Rio de Janeiro, 13 de maio de 2016

Mensagem para você

O uso do WhatsApp é uma nova e moderna ferramenta para resolver problemas no condomínio Continue lendo

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Mário Camelo

Não há como negar, ele veio para ficar. A rede social WhatsApp, que funciona como um aplicativo de troca de mensagens instantâneas, está definitivamente por todos os lados. Em cerca de apenas cinco anos de existência, a APP já atingiu 990 milhões de usuários em todo o mundo, segundo dados divulgados em janeiro de 2016 pelo Facebook, empresa dona da aplicação. No Brasil, são mais de 100 milhões de usuários, extremamente conectados, que não largam o “Zap zap” em momento algum do dia.

E o que antes era apenas um jeito mais rápido e prático de falar com os amigos ou com a família, aos poucos, foi ganhando novas funções. Hoje, o WhatsApp também é usado como ferramenta de trabalho, em todos os âmbitos do mercado: Corporativo, Varejo, Saúde, Entretenimento… É uma maneira simples e prática de dar aquele aviso rápido, de enviar uma foto ou mesmo de marcar uma consulta no médico ou uma reunião. E no dia a dia dos síndicos, não é diferente. A aplicação, hoje, é uma ferramenta que pode ser considerada parte do cotidiano. Usada para se comunicar com os moradores, com os funcionários, solicitar um serviço, falar com o Conselho, enfim, as funções são inúmeras. No entanto, nem sempre o WhatsApp é o meio mais apropriado para certas comunicações. É preciso usá-lo de forma correta ou ele pode se transformar num grande problema.

Experiente no assunto, Isolda Reich é síndica há 26 anos e tem uma equipe que administra vários condomínios no Rio de Janeiro, de diferentes tamanhos. Ela foi testemunha da inserção da tecnologia de uma forma geral no contexto dos condomínios, como por exemplo o e-mail, que aos poucos foi substituindo ferramentas antigas. Agora, Isolda é usuária ferrenha do WhatsApp. Para ela, o maior ganho é a rapidez. “No meu caso, o WhatsApp é uma mão na roda. A vida é muito corrida e receber a informação em tempo real é maravilhoso, pois já posso tomar providências imediatamente. Por exemplo, se acontece algum problema no condomínio, e me refiro a problemas comuns como vazamentos ou uma mancha na parede, os meus funcionários já me enviam fotos na hora e eu posso solicitar um reparo ou entrar em contato com outro morador de imediato. O ganho de tempo é muito grande! Óbvio que há coisas que necessitam ser acompanhadas de perto e outras que pedem uma comunicação formal como o e-mail, no entanto para todas as outras, agora, existe o WhatsApp”, diz.

Para Isolda, o bom uso da aplicação é muito relativo. Depende do prédio, da quantidade de unidades, do problema em questão, mas a rapidez em resolver a demanda é mesmo evidente. O síndico do Edifício Megeve, de 25 unidades, Antonio Carlo Papaterra, compartilha da opinião, no entanto, chama a atenção para outra questão. “O WhatsApp como ferramenta de trabalho é maravilhoso. Uso tanto no trabalho quanto no condomínio. Funciona muito bem em comunicações com o Conselho, com a administradora do prédio e em ações pontuais. No entanto, com os moradores, é preciso um pouco mais de cuidado. É evidente que em condomínios temos diferentes tipos de pessoas e, consequentemente, de personalidades, então, muitas vezes o propósito da ferramenta, que seria solucionar de maneira mais ágil algumas questões, acaba se perdendo”, relata ele, que já teve diferentes tipos de experiências também com a criação de grupos. “Se a ideia é resolver algum serviço isolado ou algum tipo de reparo, criar um grupo funciona muito bem. No entanto, em outros casos, acaba virando um debate e, obviamente, não traz nenhuma solução para o ponto em questão”, diz.

No Megeve, Antonio Carlos não tem comunicação por WhatsApp com os funcionários, pois a equipe é terceirizado e de acordo com o contrato firmado, a comunicação é via rádio. “Mas eu adoraria! O WhatsApp realmente traz mais agilidade para a resolução de problemas e o melhor é que é uma ferramenta muito democrática. Além de ser gratuita, não tem classe social, digamos. Todos utilizam dentro do condomínio e isso é extremamente vantajoso e rico nas relações interpessoais”, completa.

