Um tour pelo setor de Contas a Pagar

Élson Gonçalves é síndico do Condomínio Elisa Maria, no Catete, há 34 anos. Durante todo esse tempo, já perdeu as contas de quantos fornecedores contratou e de quantas vezes precisou efetuar pagamentos a terceirizados por serviços prestados ao seu edifício. Em mais de três décadas, ele afirma não ter enfrentado problemas relativos às contas do Elisa Maria: o condomínio nunca atrasou um pagamento, recolheu todos os impostos previstos e sempre cumpriu os prazos de vencimento de suas contas.

O que Élson desconhece, e a maioria dos síndicos também não sabe, é que para a rotina financeira de seu condomínio ser tão pontual existe um grupo de profissionais que trabalha arduamente no setor de Contas a Pagar (CPAG) da APSA. Uma equipe robusca, que cuida de 2.700 edifícios e administra cerca de 35 mil pagamentos por mês. O CPAG se responsabiliza por todas as notas fiscais emitidas por prestadores de serviço e fornecedores contratados pelos condomínios para executar atividades de natureza diversas, que vão desde obras de conservação geral até despesas fixas com a manutenção de itens, como os elevadores, por exemplo.

O trabalho desses profissionais começa quando o condomínio contrata um determinado serviço terceirizado. Depois de firmar o contrato e de o serviço ser concluído, a empresa encaminha a nota fiscal ao síndico que, então, autoriza o pagamento e repassa o documento à administradora para que ela quite a dívida. “O Contas a Pagar garante segurança e tranqüilidade aos gestores. Eles podem se concentrar na pesquisa das melhores empresas e serviços para o seu condomínio, sabendo que a parte de pagamentos ficará a cargo da administradora”, explica Rodolfo Chianello, gerente de Backoffice, setor que engloba o Contas a Pagar.

O sistema funciona com duas opções de pagamentos. Na primeira delas, o síndico envia a nota fiscal para a administradora via malote. Os profissionais do CPAG pagam via remessa eletrônica diretamente para a conta bancária  do prestador de serviço. Na segunda opção de pagamento, o próprio profissional vai até a administradora, em posse da nota fiscal já assinada pelo síndico, e recebe um cheque pelos serviços prestados.

Fernando Schneider, diretor superintendente da APSA, alerta, no entanto, para a grande facilidade do pagamento eletrônico. “Síndico esperto paga via remessa. É mais fácil, e mais barato para o condomínio, e não só para aqueles que trabalham com uma administradora. Alguns síndicos já nos solicitaram a opção de poderem pagar via site da APSA, e por que não?”, destaca. Seja da forma que for, em uma coisa todos são unânimes: é preciso se programar com antecedência, afinal de contas, só assim é possível para o condomínio melhor administrar a sua vida financeira, evitar saldos devedores e as tão odiadas cotas extraordinárias.

“Mexer com o dinheiro alheio é algo muito sério, que tira o sono de muita gente. Nesse trabalho, confiança e atenção são itens indispensáveis. Por isso, oferecemos condições de trabalho para que nossos profissionais consigam executar o serviço com o máximo de eficiência possível. Além disso, a APSA tem uma série de controles e auditorias internas para garantir a lisura do processo”, destaca Rodolfo.

Um serviço eficiente
Para acompanhar a eficiência do Contas a Pagar e otimizar cada vez mais o serviço, o setor é mensalmente avaliado segundo alguns indicadores de qualidade. Um deles é calculado dividindo-se a quantidade de lançamentos estornados, ou seja, que apresentaram algum erro, pelo número total de pagamentos realizados no mês. “A meta estabelecida para indicar eficácia do serviço é de 0,15%. No mês de fevereiro, o índice ficou em 0,001% e fizemos 30 mil pagamentos!. No outro indicador, que mede a quantidade de condomínios afetados por mais de um estorno no mês, batemos 0,08% e o limite é 0,3%. Como a gente lida com material humano, o erro é inevitável. Mas esses índices são importantes para medir nosso desempenho”, observa Rodolfo.

