Mais do que siglas: obrigações

Texto: Aline Durães

CSLL, PIS, Cofins, INSS, FGTS. Esse conjunto de siglas, que representa alguns dos encargos e tributos a serem pagos por empresas e pessoas jurídicas no Brasil, assusta muita gente, principalmente aqueles que não estão familiarizados com assuntos tributários. Apesar de não ser simples, o tema merece atenção especial dos gestores condominiais.

Um condomínio é obrigado a recolher uma série de tributos e encargos. E, caso não realize o pagamento dentro do prazo previsto em lei, as multas e punições previstas podem colocar em risco a sua saúde financeira. A tributação em condomínios é recente. Até a década de 1970, os edifícios não possuíam sequer cadastro federal ou municipal. Com os anos, entretanto, os governos passaram a identificá-los como importantes participantes na movimentação tributária e começaram a cobrar encargos específicos, o que tornou as finanças dos condomínios mais complexas e contribuiu para deixar a gestão condominial mais próxima da praticada em empresas de porte menor.

Hoje, cabe ao condomínio pagar uma série de tributos relacionados a seus funcionários do quadro fixo, aos serviços que contrata de profissionais autônomos e empresas prestadoras, além de contribuições sindicais. “Temos um elevado número de tributos conferidos ao condomínio. É comum o questionamento acerca dessa quantidade de encargos. Apesar disso, não há como se esquivar do seu recolhimento. São obrigações e devem ser cumpridas”, lembra Fernando Schneider, diretor superintendente da APSA.

Embora questionada e até criticada por muitos gestores, a gestão tributária traz benefícios aos condomínios. Ela viabiliza o controle de todos os bens, direitos e obrigações, dando ao síndico e aos condôminos mais segurança e transparência na prestação de contas e transmitindo a eles a situação real daquele condomínio. E é também por isso que se tornou cada vez mais imperativo a necessidade da contratação de uma administradora composta por profissionais qualificados e permanentemente atualizados que ajudem a garantir essa saúde financeira. Graças a esse trabalho, é possível saber, por exemplo, se algum déficit é fruto da inadimplência dos condôminos ou de algum desequilíbrio entre receitas e despesas, o que torna mais fácil a tomada de decisões no âmbito condominial. Sem gerenciamento não há controle e não há como se precaver.

Obrigações trabalhistas
Apesar de sua natureza peculiar, que o diferencia de uma empresa comum, o condomínio emprega funcionários e, por isso, deve recolher os encargos trabalhistas. A unidade não declara, por exemplo, imposto de renda. Mas precisa, anualmente, informar ao governo sobre os rendimentos pagos a seus empregados, por meio da Declaração de Impostos Retidos na Fonte (DIRF).

Como empregador legal, o condomínio precisa assinar a carteira dos colaboradores, respeitando os benefícios estabelecidos em lei, como 13º salário e férias remuneradas. Na folha de pagamento, incidem os encargos do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS), que equivale a 8% do salário do empregado, e do Programa de Integração Social (PIS), que representa 1% da folha de remunerações. Além deles, há as contribuições previdenciárias, que exigem recolhimento de 20%.

A tributação dos prestadores de serviço
O condomínio necessita de um serviço. Sendo assim, basta contratar uma empresa idônea que executará o trabalho no tempo desejado e, então, será paga por isso. Certo? Sim, mas o processo não é tão simples quanto parece. Uma série de encargos e tributos deve ser observada na hora de efetuar este pagamento. Isso porque, assim como acontece com os funcionários do condomínio, os serviços prestados por empresas e profissionais autônomos à unidade também são passíveis de tributação.

A Lei 10.833/03 foi a responsável por incluir a tributação por serviços terceirizados na rotina contábil dos condomínios. Antes dela, o repasse de recursos para as diferentes esferas do governo não figurava entre as obrigações condominiais. “A grande mudança trazida com o advento da lei 10.833/03 foi a instituição de retenção de tributos e Contribuições federais também aos condomínios sobre os pagamentos de serviços, inclusive aqueles antecipados por conta de prestação de serviços para entrega futura”, explica o advogado Alexandre Frazão.

