Como fazer a gestão de documentos do seu condomínio?

Notas fiscais, comprovantes de pagamentos, apólices, contratos. Esses são apenas alguns dos documentos regularmente manuseados, organizados e arquivados na rotina administrativa de um condomínio. Estimativas indicam que uma unidade condominial de pequeno porte lida com cerca de 80 arquivos por mês; condomínios maiores podem gerir mais de mil novos documentos por ano.

Grande parte desse material fica com a administradora, é verdade. Mas isso não exime a necessidade de paralelamente o condomínio arquivar de forma sistematizada e manter sob sua guarda os documentos, ainda que pareçam irrelevantes. 

Uma boa organização documental reforça a transparência da gestão e facilita a ação do condomínio durante prestações de contas, auditorias, ações judiciais ou mesmo na transição de gestão entre síndicos eleitos ou mudança de administradoras.

“Todas as ações precisam ser bem documentadas, de forma a possibilitar que toda a comunidade condominial tenha condições de avaliar a gestão. A falta de cuidado com os processos envolve riscos, que podem resultar no pagamento de multas e até em processos judiciais, causando prejuízos aos condôminos”, explica Sérgio Paulo da Silva, auditor e sócio da Indep Auditores Independentes.

Ter a posse dos documentos não basta. É preciso criar um protocolo para manter seu acervo atualizado e completo, permitindo a busca de qualquer documento, em qualquer tempo, de forma rápida, fácil e segura. Fazer a gestão desses arquivos, entretanto, está longe de ser uma tarefa trivial e fácil.

O que arquivar e por quanto tempo

O primeiro passo é conhecer quais documentos devem ser armazenados e seus prazos legais de guarda. Isso é imprescindível para que o arquivo do condomínio não seja um acúmulo desordenado de documentação desnecessária. Veja abaixo os documentos que o síndico deve manter e por quanto tempo:

Até o fim da vigência da garantia – orçamentos e contratos de obras.

5 anos – apólices de seguros de incêndio e de vida; DIRF, RAIS e formulários do Caged; recibo de vale transporte, contribuição sindical, recibos de pagamento; atestados de desratização e de limpeza de caixa d’água. 

10 anos – guias da Previdência Social, recibos de vale refeição e cesta básica, pastas de prestação de contas. 

35 anos – GFIP e folhas de pagamentos.

Guarda permanente – processos trabalhistas, prontuários de funcionários, livros de atas e documentos considerados patrimônio do condomínio, como plantas, regulamento interno e convenção.  

Onde guardar: arquivo físico x digital

Os documentos precisam estar em pastas facilmente identificáveis, guardadas, idealmente, em uma sala exclusiva e restrita do condomínio, trancada à chave e com acesso mediante autorização prévia. É imperioso o espaço ser arejado para evitar a ocorrência de fungos, umidade ou mofo que danifiquem os papéis.

No caso de documentos de guarda permanente, a alternativa ao escaneamento é a microfilmagem em cartório.

Além disso, digitalizar esse material físico e guardar suas versões digitais é uma boa opção para criar um backup dos dados e ajudar a tornar a gestão documental mais eficaz. Após escanear os arquivos, o síndico deve armazená-los em espaços na nuvem ou em HDs externos em vez de salvá-los em PCs ou notebooks.

“Os arquivos digitais precisam estar protegidos dos riscos cibernéticos; é preciso manter todos os cuidados relativos à segurança da informação e testá-los constantemente, garantindo assim que, quando realmente forem necessários, os documentos estejam aptos para consulta e alinhados com lei geral de proteção de dados”, destaca o auditor da Indep.

Controle de entrada e saída de documentos

Uma das ações essenciais na gestão documental é o controle de entrada e saída de documentos. É preciso registrar o material que, mensalmente, se soma ao arquivo e, igualmente, dar baixa naqueles que, por questões de fim de tempo legal, deveriam ser excluídos. A entrada pode ser registrada numa planilha simples pelo síndico. Já na eliminação, recomenda-se que ela seja acompanhada por um termo em que conste a lista dos papéis eliminados e o número de controle de eliminação documental.

“A falta de cuidado com a gestão de documentos pode resultar em riscos contingenciais, ou seja, gerar um prejuízo àquela comunidade, resultante de multas, ações judiciais, falhas nas cobranças de inadimplências, e até mesmo ser responsabilizado pelo não cumprimento de obrigações trabalhistas pelas empresas prestadoras de serviços”, alerta o auditor Sérgio Paulo.

Tecnologia faz toda a diferença

Todo esse trabalho de gestão documental pode ser otimizado com a utilização de softwares e aplicativos. Já existem no mercado soluções capazes, por exemplo, de implantar a assinatura eletrônica para os arquivos digitais, de fazer o backup dos arquivos e de armazená-los em diretórios em nuvem. É importante o gestor pesquisar quais delas são mais adequadas à sua realidade.

A tecnologia é aliada, aliás, na gestão completa do condomínio e não apenas de seu acervo de documentos. Pioneira na disponibilização de projetos digitais, a APSA lançará ainda em maio novas funcionalidades em seu site e aplicativo móvel, que buscam levar ainda mais praticidade a seus clientes. 

Além de reserva de espaço, mural de avisos, espaço “Fale com o Síndico”, simulador de férias e rescisão, quadro de horários de trabalho, o gestor poderá, por meio da Internet — no site ou no app, cadastrar e controlar vencimento de contratos e garantias. Contará também com uma área de “Achados e Perdidos”, na qual o síndico poderá avisar a seus vizinhos sempre que objetos, documentos e outros itens forem encontrados ou extraviados. 

Por: Aline Durães