Muitas vezes subjugada ou colocada em um lugar secundário, a comunicação vem se tornando cada vez mais importante em diversos segmentos da sociedade. Não apenas nas instituições, nas empresas e nas relações interpessoais, mas também em esferas específicas, como é o caso dos condomínios.
O conceito de gestão colaborativa e de horizontalização de processos torna ainda mais importante e evidente o papel de uma boa comunicação. Pense no cenário dos condomínios. Hoje, comunicar bem é tão eficaz quanto as demais ferramentas de gestão. Além de evitar problemas, surpresas e confusões, uma boa interlocução entre síndico, condôminos e demais atores que participam dessa rotina é essencial, gerando um sentido de comunidade.
“A harmonia e uma boa comunicação entre os funcionários, moradores e a administração do prédio facilitará o papel de todos, gerando um ambiente acolhedor e de respeito, evitando possíveis ruídos ou crises, como a famosa rádio-corredor. As pessoas precisam se sentir informadas, participantes e envolvidas, sentindo que a participação delas é essencial para o funcionamento e tranquilidade do prédio”, diz Leonardo Azevedo, jornalista e consultor com 11 anos de atuação na área de Comunicação Interna, e atualmente na Fiocruz.
Ele cita as ferramentas digitais como e-mail, SMS, redes sociais, e APPs como o WhatsApp e o Telegram, como fundamentais neste diálogo. Para ele, essas “novidades”, que nem são tão novidades assim, hoje, possuem papel de protagonismo.
“São ferramentas importantes, pois são acessíveis e já são conhecidas de boa parte da população. Elas possibilitam ainda o envio de mensagens rápidas e emergenciais em diferentes formatos. Recomendo, no caso do WhatsApp, utilizar uma lista de transmissão. Desse modo, apenas o síndico receberá as mensagens dos moradores, mas todos os residentes receberão as mensagens da administração”, diz o especialista.
E é claro que, em todo tipo de sistema de comunicação, há regras.
“Utilize a versão Business do WhatsApp, separando a sua vida pessoal da função de síndico. Algumas situações devem ser evitadas, como discussões e embates mais calorosos sobre política, religião, questões sociais, entre outros temas. E não caia na tentação de participar de grupos paralelos do prédio, como da academia, do futebol, da aula de dança, do grupo de oração… Assim você evita cobranças em ambientes que não administra e não tem controle”, cita.
As ferramentas tradicionais também têm sua importância, tais como os avisos nos murais e as circulares. O livro de comunicados/reclamações, por exemplo, não deve ser subestimado, afinal, ainda funciona como um dos principais canais de comunicação, valendo inclusive, como prova jurídica em certos casos.
Também é preciso lembrar que, em um condomínio, existem diversas gerações convivendo e é claro que os mais antenados vão se informar por vias digitais, no entanto, o público tradicional ainda se informa por vias “clássicas”. Muitos idosos, por exemplo, não usam celular.
Leonardo Azevedo também destaca um ponto muito importante: a forma como a informação será comunicada. Ela precisa ser clara e direta:
“Mais do que as ferramentas, ressalto a importância do conteúdo dessas mensagens. Claro que o mais adequado é ter um profissional da área de comunicação na elaboração desse material, mas caso não seja possível, lembre que os informes precisam ser entendidos por todos. Escreva em ordem direta e na voz ativa. Nada de termos técnicos – é comum encontrar jargão jurídico ou expressões do campo da administração em comunicados de prédios. Prefira frases, textos e áudios curtos. Seja claro, objetivo e direto na mensagem. Por exemplo: a caixa d’água será lavada e deve faltar água. Isso precisa estar claro. Falar apenas da lavagem não adianta. Assim, o morador consegue se organizar e estará ciente da possível falta de água, evitando reclamações pertinentes depois”, explica.
Ele lembra ainda que é preciso ter muito cuidado com termos preconceituosos ou que possam gerar interpretações erradas.