Uma das obrigações é a retenção de 11%, referente ao INSS, sobre o valor da nota fiscal emitida por cada serviço realizado no condomínio. Até mesmo o pró-labore do síndico, quando existir, também deve ter esse valor descontado para a previdência social. Ou seja, o condomínio deve reter 11% da remuneração do gestor, além de contribuir com 20% sobre a mesma base de cálculos.

PIS, Cofins e CSLL são outros tributos que merecem atenção na hora da contratação de uma empresa terceirizada. Se o serviço adquirido for superior a R$ 5 mil, esses encargos devem ser recolhidos. No total, representam 4,65% do valor final do serviço. Três por cento são referentes à Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social ou Cofins, destinada a financiar a seguridade social, que abrange a previdência social, a saúde e a assistência social. Um por cento vai para a Contribuição Social sobre o Lucro Líquido, conhecida pela sigla CSLL, que também tem como função apoiar financeiramente a seguridade social. Os outros 0,65% são destinados ao PIS, tributo que viabiliza o seguro desemprego e o abono para os trabalhadores que ganham até dois salários mínimos.

Além deles, desde 2008, os condomínios devem recolher também o Imposto sobre Serviço ou ISS. O caso deste tributo é especial, já que, por ser municipal, a cobrança varia de acordo com a Prefeitura, sendo necessário avaliar cada nota fiscal emitida em particular para checar se o encargo será ou não recolhido.

Contribuições sindicais
Se você chegou até aqui e acha que o número de tributos já é suficiente, saiba que não para por aí. Há ainda as contribuições sindicais patronais (pagamento que a unidade faz ao sindicato patronal de condomínios da sua região) e a de funcionários (recolhimento ao sindicato dos funcionários de condomínios). Recolhidas pelos empregadores no mês de janeiro e pelos trabalhadores em abril de cada ano, elas estão previstas pela Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT). Segundo o texto, estejam filiados ou não a sindicatos, todos os profissionais que integram uma categoria econômica ou profissional devem pagar o tributo.

Responsabilidade do síndico
O síndico é o responsável legal pelo condomínio e, quando o assunto é obrigação tributária, a premissa não é menos verdadeira. No caso de o condomínio estar inadimplente com os tributos e encargos que a legislação determina, caberá ao síndico responder por isso junto aos órgãos fiscalizadores. “A competência para realizar a fiscalização tributária é privativa dos próprios agentes fiscais – federais, estaduais e municipais – responsáveis pelos respectivos lançamentos”, salienta Fernando Schneider.

E não é apenas o gestor que pode ficar em maus lençóis por causa do descumprimento da lei: os conselheiros têm responsabilidade solidária e, neste caso, podem receber as sanções da lei caso não identifiquem irregularidades e solicitem o cumprimento das exigências legais.

Embora as penalidades variem de acordo com a esfera à qual pertence o tributo, no geral, a lei prevê multa aos infratores. O castigo financeiro pode recair sobre o condomínio, mesmo que ele seja um bom pagador. Isso porque, para os órgãos fiscalizadores, não basta recolher, é preciso informar o recolhimento aos órgãos competentes.

Como todas as despesas são rateadas entre os condôminos, fica fácil concluir que as punições provenientes da sonegação dos tributos e encargos acabem recaindo sobre a comunidade condominial, o que, no fim das contas, pode colocar em xeque a credibilidade do gestor. Para evitar esse transtorno, a dica é dar a devida importância ao assunto e acompanhar de perto o recolhimento das tributações: É possível acompanhar as retenções e pagamentos de tributos através do balancete de prestação de contas mensal feito pelo contador ou pela administradora do condomínio. No entanto, caso ainda haja dúvidas, os condôminos podem solicitar periodicamente à administradora as certidões negativas de débitos nos órgãos de competência de cada tributo.

Outro caminho possível é o síndico criar um checklist de encargos e impostos. Como cada tributo tem uma data específica para pagamento; com a lista, fica fácil acompanhar o trabalho realizado pela administradora e planejar o que se tem para pagar mês a mês. Caso o gestor constate que há algum tipo de irregularidade no recolhimento das obrigações de seu condomínio, “recomenda-se verificar a situação fiscal junto à Secretaria da Receita Federal e à dívida ativa da União”, sugere Fernando.

Importante lembrar que, assim como tantos outros documentos comprobatórios, as guias e comprovantes de recolhimento dos tributos e encargos pagos por funcionários, prestadoras de serviço e contribuições sindicais devem ser arquivados e guardados pelo síndico. Dessa forma, o condomínio estará preparado para o caso de a Receita Federal contestar os pagamentos anteriores e evitará ter de realizar novos recolhimentos.

