Virei síndico, e agora?

Ao assumir o cargo de síndico, a pessoa adquire para si uma série de responsabilidades e até mesmo riscos, caso não exerça a função adequadamente. Por isso, aqueles que são “marinheiros de primeira viagem” precisam se inteirar da legislação sobre o assunto e adotar medidas em áreas fundamentais para a harmonia do condomínio como: finanças, funcionários e comunicação.

O advogado Douglas Pimenta, da Schneider Associados, especialista em Direito Imobiliário, explica que os processos judiciais mais comuns envolvendo síndicos são resultados de atos ilícitos ou má administração. “É muito importante a observação dos limites legais da atuação no cargo. Esse é o início de um caminho seguro para uma administração competente e livre de processos e prejuízos financeiros para o ocupante do cargo”, diz.

Na APSA, um dos serviços oferecidos é a Gestão Total, em que um profissional especializado assume o papel de síndico. O gerente do setor, Luiz Dacal, listou uma série de itens que não podem ser deixados de lado por quem ocupa esse cargo. Baseado nessas informações, a Revista Síndico preparou um guia rápido e prático para auxiliar os novatos.

INSPEÇÃO

O síndico deve fazer anualmente o check-up predial, que é uma análise completa da parte física e documental do condomínio. Na estrutura devem ser verificados itens como: fachada, áreas comuns, terraço, equipamentos de segurança, além das partes de hidráulica, elétrica e gás. Já na parte documental, é fundamental a verificação da documentação que comprove a realização dos serviços obrigatórios e certificações técnicas do condomínio.

LEGISLAÇÃO

O principal instrumento que regula os condomínios é o Novo Código Civil, dos artigos 1331 ao 1357. É a partir dele que deve ser feita a análise sobre os diretos e deveres do condômino. Outro instrumento importante é o regulamento interno, que limita e harmoniza as normas de convívio. “Sem esses instrumentos legislativos, seria impraticável viver num condomínio”, frisa o gerente.

 COMUNICAÇÃO

O síndico deve buscar uma administração participativa, ouvindo e fazendo pesquisas de percepção junto aos condôminos. Com isso, ele deve elaborar um plano de ação com as necessidades imediatas, de médio e de longo prazo, visando sanar tudo de forma equilibrada e transparente.

FINANÇAS

Apesar do condomínio não possuir personalidade jurídica – não sendo uma empresa e nem pessoa física – ele tem a sua classificação como empregador e, por isso, está sujeito a todos os encargos trabalhistas. O recomendável é que a tarefa de acompanhar e de manter-se em dia com esses impostos seja confiada a uma administradora, visto a complexidade do assunto.

FUNCIONÁRIOS

Como em qualquer empresa, o quadro de colaboradores de um condomínio deve ser feito com muito cuidado. É importante um bom recrutamento e seleção para encontrar o funcionário certo para cada função. Uma dica para o síndico iniciante é colocar as funções num organograma e elaborar um descritivo de cargos. “Existe ainda a obrigação da confecção da escala de revezamento e controle de horas extras. Se esses itens não forem observados, em casos de fiscalização, podem gerar multas ao Condomínio”, frisa Luiz Dacal.

INFRAESTRUTURA

Os condomínios – pequenos ou grandes – possuem uma infraestrutura que necessita de manutenção.  É cada vez mais comum encontrar unidades com sistemas tão complexos como o de uma cidade, com ruas, galerias de galerias de água pluviais, sistema de esgoto, espaços reservados, portaria e inúmeras outras áreas que também necessitam de gestão. É importante que o síndico delegue essa função a uma empresa capacitada para evitar problemas futuros.

MANUTENÇÃO

Os síndicos precisam estar atentos também às normas regulamentadoras e às legislações municipais, estaduais e federais, principalmente, referentes às manutenções obrigatórias. “Temos, por exemplo, a obrigação da contratação do seguro contra incêndio, estipulada no Código Civil, e as manutenções regulares do sistema de para-raios, limpeza de caixa d’água e revisão do sistema de combate a incêndio. Outra obrigatoriedade, aprovada em 2013, é a Lei da Auto Vistoria, que deve gerar um relatório a ser entregue na Prefeitura. Já o condomínio que possui piscina com tamanho maior do que 36 metros quadrados deve manter um guardião com licença do Corpo de Bombeiros”, diz o gerente.

OBRAS

Para toda e qualquer obra no condomínio é necessário o acompanhamento de um engenheiro. “Recomendo também a contratação do seguro da obra e a elaboração do cronograma físico financeiro, de forma a executar os pagamentos conforme a execução do projeto” afirma Dacal.

Motivos e perfis distintos, mas um só objetivo: contribuir

Não existe um perfil único entre os novos síndicos. Nos condomínios administrados pela Apsa, por exemplo, são moradores com idades, profissões e pensamentos distintos. A única semelhança entre eles é a vontade de contribuir e melhorar a qualidade de vida em vizinhança. O biólogo Rodrigo Varela da Costa, de 31 anos, tomou posse como síndico do Condomínio Conde D’eu há pouco mais de um mês. Apesar de nunca ter ocupado o cargo, por ser professor na Universidade Federal do Rio de Janeiro (UFRJ), ganhou experiência como gestor de projetos. “Na gestão de projetos, você precisa lidar com questões como orçamentos e divisão de tarefas, como acontece num condomínio”, diz.

