Rio de Janeiro, 18 de novembro de 2018

Bate o sino do planejamento

O fim do ano também é época de planejar o orçamento do ano que vem. Veja dicas de síndicos e especialistas para evitar surpresas desagradáveis Continue lendo

materia 05
tamanho do texto:

Mario Camelo

Outubro, novembro, dezembro. E num piscar de olhos, chegou o fim do ano. Além de
época de festas e confraternização, os meses finais, para a maioria dos síndicos,
também significam que é preciso planejar o orçamento do ano seguinte. Portanto,
esse é um período crucial. É tempo de avaliar o ano que passou, rever os gastos e as
receitas, e também de preparar o planejamento financeiro do ano que vem. Se você é
um síndico que cuida bem do orçamento anual, não há com o que se preocupar.
Porém, quando o assunto é dinheiro, atenção nunca é demais.

Pela convenção dos condomínios, cada exercício financeiro é vinculado a um
mandato. Então, é preciso fazer um planejamento prévio dos doze meses seguintes,
antes do ano de exercício começar, para mostrar aos condôminos na Assembleia
Geral Ordinária. Também é necessário fazer uma avaliação do ano que passou e
compartilhar os resultados.

“A grande maioria das convenções determina que março é o primeiro mês de
mandato, sendo assim, é no fim do ano que o síndico precisa começar a se organizar,
mas a verdade é que isso varia muito. Se o condomínio não requer uma demanda
extraordinária, se não tem grandes preocupações para o próximo ano, o síndico vai
projetar o reajuste, calcular e incrementar a previsão orçamentária. Parece simples,
mas tudo pode complicar se não existe atenção”, explica Marllon Furtado, gerente
geral de condomínios e professor do Secovi-Rio da disciplina de previsão
orçamentária no curso Administração de Condomínios.

O especialista afirma que o ponto principal é ter foco no planejamento. “Não tem muito
segredo. O síndico deve se preocupar principalmente com os custos extraordinários
anuais, como o décimo-terceiro e férias dos funcionários. A manutenção, por si só, é
algo regular e que já está na rotina do condomínio. É preciso também deixar uma
margem para inadimplência e para as eventuais despesas extraordinárias”, diz.
Furtado comenta que sempre contemplar a margem de inadimplência no orçamento é
dica básica para não tomar sustos. “É desagradável, mas o gestor tem que ser sincero
a ponto de prever essa margem. Vou ratear 110 mil para tentar receber 100? É essa
percepção que o síndico precisa ter”, conta.

Síndica de três condomínios, Cristina Madeira administra um edifício de cinco
unidades no Leblon, um de 18 unidades em Laranjeiras e o São Conrado Business
Center, com 44 salas comerciais, em São Conrado. Trabalho em triplo? Que nada.
Cristina conta que tira de letra o orçamento anual. Além de já estar acostumada com o
ofício, ela se antecipa, e em outubro, já costuma começar a arquitetar suas planilhas.
“A fórmula é bem simples. Eu crio a proposta orçamentária dividida por áreas de
administração. O primeiro gasto é o de pessoal e folha de pagamento. Depois, vem a
manutenção, que inclui elevadores, bombas e as despesas mensais corriqueiras como
luz, água, gás, etc. Por fim, as despesas administrativas. Uma vez que o orçamento foi
aprovado, ele é dividido em planilhas mensais e os condôminos vão acompanhando
mês a mês e vendo os gastos junto comigo. Não tem mistério”, diz a síndica,
orgulhosa.

Mensalmente, ela compartilha tudo com os moradores e nunca teve grandes
problemas. Nem mesmo com inadimplência. “Por sorte, são poucas as unidades que
me dão trabalho. A maioria paga sempre em dia e as minhas taxas de inadimplência
são muito baixas. Óbvio, é preciso contemplar isso no orçamento. O maior erro é não
prever esses gastos, além de gastos extraordinários que não cabem na caixinha,
como uma possível reforma emergencial”, diz ela, que organiza uma assembleia geral
em maio e duas em janeiro.

“Cerca de dois meses antes eu já trabalho no orçamento e na proposta orçamentária.
Todo mundo já vai para a assembleia sabendo, mais ou menos, os valores. Há
condomínios, por exemplo, que eu não reajusto a cota condominial há quatro anos”,
diz a síndica, que lembra ainda um motivo muito importante para ser precavido com o
orçamento. “Em primeiro lugar, para ser mais feliz. Dá uma tranquilidade enorme
saber que você não vai levar sustos. É importante ter uma base de dados real e
priorizar. Administrar um condomínio é como administrar uma cidade. Há coisas que são emergenciais e há coisas que podem ser postergadas, mas que são importantes. Embelezamento, por exemplo. É importante, mas não é essencial”, opina.