Para o cumprimento das metas de trabalho, o setor tem uma rotina que envolve a conferência de todos os recibos que passam por ali. Se, mesmo assim, um pagamento foi efetuado de maneira equivocada e gerou prejuízo ao condomínio, o Contas a Pagar não hesita: faz o ressarcimento do valor em até 48 horas. “Se gerou prejuízo financeiro, a gente não discute, admitimos o erro, ressarcirmos o valor com recursos da própria APSA e depois corremos atrás dos fornecedores para reaver a diferença. O estorno e a devolução são imediatos. Isso é regra da casa, é importante que o cliente tenha seu problema resolvido o quanto antes”, explica Rodolfo.

Regras pra valer
A segurança dos condomínios é ponto prioritária na prestação de serviços da APSA. Por isso, os profissionais do Contas a Pagar são criteriosos e exigentes quanto às notas que chegam até eles. O pagamento somente é liberado ao fornecedor mediante a apresentação da nota fiscal física. Além disso, não pode haver rasuras ou adulterações nos recibos. Notas vencidas também são desconsideradas. “A gente cumpre as regras nem que para isso seja necessário criar um imbróglio com o fornecedor. Se a nota não está de acordo, o Contas a Pagar rejeita, o que obriga os prestadores de serviços a voltarem até o síndico e solicitarem uma carta de retificação”, esclarece Rodolfo Chianello.

A rigidez das regras vale, inclusive, para os sindicos e gestores condominiais. Embora os síndicos possam sacar quantias de conta condominial administrada pela APSA para efetuarem serviços e comprarem produtos para suas unidades, eles precisam prestar contas e enviar os comprovantes de pagamento e notas fiscais emitidas pelos contratados. É como se o gestor fizesse um empréstimo para cobrir eventuais dívidas e, depois, tivesse de comprovar todos os gastos realizados.

O síndico Élson Gonçalves conhece bem o sistema de cobrança de comprovantes. Recentemente, enfrentou problemas com um fornecedor por conta de uma nota fiscal que não foi apresentada ao Contas a Pagar. O gestor do Catete pediu um adiantamento para comprar as câmeras do sistema de segurança do edifício Elisa Maria. O profissional contratado para a instalação dos objetos ficou de entregar as notas fiscais do serviço diretamente na agência da APSA, mas não cumpriu a promessa e deixou em aberto um débito na conta do condomínio. “O pessoal das agências é sempre orientado a explicar a importância das notas para justificar o adiantamento sacado. Isso ajuda a manter o controle dos gastos por parte do síndico e oferece transparência na prestação de contas, tanto para ele como para os demais condôminos”, sublinha o gerente Rodolfo Chianello.

Diferenciais
O gerente de Backoffice pontua ainda um aspecto que confere credibilidade às transações financeiras realizadas no CPAG. “A gente é bem criterioso com a questão dos impostos. Muitas pessoas chegam até nós, reclamando, dizendo que outras empresas não recolhem os impostos. Mas não adianta, a APSA prima por isso. É a segurança de nossos clientes. E se houver uma fiscalização, somos co-responsabilizados pelos erros e respondemos judicialmente por eles”, explica Rodolfo.

Boa parte da qualidade do trabalho executado pelo CPAG está na estrutura centralizada do serviço. A centralização possibilita maior agilidade e padronização dos processos. Outro ponto alto do setor são os funcionários de atendimento. Eles são  responsáveis pela recepção das notas fiscais que chegam via malote. São  eles quem analisam os dados da documentação, conferem assinaturas, verificam a incidência de impostos e validam a nota..

“Como o pagamento da APSA é feito em um tempo muito curto – às vezes, na hora, e na maioria das vezes em até 48 horas, é fundamental enviar a nota fiscal com 48 horas de antecedência do vencimento ou até antes, se for possível”, sugere Rodolfo.

O síndico Élson Gonçalves endossa a prática e não abre mão das praticidades oferecidas pelo pagamento de contas mediado pela APSA. “Eu não quero mexer com dinheiro. Para mim, é mais seguro apenas autorizar as notas e os pagamentos ficarem a cargo da APSA. Em 34 anos, nunca tive problemas com isso”, conclui o gestor do Catete.
Texto: Aline Duraes