Rio de Janeiro, 16 de setembro de 2016

Uma Gestão de todos

Quais os pilares da gestão transparente? Como promover aos moradores o acesso direto e fácil às informações de seu condomínio? Quem ganha com isso, afinal? Entenda por que a transparência é uma tendência cada vez mais valorizada na administração de condomínios. Continue lendo

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Aline Duraes

Ela está na moda. Na TV, na política, nas relações sociais, nas empresas e corporações. Transparência. Palavra polissílaba, paroxítona, que entre seus sentidos carrega o de denotar aquilo que é transparente, ausente de duplo sentido, claro, límpido. Fora do dicionário, na vida cotidiana, representa o conjunto de medidas adotadas quando se quer mostrar a correção e honestidade das ações. Para o gestor — o condominial, inclusive — ela é mais do que um mero amontoado de práticas. É um desafio e, muitas vezes, um projeto. Possível, mas nem sempre fácil de se alcançar.

Ao se eleger, o síndico ganha não só o cargo. Leva de brinde a responsabilidade de cuidar do bem alheio, de recursos financeiros que, embora estejam sob seu controle, estão longe de ser seus. Somente no estado de São Paulo são quase 20 milhões de pessoas vivendo em condomínios, com seu patrimônio sob os cuidados e decisões de um síndico.

O trabalho pode parecer assustador aos gestores mais novatos: contas a pagar, salários a depositar, compras a conduzir, impostos a reter. Atribuições previstas em lei, que incluem, durante boa parte do tempo, a manipulação de recursos financeiros. Essa mesma lei é exímia ao determinar também as punições a que estão passíveis os administradores que, porventura, mostrarem descuido na hora de tratar do dinheiro alheio. Entre as penalidades possíveis, estão a perda do cargo e, até mesmo, processos na esfera criminal.

Nesse cenário, a transparência é mais do que uma ferramenta; é um modus operandi, um modelo de gestão que ajuda os gestores a administrar as finanças do condomínio sem questionamentos ou suspeição. “A responsabilidade civil do síndico está relacionada diretamente a sua conduta pessoal na função. A transparência é um dos deveres anexos à boa-fé objetiva e exige que o dever de informar seja cumprido a contento. E um dever do síndico já que ele pratica uma gestão para uma coletividade e este deve ser o norteador em seu exercício”, explica Maria Luísa Correa, advogada e instrutora do Sindicato da Habitação (Secovi-RJ).

Seja na tomada de preços e licitações de produtos, nas contratações de seguros e serviços terceirizados ou em pagamentos diversos a funcionários, a opção pelo compartilhamento de informações e decisões será sempre o traço mais marcante de uma gestão que se pretende participativa. “Para o síndico, a transparência e o dever de informar significam uma prevenção e a pulverização dos riscos comuns na sindicância. Para condôminos, a transparência e o compartilhamento das informações e decisões geram segurança, além de trabalhar os dois binômios essenciais na sindicância: de um lado a legalidade — permitindo que os aspectos legais sejam conhecidos e respeitados), de outro, a legitimidade — o acompanhamento e as decisões tomadas nos processos representam o interesse da coletividade que se sobrepõe ao individual”, complementa Maria Luísa.

Há três mandatos consecutivos no comando do Solar da Candelária, condomínio com 29 unidades, o síndico Cléber do Amaral é daqueles que apostam na transparência como fio condutor de sua administração. A preocupação? Dar ampla publicidade aos principais atos da administração interna e aos dados de interesse da comunidade condominial. O objetivo? Ser mais próximo de seus vizinhos. “Nem sempre os condôminos entendem isso, mas é fato que, no exercício de minhas atividades como síndico, sempre exigi que tudo seja realizado dentro dos parâmetros atualizados de gestão”, comenta.

Transparência, prática diária

Antes de mais nada, entenda: a transparência é uma prática diária, a ser perseguida nas pequenas ações do cotidiano. Ela está nos detalhes e, por mais praticada que seja, nunca será suficiente. Sempre existirão novos meios e formas de se promover uma gestão transparente. E o ideal é o gestor que não se descuida, estando atento a todos os mecanismos de transparência.

Uma primeira dica importante ao síndico interessado em tornar sua gestão mais participativa é ampliar o acesso de seus condôminos aos documentos da unidade. Não confunda isso com prestação de contas, da qual falaremos mais adiante. São coisas diferentes. Tornar os documentos acessíveis é colocar à disposição do morador, entre outros, Convenção, regimento, contratos com fornecedores, pastas de despesas e receitas, documentos trabalhistas. Para facilitar, o gestor pode estipular data e hora para a consulta, orientando o vizinho a não ficar com qualquer documento, já que a posse desses arquivos é responsabilidade do síndico. O mais importante é o gestor entender que essa pesquisa é um direito do condômino e promove-la sempre que for solicitado.