Diferentemente do caso de Cristina, nem todos os condomínios vivem em
tranquilidade quando o assunto é inadimplência e o especialista Marllon Furtado diz
que o síndico não deve jamais confiar no saldo devedor suportado pela
administradora. “Esse é um dos erros mais graves. O gestor deve prever esse tipo de
ônus, além disso, ele também precisa estar atento ao cenário econômico do país e se
perguntar: existe estabilidade econômica? Baseado nisso, o síndico vai negociar
contratos e prever reajustes. Então, o gestor também precisa estar antenado e
conhecer os principais índices inflacionários para ter uma referência e ver se vai ser
agressivo ou conservador na previsão orçamentária do ano seguinte”, comenta.

A atenção como um exercício do dia a dia
Para a síndica Sandra Paes Leme, que administra desde 2014 o Condomínio
Varandas da Vila, em Vila Isabel, de 36 unidades, mais importante do que um bom
planejamento é fazer um bom trabalho diariamente. A síndica, que também promove a
sua assembleia em março, administra com olhos de lince as contas do edifício. Nada
passa despercebido, nem um centavinho sequer, nem um erro e nenhum detalhe, por
menor que seja.

Para se ter uma ideia, desde que iniciou sua primeira gestão, ela digitaliza todas as
contas pagas, independentemente do seu valor. Em apenas quatro anos, já são mais
de 12 mil notas e boletos digitalizados, além de quase 15 gigas de e-mails que
registram todas as transações do edifício. Desde o início de sua gestão, nenhum e-
mail jamais foi apagado do endereço virtual do Varandas da Vila.

Administradora, profissional do mercado financeiro e com um MBA em Administração
Financeira pela Fundação Getúlio Vargas (FGV-RJ), Sandra é um exemplo de boa
administração. Eleita síndica por acaso (o famoso “ninguém queria”), ela transformou o
condomínio, consertando elevadores que estavam parados há anos, trocando
fornecedores, negociando preços, e claro, passando um pente fino nas contas do
condomínio.

“Na realidade, eu não faço uma preparação para a assembleia, eu faço o controle e
manutenção todos os dias, literalmente. Eu não preciso me planejar quando chegar o
fim do ano, eu tenho tudo planejado. Acompanho o extrato bancário dia sim, dia não,
por exemplo. E desde que assumi, verifiquei todos os contratos, agendas e manutenção do prédio. Até pensei em contratar uma consultoria no início, mas vi que colocar a mão na massa seria muito mais eficaz”, explica ela.

Algumas de suas boas práticas são não colocar os vencimentos para as mesmas
datas e parcelar sempre para diluir as despesas durante o ano. Começar uma obra?
Só quando a anterior termina. “Todas as minhas manutenções acontecem de fevereiro
a setembro, depois vêm outros gastos, como o seguro. Eu planejo para que eu tenha
todo mês um custo único”.

As despesas dos empregados como férias e décimo-terceiro ficam numa provisão
mensal que já abarca esse custo. “E não é só isso. Toda vez que alguém entra de
férias, eu contrato um funcionário temporário. Então, nessa cota isso também está
incluído. Pedi à Apsa (administradora do condomínio) que fizesse um cálculo para mim
de quanto precisaria por mês. Então, toda despesa extra de pessoal sai dessa conta-
provisão. Quando alguém entra de férias, ninguém tem custo; quando chega o fim de
ano, ninguém tem custo. Ninguém toma susto, eu não tenho cota extra para nada
disso e todos passam muito bem”, brinca.

Quando chega a assembleia, Sandra faz um resumo da gestão com tudo o que foi
feito ao longo do ano e mostra o planejamento do ano seguinte. “Claro que podem
surgir coisas que te obriguem a fazer cota extra. Em cinco mandatos, foram raras as
cotas extras. Quando isso acontece, deixo claro para os moradores cada custo e faço
assembleia para absolutamente tudo. Por exemplo, nesse ano teríamos que fazer uma
obra de fachada, aí expliquei aos condôminos a necessidade da cota e pedi às
empresas como base um mínimo de 24 meses para pagamento, assim não fica caro
para o morador. E de todos os fornecedores que contratamos, eu pedi descontos e
consegui benefícios, nunca aceito o primeiro preço”, conta.

Para a síndica, a casa mais arrumada não é aquela que se arruma mais, mas a que se
desarruma menos. “Quando você se planeja, você consegue se prevenir das possíveis
despesas emergenciais. Quando você se planeja, você não vai ser pego de surpresa.
Manter o seu controle orçamentário é um exercício diário”, conclui.