E como bem coloca Antonio, o uso do WhatsApp é comum entre toda a equipe do prédio. Dessa forma, os próprios porteiros também têm seus dias facilitados pela ferramenta, pois podem se comunicar com síndicos e moradores de maneira muito mais eficaz. Mas é preciso organização por todas as partes. Às vezes, algo dito de forma errada ou uma “campanha de insatisfação” movida de forma incorreta por algum morador pode se tornar um grande problema.

No condomínio Park Sul Prime Residence, localizado em Brasília, de 676 unidades e cerca de 1.300 moradores, já aconteceu um episódio como esse. O síndico e psicólogo clínico Fabio Augusto Caló explica: “Recentemente, tivemos uma situação de uma necessidade de intervenção da construtora na obra de uma das torres do condomínio. Era uma revisão de uma parte de estrutura de águas. Num determinado momento, por WhatsApp, um condômino espalhou que havia um risco de comprometimento da estrutura de obra, ou seja, que comprometeria a estrutura do prédio, como se representasse um risco grande às vidas dos moradores. Isso, obviamente, gerou uma grande mobilização das pessoas que tiveram acesso a essa informação e nós tivemos que tomar uma atitude rápida para informar, inclusive por meio de laudo de engenheiros, que não havia nenhum risco”, conta o profissional, que completa: “Como nós sabemos, o condomínio é sempre uma reunião de vários tipos de pessoas. Há pessoas com uma excelente habilidade de inserção social e outras que possuem muitas dificuldades para conviver em sociedade e, principalmente, grande dificuldade para conviver tão próximo. E muitas vezes são eles quem vão utilizar essa ferramenta de uma maneira inadequada para propagar algum tipo de insatisfação. Isso pode gerar um clima de contaminação em outros condôminos”.

Para ele, é preciso administrar muito bem a ferramenta para evitar casos assim e também, para não confundir a prioridade de demandas, já que a ordem em que as mensagens chegam muitas vezes se sobrepõem. No Park Sul Prime Residence, o sistema de chamados por Help Desk (com prazo de cumprimento), por exemplo, continua sendo utilizado como uma maneira de organizar a demanda de serviços.

Especialista em Direito Imobiliário, Valter Vivas, do escritório Schneider Advogados Associados, lembra que os meios eletrônicos de comunicação são uma realidade na sociedade atual e que sua admissão como forma de prova judicial também, de acordo o Novo Código de Processo Civil (lei 13.105/2015). “Deve-se notar que qualquer forma de comunicação, mesmo a verbal, pode ser demonstrada e provada pelos meios corretos e, consequentemente, ser considerada como prova em processo judicial. Com as mensagens via WhatsApp, ou qualquer aplicativo de mensagens eletrônicas instantâneas em dispositivos móveis, isto também é possível”, afirma. Sendo assim, o síndico precisa estar sempre atento. O “Zap zap” é rápido sim e muito eficaz, mas deve ser usado de forma apropriada.

 

Dicas úteis no uso do WhatsApp
Confira conselhos elaborados pela consultora e especialista em Comunicação Empresarial e Interna, Denise Reis, para o uso adequado do WhatsApp nos condomínios.

O WhatsApp é recomendado para o caso de assuntos específicos, que envolvam parte dos condôminos para rápida tomada de decisão, e que tenham prazo para serem concluídos. Para estes casos, as dicas são:

- Definir o representante de cada apartamento e pedir permissão para se comunicar com ele via WhatsApp e respectiva autorização para inclui-lo em grupo cujo assunto seja do seu interesse;

- Estabelecer que tipo de informação deverá ser trocada no grupo, lembrando que quanto mais curto e objetivo for o texto digitado, melhor;

- Estabelecer horário para a troca de mensagens, como por exemplo: horário comercial ou fim de semana somente, dependendo do assunto abordado.

- Definir uma imagem e/ou nome para grupo que ajude o participante a identificá-lo facilmente em sua lista de grupos no WhatsApp;

- Não permitir a troca de insultos ou discussões via WhatsApp. A ferramenta deve ser usada para facilitar a tomada de decisão e não para fomentar desentendimentos;

- Apagar o grupo quando o assunto for resolvido;

- Para uma melhor convivência virtual, sugere-se que os participantes selecionem a opção “silenciar conversa” para que a quantidade de mensagens trocadas não implique em sons intermitentes que venham atrapalhar a atividade de cada um;

- As informações que sejam do interesse de todos os condôminos devem ser trabalhadas em canais mais abrangentes como: quadro de avisos, circulares, comunicado nos elevadores, reunião de condomínio.