Comunicação nos condomínios: Saiba como se comunicar com qualidade com os moradores

Melhorar a comunicação no condomínio deve estar entre as prioridades do síndico. Conheça as principais ferramentas utilizadas

Por Fabiana Oliva

Uma das atividades primordiais do síndico é se comunicar de forma eficiente com os moradores dos condomínios, esclarecendo e divulgando normas internas, mudanças, assuntos importantes e urgentes. Para a Síndica Profissional, Rita Porto, a comunicação eficiente é crucial na gestão de um condomínio, pois promove a transparência, evita mal-entendidos e conflitos, e fortalece a convivência entre os moradores. Entre as ferramentas que ela mais utiliza para se comunicar com os moradores estão o e-mail, grupos de whatsapp, aplicativos para condomínios, redes sociais privadas, murais físicos, quadros de avisos e painel eletrônico em elevadores.

A Síndica Profissional e CEO da Fácil Gestão Assessoria Condominial e Empresarial, Fátima Araripe, também acredita que uma boa comunicação gera melhor entendimento entre o síndico e os moradores, garantindo mais empatia e menos conflitos ou desentendimentos na compreensão da mensagem trocada entre os envolvidos. As principais ferramentas de comunicação utilizadas atualmente para a divulgação de informações internas são os grupos fechados de whatsapp, administrados pelos síndicos, e-mails, site da administradora ou aplicativos para condomínios.

O comunicado é uma das ferramentas mais utilizadas pelos gestores para disseminar informações relevantes e de interesse dos moradores. Rita destaca os assuntos mais abordados nesse tipo de comunicação: “Os avisos de reuniões e assembleias, manutenção e melhorias nas áreas comuns, questões financeiras como rateios e orçamentos, eventos sociais e atividades do condomínio, além de regras e normas do prédio. Enviamos também avisos de emergência, novidades sobre obras e manutenções, comunicados de segurança e informativos sobre eventos e reuniões”, revela.

Tecnologia em alta

Em tempos de tecnologia, o WhatsApp é muito utilizado atualmente para manter um bom diálogo com o público. Uma ferramenta rápida, moderna e prática, mas que também pode gerar muitos conflitos e atrapalhar a comunicação com os moradores. Conforme Rita, o aplicativo é um excelente canal para encaminhamento de avisos rápidos, comunicações de emergência e troca de informações imediatas. Porém, pode levar a problemas, como informações desencontradas ou exageradas, conflitos entre os condôminos e excesso de mensagens com conteúdo irrelevante.

Os grupos de WhatsApp são criados para agilizar discussões e soluções, mas regras são feitas para que todos tirem dúvidas e respondam perguntas, evitando desentendimentos e conclusões equivocadas. “As regras incluem respeitar horários para mensagens, evitar assuntos pessoais ou de caráter polêmico, manter a conversa focada em assuntos do condomínio”, relata Rita.

Já Fátima Araripe, destaca como deve ser a comunicação via aplicativo de Whatsapp. “Grupo fechado e o síndico deve ser o único administrador, colocando somente informes e avisos sobre ações que acontecem dentro do condomínio para conhecimento dos moradores. Evitar grupo de whatsapp aberto para que moradores possam encaminhar mensagens, e assim não se tornar um grupo de “fofocas” que não agrega nada de bom para ninguém”, aconselha.

Os Apps de Condomínios são outra tecnologia muito buscada hoje em dia. A ferramenta centraliza as informações em uma única plataforma, facilitando o acesso a avisos, regras e documentação. Os benefícios abrangem notificações em tempo real, acesso a reservas de espaços comuns, facilitação de pagamentos, prestação de contas e criação de fóruns para a discussão de assuntos do condomínio.

Fátima explica que os apps agilizam a divulgação dos comunicados e são de mais fácil acesso aos moradores, por estarem instalados nos celulares, podendo ser consultados a qualquer momento. “Temos o benefício da acessibilidade e rapidez de divulgação dos comunicados e informações necessárias serem repassadas aos moradores de forma transparente. Dentro dos aplicativos temos reserva de espaços ou áreas comuns, consulta aos comunicados, segunda via de boleto, classificados, ramais dos interfones, descontos oferecidos por empresas parceiras, cadastro de vagas e tags de carros, controle de visitantes e moradores, alertas com envio de mensagens via Whatsapp ou e-mail para moradores. Eles avisam também sobre entregas de encomendas na portaria”, relata.

Confira as dicas de Rita Porto para inovar e melhorar a comunicação com os moradores:

• Incorporar métodos interativos, como enquetes e feedbacks;
• Utilizar vídeos ou áudio para comunicados mais complexos, pois faz toda a diferença, pois na escrita, pode não conseguir transmitir a mensagem como ela deva ser transmitida;
• Criar um canal de sugestões anônimo;
• Promover eventos presenciais para fortalecimento de laços;
• Manter uma comunicação regular, mas não excessiva, para manter o interesse dos moradores.

Fátima também traz recomendações para os gestores que desejam incrementar a comunicação nos condomínios. “Sugiro criar mais eventos ou atendimentos personalizados para os moradores sanarem dúvidas e para aumentarem a ambiência, proximidade entre síndico e moradores. O gestor deve efetivamente gerir o condomínio de forma humanizada, pois a tecnologia não irá substituir uma boa comunicação feita olho no olho”, disse.

Confira também os principais erros de comunicação que devem ser evitados nos condomínios, conforme Rita Porto:

• Falta de clareza: Mensagens confusas ou ambíguas podem gerar dúvidas;
• Comunicação unilateral: Ignorar feedbacks dos condôminos;
• Falta de periodicidade: Não enviar comunicados regulares pode deixar os moradores desinformados;
• Uso inadequado da tecnologia: Não adaptar a comunicação ao perfil dos moradores;
• Desconsiderar a diversidade: Não levar em conta a diversidade de idiomas ou formatos compreensíveis para todos.