a administradora agenda uma visita da Bureau Veritas, empresa líder mundial em certificações e responsável pelo processo de auditoria do Procondo. A contratação de auditora externa, aliás, foi uma decisão do grupo gestor do projeto. A ideia é fornecer o máximo de neutralidade e transparência possível à inspeção. “Preferimos que o órgão fiscalizador fosse neutro e isento. A Abadi não é a fiscalizadora, mas sim uma apoiadora. Participamos do conselho e dos comitês, mas quem realiza as auditorias é a Bureau Veritas”, ressalta Deborah O’Dena Mendonça.

O trabalho da empresa auditora consiste basicamente em analisar documentos, entrevistar pessoas e avaliar condições da infraestrutura da empresa, com o objetivo de checar se ela está, de fato, dentro do padrão Procondo de qualidade. “Não tem nenhum segredo auditar uma administradora. Apenas verificamos os itens a partir do checklist elaborado pela Abadi. É importante ter uma auditoria externa, por causa da isenção. Como não temos compromisso com nenhuma administradora, não temos porque beneficiar uma ou outra. O trabalho é neutro”, conta Celso Galvão, auditor da Bureau Veritas que participou da primeira fase de certificações do Procondo.

A recomendação é que a auditoria seja realizada em dias consecutivos, previamente acordados com a administradora. A empresa deve disponibilizar um espaço de trabalho para os auditores. Entre os documentos cobrados pelos profissionais, estão contratos com os condomínios, atas de assembleia, registro CLT dos funcionários da administradora e de seus clientes, declaração negativa de débitos condominiais, previsões orçamentárias dos condomínios e comprovantes de recolhimento de impostos.

A existência desses arquivos ajuda a Bureau Veritas a verificar se a administradora tem condições de, entre outras coisas, cumprir com os acordos trabalhistas, fazer o pagamento correto das cargas horárias dos funcionários, analisar com atenção os contratos das prestadoras de serviços, lidar com funcionários e cuidar dos patrimônios do condomínio, mantendo sua saúde financeira.

Além da análise dos documentos, os auditores promovem entrevistas com alguns funcionários para entender as rotinas de trabalho. Somente depois disso, é que os resultados são comunicados. Caso não tenha atingido o grau indicado para certificação, a administradora deve corrigir os pontos apontados como inconformidades e marcar nova auditoria.

A validade do Procondo é de três anos. Passado esse tempo, a empresa deverá se submeter à nova auditoria. “Essa periodicidade é adequada. O serviço das administradoras é continuado. Como fazemos as mesmas coisas todos os meses, em larga escala, não é necessário realizar a avaliação de seis em seis meses ou de ano em ano. O espaço de tempo de três anos nos permite verificar a aderência da empresa a legislações e obrigações novas. É um tempo interessante para vermos se a administradora está cumprindo tudo de novo que surgir nesse intervalo”, explica o vice-presidente Fernando Schneider.

Vantagens para todos

A grande vantagem do Procondo é que ele oferece benefícios para todos os envolvidos nas atividades condominiais. Se, por um lado, ajuda a nivelar o mercado imobiliário, evitando que as administradoras tradicionais sofram concorrência desleal de profissionais aventureiros despreparados, por outro lado, dá ao síndico a segurança de poder fazer boas escolhas.

A partir do lançamento do selo, o gestor condominial passa a ter um critério importante na hora de decidir a administradora que contratará para cuidar dos assuntos administrativos de seu condomínio. Na hora de pesquisar uma administradora, é importante que o síndico verifique se a empresa pretendida tem o selo do Procondo. Assim, ele garantirá que seu condomínio vai contratar uma instituição gabaritada, com estrutura e capacidade para realizar todos os processos de gestão condominial dentro do que a lei exige. “Para os síndicos que buscam trabalhar com empresas idôneas, que querem ter tranquilidade, o selo é um adianto, um auxílio. A Abadi já tem, naturalmente, um papel importante de defesa dos interesses dos condomínios, mas ela trabalha sob demanda. Se um síndico reclamar de um associado da Abadi, ela apura as reclamações e denúncias, mas é reativa apenas. Com o selo, há mais um aliado”, pontua Geraldo Victor, Gerente Geral do Gestão Total da APSA. “Este selo deve ser bastante divulgado para que as pessoas, quando forem escolher uma administradora, possam exigir esse selo de qualidade. Isso fará com que as outras empresas melhorem ou saiam do mercado”, completa José Daniel Fraga, síndico do Ideale Office.

As vantagens do projeto foram tão bem recebidas pelo mercado que o modelo está sendo copiado por outros estados. A Associação de Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios de São Paulo (AABIC) já estuda implantar a certificação no estado. “Compartilhamos o escopo com a AABIC, que fez algumas adaptações e, em breve, também lançará um selo semelhante para o mercado paulista. Outras associações também querem o modelo, e nossa ideia é que este seja um projeto nacional. Um importante pontapé inicial foi dado com o Procondo”, enfatiza Fernando Schneider.

APSA entre as primeiras certificadas

No dia 25 de agosto, data do lançamento oficial do Procondo, foram conhecidas as primeiras administradoras certificadas pelo Programa de Autorregulamentação da Atividade de Administração Condominial. Como não podia deixar de ser, a APSA, uma das líderes do mercado e disseminadora de boas práticas no que tange à gestão de condomínios, estava entre as primeiras empresas que conquistaram o selo.

Embora reconheça e valorize a importância da certificação, ela não é surpresa para os gestores da empresa. “A APSA sempre primou pela correção. Por isso, ter o certificado não é novidade. É claro que é gratificante, porque mostra que estamos fazendo as coisas direito, mas ser certificada por um programa como o Procondo é mais do que obrigação da empresa. Temos que puxar as inovações e defender o mercado. Esse é o papel do líder de mercado”, conclui Fernando Schneider.

Embora tenha pouco tempo como cliente da empresa, o síndico José Daniel já percebeu as vantagens de ser credenciado a uma administradora certificada. “Escolhemos a APSA depois de uma rodada de negociação com outras administradoras. Pareceu-me uma excelente administradora e conseguimos fechar o contrato. A minha impressão atual é que fizemos a escolha certa. Em nenhum momento o quadro de funcionários deixou de demonstrar competência para a função exercida”, finaliza.