Quando o espaço criado para melhorar a comunicação vira palco de confusão, o que fazer?

Confira alguns cuidados essenciais para enfrentar o desafio da gestão de grupos de WhatsApp em condomínios

Em meio à crescente digitalização das comunicações residenciais, os grupos de WhatsApp surgem como ferramentas indispensáveis nos condomínios, prometendo facilitar o diálogo entre moradores e funcionários. A gestão desses grupos digitais, no entanto, carrega desafios únicos para os administradores, que devem equilibrar a liberdade de expressão com a manutenção da ordem e do respeito mútuo.

“Os grupos de WhatsApp e outras funcionalidades do aplicativo, quando usados sabiamente, podem ser benéficos para os condomínios. Percebo que muitos dos problemas enfrentados nesses ambientes decorrem da falta de comunicação e diálogo. Um aplicativo amplamente utilizado no dia a dia, sem dúvida, pode facilitar essa interação”, opina Carlos Dantas, diretor da Garden Administração e sócio do Curso Aprimora, que promove capacitação na área condominial e imobiliária.

Ele frisa, no entanto, que o uso consciente do aplicativo é essencial. Na Garden, é adotada uma abordagem de gestão participativa e democrática, formando um grupo com os membros da administração (síndico, subsíndico e conselheiros), onde cada um tem liberdade para compartilhar mensagens. Esse canal facilita a atualização sobre atividades cotidianas e a divisão de decisões menores, evitando a necessidade de assembleias.

“Para interagir com os moradores, prefiro evitar grupos, pois a disseminação de informações não verificadas ou fofocas pode comprometer a harmonia do condomínio. Prefiro usar listas de transmissão para comunicar com os condôminos. Observo que alguns colegas optam por criar grupos onde apenas os administradores podem postar, o que é outra estratégia válida para manter a comunicação clara e direta”.

Dantas acrescenta que, no caso dos grupos, gosta de definir as regras no status: “Escrevo, por exemplo: grupo fechado e exclusivo para moradores do condomínio, para facilitar comunicação e tomada de decisões administrativas. Sem venda, política ou assuntos fora do contexto do Condomínio. Membros que insistem em postar assuntos fora destes contextos, infelizmente, serão excluídos, para manter harmonia no nosso grupo”.

A privacidade, salienta, é outro aspecto importante. Neste sentido, ele diz que pede autorização de cada pessoa antes de adicioná-la a um grupo, já que o seu número será inevitavelmente compartilhado com os outros membros.

Administradores de grupos podem ser responsabilizados legalmente. Entenda.

O administrador de um grupo WhatsApp pode ser responsabilizado legalmente caso não reaja adequadamente a determinada situação. A explicação é do advogado André Luiz Junqueira, especializado em Direito Condominial e sócio do escritório Coelho, Junqueira e Roque Advogados.

“Isso por acontecer, por exemplo, se um integrante do grupo é xingado por outro e nada é feito; se um conteúdo de propriedade intelectual é compartilhado sem a devida autorização; se uma foto íntima é compartilhada e nada é feito; dentre outras diversas situações”.

Ele explica que para evitar transtornos, o primeiro passo é decidir se o grupo de WhatsApp é oficialmente do condomínio ou não. Apesar das responsabilidades do administrador do grupo serem as mesmas, quando é um grupo oficial, este deve estar em harmonia com as regras do condomínio. De resto, deve-se ter as preocupações que passamos no questionamento anterior.

“A partir daí, o primeiro passo é divulgar adequadamente as regras do grupo. A comunicação resolve a maior parte dos problemas. Periodicamente, vale a pena relembrar a existência de regras. O melhor momento para isso é quando um novo membro passa a integrar o grupo. E o segundo passo é jamais negligenciar a aplicação das regras e advertir adequadamente o transgressor quando for adequado. Do contrário, ficará parecendo que as regras não têm qualquer utilidade e que serão tolerados atos irregulares”.

O advogado explica que quando um membro não respeita as regras, mesmo após ser advertido, é preciso levar em conta algumas questões antes de tomar uma atitude:

“Em primeiro lugar, deve-se consultar o regimento do grupo para tal procedimento. Inclusive, se ele não existe, recomendamos que seja criado. Em termos gerais, existem dois tipos de expulsão: a imediata, que é necessária para conter atividade potencialmente nociva, para depois se apurar os fatos e manter ou reverter a expulsão. Essa modalidade pode ser substituída pelo recurso de travar mensagens de todo o grupo. A outra é a expulsão não imediata, onde há tempo para ouvir as partes antes de tomar a decisão”.

Sobre a documentação e arquivamento das comunicações realizadas através do grupo de WhatsApp do condomínio, ele diz que tudo deve ser feito em conformidade com a Política de Proteção de Dados Pessoais e outros ajustes que podem e devem ser aprovados na Assembleia. Via de regra, é possível guardar o arquivo por prazo indeterminado, até porque todos que adentram no grupo devem estar legitimados para ali permanecerem e terem acesso aos dados, mas é algo que deve ser avaliado.

“É importante estar atento às regras. O condomínio e/ou o administrador do grupo podem ser alvo de questionamentos extrajudiciais ou judiciais. A verdade é que eventual relação conflituosa entre os moradores ou entre membros da administração podem ter no grupo de WhatsApp um novo campo de batalha. Nunca se deve subestimar eventual animosidade entre esses atores, tampouco deixar de consultar advogado especialista para trabalhar bem a integração jurídica dos grupos de WhatsApp na gestão do condomínio”.

Por: Gabriel Menezes