A primeira dica se desdobra nesta segunda: seja disponível a seus condôminos. A proximidade e a disponibilidade são características fundamentais de uma gestão transparente. Nada menos democrático do que aquele síndico sisudo, inatingível, que nunca atende ninguém e vive de portas fechadas. Quanto mais próximo o condômino se sentir do gestor, mais confiança ele terá para fazer perguntas importantes, questionar contas e, assim, participar mais da vida condominial. Se a agenda de trabalhos do gestor não permitir disponibilidade integral, uma saída é dedicar alguns dias fixos do mês — uma vez a cada quinze dias, por exemplo — para se reunir com condôminos que, eventualmente, tiverem alguma dúvida sobre os assuntos da unidade.

Prestando contas

Não tem como falar de transparência sem abordar a questão da prestação de contas. No imaginário social, o principal meio de garantir a clareza das ações de uma gestão está em fazer uma boa e ampla prestação de contas. E há verdade nisso. É no momento de prestar contas que o síndico conta a seus condôminos como administrou os recursos financeiros que ficaram sob sua responsabilidade e é neste momento que os condôminos têm a chance de comprovar a idoneidade de seu gestor.

Prevista no Código Civil, a prestação de contas deve ser realizada, pelo menos, uma vez ao ano em sessão da Assembleia de condomínio. Há quem opte, no entanto, por organizar apresentações parciais das contas, ao longo do ano, para que a prestação seja mais bem compreendida pelos moradores.

Entre os documentos obrigatórios que devem constar na prestação, estão os relatórios de despesas e receitas, que informam os gastos da unidade e a arrecadação com taxas condominiais, respectivamente; o balanço contábil, geralmente dividido em despesas de pessoal, fixas (água, luz e telefone, por exemplo) e variáveis. Há gestores que, entre a documentação apresentada, incluem certidões negativas do INSS, FGTS e Receita Federal, que comprovam a regularidade do condomínio junto a esses órgãos.

Especialistas garantem ainda que não basta disponibilizar a prestação de contas. Mais importante é apresentá-la de forma que os condôminos, de fato, entendam as informações contidas ali. Investir em recursos visuais, como gráficos e ilustrações atrativas, é uma saída para se fazer entender para um público que, nem sempre, está familiarizado com números e cálculos. Outro ponto interessante é fornecer, logo no início da reunião, uma explicação aos presentes de como funcionará o encontro e dos documentos que serão analisados ali.

“Além disso, a eleição do conselho fiscal deve ser criteriosa no sentido que estas pessoas entendam os prazos e as necessidades a serem atendidas como conselheiros do síndico. Para uma gestão transparente, é importante que os conselheiros possuam capacitação profissional para saber o que devem observar antes de assinarem um parecer ou recomendação favorável para a aprovação das contas”, enfatiza Maria Luísa, do Secovi.

Modernizando a prestação

A tecnologia chegou para facilitar a vida dos síndicos que apostam na transparência como agenda de sua gestão. Isso porque a prestação de contas, antes restrita ao papel, ganhou uma versão online. Recentemente, a APSA lançou a Prestação de Contas Digital, uma ferramenta que promete revolucionar o acesso a informações gerenciais dos condomínios. Hoje, graças à iniciativa, já é possível consultar, pela Internet, pagamentos, demonstrativos de receitas e despesas, relação de inadimplentes, situação de férias dos funcionários, relatórios gerenciais e aprovação de contas online.

Para isso, basta ir à área exclusiva do site da administradora e consultar prestação de contas. “A Pasta Digital apresenta todas as informações que já estavam disponíveis na pasta de prestação impressa, acrescidas de todos os documentos que deram origem aos pagamentos realizados, com possibilidade de navegação online entre estas informações. Essas imagens também foram disponibilizadas no extrato de contas correntes dos clientes, disponível no site da APSA. Também foram desenvolvidas funcionalidades para aprovação online das prestações de contas, com possibilidade de trocas de mensagens entre os gestores”, explica Grace Haui de Oliveira, Gerente de Sistemas da APSA.

O objetivo é facilitar a vida tanto do síndico que quer praticar a transparência e prestar contas por mais um meio de comunicação como do condômino que deseja participar mais ativamente da vida financeira de sua unidade, mas anda sem tempo para consultas em bases impressas. Tudo isso prezando a qualidade e sem descuidar da segurança da informação. “A utilização de canais digitais aumenta a agilidade de nossos serviços e simplifica o dia-a-dia de nossos clientes, garantindo maior transparência e fortalecendo nossas ações relacionadas à sustentabilidade. Contribuímos também para a melhoria contínua da gestão interna dos condomínios. Com informações cada vez mais detalhadas e acessíveis para todos os interessados, sejam eles gestores, conselheiros ou condôminos, fortalecemos a relação de confiança interna dos condomínios e nossa posição de liderança do mercado de gestão condominial”, destaca Marcelo Pereira de Assunção, Gerente de Projetos da APSA.