O papel da administradora
Quando o condomínio é assessorado por uma administradora, fica muito mais fácil para o síndico lidar com tributos e encargos. Isso porque a parte tributária da gestão fica sob os cuidados da empresa, cabendo a ela efetuar as retenções, assim como gerar as guias de pagamento. Qualquer erro, no entanto, ainda que provocado pela administradora, é interpretado pelos órgãos fiscalizadores como responsabilidade do gestor que, no fim das contas, é quem acaba sofrendo as punições. Daí a importância de optar por profissionais qualificados que tenham experiência e tradição para cuidar do assunto. E o diretor superintendente da APSA completa: “Penso que em tempos atuais, é mais difícil o condomínio deixar chegar ao extremo, até mesmo porque já existem inúmeros serviços direcionados à administração condominial que favorecem a fiscalização e o trabalho do síndico nessa questão. Nesse sentido, a figura das administradoras é muito importante, pois, dentre suas funções, está a de oferecer ajuda e respaldar o síndico nos assuntos relacionados à tributação condominial”.

Edgar Poschetzky, coordenador da APSA em uma modalidade de serviço onde a própria administradora é a síndica na gestão de condomínios clube, offices e corporates, conta que já precisou resolver a situação de condomínios que chegaram sem conseguir emitir certidões negativas de débito. “Tivemos de analisar as pastas de prestação de contas antigas para identificar as falhas e, então, providenciarmos os acertos necessários”, explica.

Segundo Edgar, os condomínios com um número grande de unidades administrados pela APSA, notadamente os condomínios clube, offices, corporates etc. requerem ainda um trabalho mais minucioso, que levam em conta a natureza e o prazo de cada obrigação tributária. “Temos uma célula específica para efetuar os pagamentos desses condomínios. Essa célula é necessária principalmente em função das diversas legislações. Nossos funcionários recebem treinamentos constantes acerca das leis vigentes de forma a garantir que os condomínios cumpram todas as obrigações fiscais”, pontua.

Para otimizar o trabalho e não deixar furos, a APSA conta com sistemas programados para reter automaticamente os impostos devidos. Mensalmente, envia ao condomínio uma pasta de prestação de contas com todos os documentos fiscais, o que serve para comprovar os débitos realizados ao longo do mês na conta do condomínio com a administradora. Além disso, quando solicitada, a administradora providencia a obtenção, por meio de despachante, das certidões negativas de débitos. “Para que nosso serviço seja sempre de excelência, é imprescindível que a gestão contábil e financeira do condomínio seja eficiente. Por isso, é tão importante garantir que nossos condomínios não sofram qualquer penalidade pelo não cumprimento das legislações fiscais”, aponta Edgar.

Maria Cecília Viana, síndica do Porto Venere, vem sentindo na pele as consequências da desatenção com as obrigações tributárias. Assim que assumiu, há cerca de três anos, a gestão do condomínio de 48 unidades, localizado na Tijuca, ela checou os balancetes com a descrição dos recolhimentos de encargos e tributos. Durante a pesquisa, percebeu que a antiga administradora deixou de recolher o INSS de um dos prestadores de serviços do edifício, embora o tributo tenha sido pago tanto pelo profissional como pelo condomínio.

Hoje, está acionando judicialmente a antiga empresa que não quer assumir a responsabilidade pelo erro. “Junto com meu gerente de conta da APSA e com a assessoria jurídica da Schneider Associados, estou correndo atrás dos direitos do condomínio. Até porque sei que, se não fizer isso, nós teremos prejuízos e ainda posso responder judicialmente, já que sou síndica”, afirma.

Apesar de ser veterinária, Cecília tem em sua formação acadêmica um curso de Administração Hospitalar e, durante muito tempo, trabalhou no setor de Compras de uma clínica. A experiência profissional preparou a síndica para lidar com os assuntos tributários do Porto Venere. “Por mais idônea que a administradora seja, pode acontecer algum erro e, nesses casos, o síndico tem de estar atento”, pontua a síndica que, diariamente, acessa a área exclusiva do site da APSA para verificar pagamentos e, a cada mês, confere os balancetes enviados pela sua administradora.