Porque você precisa de atenção na gestão de encomendas e correspondências nos condomínios

Com a proximidade das confraternizações e festas de fim de ano, existe um aumento natural no volume de entregas por delivery e compras no e-commerce. Com isso, o fluxo dessas entregas nos condomínios é diretamente impactado, o que mostra a necessidade de investimento nessa gestão, com regras claras e cautela no recebimento e distribuição interna. Afinal, conforme estabelece o artigo 22, da Lei Postal 6.538/78, o condomínio possui responsabilidade sobre todas as encomendas entregues na portaria. 

Mas como evitar problemas na distribuição interna dessas entregas e até extravios? E quais seriam as melhores práticas para adotar?

Segundo pesquisas do setor, desde o surgimento da pandemia o volume de encomendas e deliverys em prédios residenciais cresceu entre 40% e 70%, variando de acordo com cada tipo e perfil do condomínio. Esses números mostram que o que já constituía um desafio aos síndicos e administradores agora tem se intensificado. Além de especial atenção, regras claras e cautela por parte do condomínio, nos últimos anos foi mais do que necessário o estabelecimento de novos critérios para organizar as entregas que cresceram bastante no período da pandemia.

Para o síndico profissional, Jirdel Araújo, é fundamental estabelecer regras por escrito no regimento interno do condomínio, fruto da participação e decisão dos condôminos em assembleia, para legitimar o procedimento a ser implementado. “Se o seu condomínio não tem regras relacionadas às entregas em regulamento interno, faça uma Assembleia para deliberar sobre o assunto e divulgue-as amplamente, assim você se resguarda, estabelece limites e orientações para todos, a fim de evitar transtornos com extravios e trocas de correspondências”, recomenda.

Os responsáveis pelos edifícios, sejam os administradores, os gerentes, os porteiros, zeladores ou empregados são credenciados a receber objetos de correspondência endereçados a qualquer uma das unidades, respondendo pelo seu extravio ou violação. “E, em caso de perda, extravio ou apropriação indevida por parte destes, a responsabilidade recairá sobre o condomínio para reparação civil, conforme o artigo 151 do Código Penal. Caso o morador se sinta lesado por uma perda ou extravio de cartas e entregas, poderá até acionar o condomínio judicialmente”, salienta Jirdel.

Nesse cenário, poder contar com novas tecnologias que ajudem os moradores a receber correspondências e encomendas com segurança, agilidade, e principalmente com comodidade, pode ser a solução que o seu condomínio precisa para otimizar sua gestão de encomendas, diminuir riscos, e melhorar a convivência interna, já que que essa simples função pode causar grandes transtornos.

Se você utiliza uma solução digital, o risco de extravio por falta de atenção de um funcionário é bem reduzido, pois todas as correspondências estarão registradas no sistema e o morador recebe lembretes automatizados até que ele retire a correspondência.

Melhores práticas e novidades no setor

Apesar de algumas tecnologias não exigirem mudanças extremas, é comum que as pessoas precisem de um tempo para se adaptarem. Afinal, são mudanças que afetam a rotina de todos os moradores. Uma opção prática para realizar o recebimento de encomendas em condomínios de pequeno e médio porte, são as centrais de interfonia coletiva. 

Existem modelos completos no mercado, compostos por centrais para 4, 8, ou 12 apartamentos, com interfones internos, chaveiros de acesso, fechadura elétrica, botoeira e sensor de abertura. Esse tipo de kit é ideal para prédios sem portaria. 

Outra alternativa para condomínios maiores é o recebimento de encomendas por meio da comunicação via porteiro eletrônico ou videoporteiro. Alguns modelos de portaria eletrônica possuem a função “siga-me”, que direciona a chamada do porteiro para o número de celular do morador, o que garante ainda mais praticidade na comunicação. Já o videoporteiro apresenta as mesmas funcionalidades, mas com a possibilidade de visualizar o visitante ou entregador por meio de uma câmera integrada ao equipamento, o que contribui com a segurança.

Os armários inteligentes também já são uma tendência no mercado, segundo Fabiana Albuquerque, Coordenadora Geral da Interport, empresa especializada em novas tecnologias para residências, empresas e condomínios. “Conhecidos também como caixas de correio inteligentes, esses armários são uma inovação que trazem comodidade e segurança para todos os moradores, na Interport chamamos de i-locker. Ele é capaz de armazenar, notificar em tempo real a armazenagem da entrega, e gerar um código exclusivo de retirada para o morador sobre a chegada da encomenda, acessadas apenas com um QR Code gerado na hora da entrega, sem depender de terceiros para receber. Quando uma encomenda é alocada no armário inteligente pelo entregador, o morador é notificado em seu celular (via aplicativo, SMS, e-mail, whatsapp, como preferir) ou seja, é um sistema altamente inteligente”, explica. 

Existem diversos tamanhos e modelos, até térmicos para armazenar alimentos e opções para lavanderia. “Hoje a tecnologia está muito mais aliada à segurança para proporcionar mais autonomia e conforto para a vida dos moradores de condomínios e residências”, finaliza Fabiana.

Vale lembrar que, embora não haja um livro de protocolo de recebimento dessas encomendas, é de responsabilidade da empresa ou condomínio mantenedor do sistema, a guarda dos objetos alocados nos armários inteligentes até sua retirada.

Os sistemas de controle de acesso em áreas estratégicas também é mais uma opção para garantir a segurança na hora do recebimento de encomendas e correspondências. Após o recebimento da encomenda, o acesso à área de armazenamento pode ser restrito, sendo feito apenas por meio de controladores de acesso. 

Desta forma, a pessoa só poderá entrar no local a partir de uma senha numérica, biometria (facial ou digital) ou tags de aproximação. Em complemento, o monitoramento do local pode ser realizado por um circuito formado por câmeras posicionadas de forma estratégica, além de sensores de presença integrados a um sistema de alarme.

Por: Juliana Marques