Ele conta que a maior motivação para ocupar o cargo foram as manifestações que tomaram o país em junho do ano passado. “Senti que era hora de eu contribuir de alguma forma para a comunidade em que vivo. Quando deixar o cargo, quero ter acabado com alguns problemas e avançado em pontos como coleta seletiva de lixo e reaproveitamento da água da chuva”, diz o síndico.

Logo que assumiu, Rodrigo teve que lidar com um problema. Um funcionário pediu demissão e ele precisou encontrar um substituto, que ainda está em fase de experiência. “Estou tomando conhecimento de todo o funcionamento do condomínio e creio que vou me sair bem. Tenho o principal que é o apoio dos moradores. Por eles, eu já teria virado síndico há mais tempo”, afirma.

A psicóloga e tecnóloga em medicina nuclear Carmen Moura, de 50 anos, virou síndica do seu condomínio no fim de janeiro. Moradora do Edifício Monroe, em Ipanema, ela nunca tinha pensado em assumir o cargo, mas acabou aceitando depois que nenhum outro morador se candidatou a ocupá-lo. “Estávamos numa assembleia e a opção era que algum morador assumisse ou então contratar uma gestão externa. Eu prefiro que o síndico seja alguém que esteja diariamente na realidade do condomínio, então me coloquei à disposição”, conta.

Ela diz que o seu maior desafio será conseguir fazer melhorias estruturais no prédio que, por ser muito antigo, necessita de reparos e atualizações. “Quero cumprir com muita eficiência todas as tarefas que me foram propostas como síndica. É uma área de atuação totalmente diferente da que vivo por 30 anos, mas estou confiante”, diz Carmen, que também é funcionária do Instituto Nacional do Câncer (Inca).

O aposentado Artur Mendes, de 63 anos, síndico do Condomínio Magnus, no Maracanã, decidiu assumir o posto por conta da sua grande disponibilidade de tempo. Ele está no cargo há três meses. “Agora que me aposentei, achei que era hora de participar mais ativamente da vida do condomínio”, conta.

Artur quer, não apenas manter a harmonia entre os condôminos, mas também, estimular uma maior convivência entre eles. “Ficaria muito feliz se em numa data festiva, como dia das mães, dias dos pais ou até mesmo a Copa do Mundo, reuníssemos todas as famílias do prédio”, afirma.

Outro desafio será conseguir minimizar custos em obras de reparo que o prédio necessita para se adequar à legislação. “Quero fazer isso buscando bons profissionais, empresas idôneas e materiais de qualidade”, frisa.

Para o administrador André Marques, de 37 anos, síndico há cinco meses do Condomínio Lord Arnold, no Catete, a vontade de mudar a percepção e os conceitos dos moradores foi a principal razão para assumir o cargo. “Será um novo desafio conscientizar todos sobre a atual realidade e as metas a serem alcançadas. Quero modernizar todo o prédio, melhorar o nível de segurança, mudar alguns regulamentos da convenção predial, treinar e atualizar os funcionários, criar um ambiente harmonioso entre os condôminos e trabalhar para diminuir custos”, diz.

O desejo de mudança também foi o que levou a empresária Aline Figueiredo, de 32 anos, a se tornar síndica do condomínio Valqueire Trade Center, na Barra da Tijuca, há seis meses. “O prédio possui 65 salas e estava completamente abandonado. Resolvi assumir como síndica para valorizar os nossos imóveis e oferecer segurança”, diz.

Ela conta ainda que, desde que entrou no cargo, vem enfrentando questões complicadas como administrar o uso das vagas da garagem – já que o prédio tem 68 unidades e apenas 42 vagas – e ter que aplicar advertências e multas em pessoas com quem convive diariamente. “É um trabalho árduo, mas estou tendo a ajuda de uma boa equipe de funcionários e administradora, essenciais para a minha gestão”, diz.

Os 10 mandamentos de um síndico de primeira viagem

1 – Conhecer e estudar as leis trabalhistas e as leis referentes a condomínios, além da convenção e o regulamento interno, para saber exatamente os seus direitos e deveres.

2- Verificar a situação em que o condomínio foi entregue pela antiga administração, tanto na parte estrutural, fiscal ou trabalhista.

3- Conferir se já foi feita a vistoria técnica obrigatória. Quem ainda não fez, só tem até o fim de junho para se regularizar.

4- Elaborar e aprovar em assembleia com os moradores um planejamento orçamentário anual detalhado.

5- Rever e, se for o caso, renegociar contratos com fornecedores.

6- Fazer pesquisas de preço na hora de comprar itens básicos para o condomínio.

7- Conversar e buscar criar facilidades para que moradores inadimplentes quitem as suas dívidas com o condomínio.

8- Fiscalizar a folha de ponto e planejar as férias dos funcionários. O ideal é que haja uma reserva financeira para contratar um temporário e, assim, cobrir aquele que esteja ausente.

9- Comunicar as suas ações aos moradores e sempre se manter aberto às sugestões.

10- Caso o condomínio tenha uma administradora, sempre consultar o gerente ou assessor antes de tomar qualquer decisão importante.