“Seja responsável por aquilo que você escreve e comunica! Algo que facilita muito a compreensão é o uso de imagens. Utilize sempre! Muitas vezes, a imagem fala mais do que um texto”, completa.
E na prática, como é?
Quando iniciou a gestão do Condomínio do Edifício Itaigara, de 120 unidades, na Tijuca, a síndica Maria Lúcia Loureiro se deparou com uma única ferramenta de comunicação em utilização: o livro de reclamações. De pronto, ela começou a implementar ferramentas mais modernas:
“De imediato, criei um e-mail para prestar informações mensais sobre as despesas e as ações positivas que estavam sendo implementadas para recuperação e manutenção das áreas comuns. Também, paralelamente, criei o grupo de WhatsApp “Informativo Itaigara” para a administração utilizar como meio de comunicação. Além disso, foram criadas contas no Instagram em processo de implementação”, explica ela.
Maria Lúcia conta que o Itaigara é um condomínio “à moda antiga” e que essa administração vai tentando lentamente modificar os processos. “Chegaremos lá. A massa condominial é quase 60% de moradores que compraram suas unidades na planta e esse condomínio tem 39 anos”, diz.
Para ela, os meios de comunicação eficazes são aqueles que o síndico percebe que, de fato, funcionam para o seu público-alvo, sejam eles WhatsApp, Telegram, e-mail, redes sociais, SMS, aplicativo, site do condomínio, livro ou mural de avisos. Maria Lúcia frisa também a importância das regras.
“Infelizmente, muitas vezes esses limites são ultrapassados, pois é algo difícil do síndico controlar, mesmo com as regras de convivência estabelecidas. E trabalhar com punição não vai ajudar em nada na convivência e na comunicação com os moradores. Por isso, acredito que o uso de listas de transmissão seja a melhor solução, lembrando que as reuniões de conselho ou assembleias são os locais ideais para discussões e debates sobre os rumos do prédio. A minha sugestão é enviar mensagens apenas no horário comercial. A única exceção é para mensagens urgentes, que devem ser enviadas em qualquer horário. Lembre-se que essas ferramentas estão aí para auxiliar a gestão e não para fazer a gestão em si”, analisa.
Uma última dica
O especialista Leonardo Azevedo deixa uma última dica para os síndicos: “Caso seja possível, faça uma pesquisa com os moradores. Assim o administrador descobrirá quais serão as ferramentas de comunicação mais úteis para alcançar o seu objetivo. Ouvir os condôminos e funcionários sempre é a melhor saída, mas, é preciso dar respostas. Caso não tenha condições de alimentar ou responder a um grupo, por exemplo, melhor não ter”, diz.
Ele levanta ainda um ponto muito importante e que não deve ser negligenciado: a acessibilidade.
“Caso tenha um morador surdo, por exemplo, o uso de aplicativos de tradução da língua portuguesa para a Língua Brasileira de Sinais (Libras) precisam ser utilizados. Aqui o uso de imagens também será fundamental. Caso tenha um morador cego, as mensagens devem ser enviadas em áudio. A altura dos avisos nos elevadores e o tamanho da fonte das letras também precisam de atenção especial, para facilitar a leitura, sem esquecer das cores, fator essencial para o daltonismo, com a incapacidade de diferenciar tons, principalmente o verde e o vermelho e suas nuances”.
Já a síndica Maria Lúcia chama a atenção para a comunicação não-violenta: “Para você se candidatar a síndico precisa ter em mente que não é o “dono da razão”, que precisa ouvir a tudo e a todos, cuidar do seu condomínio como você cuida de sua casa ou até melhor. Precisa pensar no todo e não se ofender com críticas, se as tiver. A escuta ativa é muito importante. Escute mais, observe a todos e tenha coragem para fazer todas as transformações que se fazem necessárias”, concluiu.
Por: Mário Camelo