O síndico Cléber do Amaral visita todas as áreas disponíveis no site da administradora e afirma que se manter atualizado em relação à prestação de contas é uma forma de lidar com o desconhecimento típico dos vizinhos. “A maior parte dos condôminos vem questionar informações que estão disponíveis, mas das quais eles não têm conhecimento”.

Auditoria interna, quando fazer?

Em uma gestão pouco transparente, os riscos de suspeitas de fraude aumentam consideravelmente. O clima condominial pesa, com condôminos desconfiados e síndico arredio. Dependendo do nível de desconfiança e da falta de comunicação entre os atores condominiais, os moradores chegam a recorrer a auditorias internas para checar a validade das contas da unidade. Geralmente executada por empresa ou consultoria especialmente contratada para a ação, a fiscalização ajuda a identificar eventuais desvios, fraudes ou até mesmo episódios de má administração dos recursos financeiros do condomínio. “A auditoria deve ser usada quando é percebida e reclamada pelos condôminos ou até mesmo pelos conselheiros fiscais, em qualquer situação crítica que necessite de profissionais habilitados para sanear uma dificuldade. É o que acontece, por exemplo, nos casos de prestações de contas aprovadas com ressalvas ou não aprovadas em assembleia ordinária e/ou nos casos de atrasos extremos para entrega das prestações de contas próximas a assembleia”, explica a consultora e advogada Maria Luísa.

Embora as auditorias emergenciais sejam as mais comuns, nem toda incursão externa nas finanças da unidade tem o objetivo de confrontar pagamentos e receitas para identificar possível improbidade administrativa. Em alguns casos, a auditoria interna pode ser mais um instrumento de transparência do gestor que, interessado em garantir a máxima neutralidade na avaliação das contas da unidade, contrata uma empresa externa para o serviço. Alguns chegam a fazer isso mensalmente.

Esse tipo de ação é especialmente indicado para condomínios de grande porte, nos quais o volume de contratações de terceiros e de aquisições de produtos é grande e acaba movimentando vultosas quantias de dinheiro. “Aí a auditoria funciona como uma prestação de serviços com regularidade”, destaca Maria Luísa.

Entre as áreas e documentos auditados, estão o pagamento das despesas básicas, como salários do quadro fixo e encargos trabalhistas; de contratos de terceirização, tais como limpeza, segurança, portaria, jardinagem; de contas fixas de consumo, como luz e água; de serviços de manutenção; e de compra de materiais.

A dica para o gestor passar ileso na berlinda é preparar com antecedência e com o máximo de organização possível comprovantes de pagamentos e receitas. Verificar como os eventuais valores de multas e juros a inadimplentes estão sendo cobrados e faturados também é importante assim como conferir se os valores orçados em assembleia estão em consonância com os efetivamente gastos. Na hora de contratar a empresa de auditoria, o ideal é que os profissionais sejam habilitados para o serviço, sendo registrados no Conselho Regional de Contabilidade.

 

A forcinha da Comunicação

Em essência, a Comunicação é diminuição de ruído. Seu objetivo mais elementar é garantir a transmissão de mensagens claras ao receptor, de forma que ele compreenda o significado desejado pelo emissor. Não se precisa ir muito longe para concluir que, em uma gestão pretensamente transparente, a comunicação é uma aliada não só poderosa como imprescindível. Daí a importância de os síndicos investirem pesado em ferramentas que levem as informações de sua gestão a condôminos, funcionários e conselheiros. “Deve ser uma comunicação ágil, transparente, utilizando sistemas eficientes que permitam a comunicação unilateral. Já saímos da era onde os comunicados ficavam presos em murais ou dentro de elevadores. Os comunicados, decisões, atas etc., precisam estar acessíveis a qualquer momento para os condôminos”, afirma Marcel Cerqueira dos Santos, diretor da agência Factor Comunicação.

Nesse sentido, vale de tudo. Embora não sejam exclusivos, comunicados e cartazes impressos afixados em áreas nobres dos espaços comuns têm seu peso, em especial nos condomínios com moradores que não sejam tão afeitos à tecnologia e à Internet. Até mesmo boletos de cobrança da taxa condominial podem se configurar em um veículo de comunicação. Por que não anexar a eles informações financeiras da unidade, como balancete, por exemplo?

Na outra ponta, há as ferramentas digitais. Amparadas pela agilidade e instantaneidade da Internet, e-mail, sites e perfis em redes sociais são espaços interessantes para estabelecer uma comunicação fluida e frequente com os condôminos. Ali, o gestor pode não só dar visibilidade às ações e contas da unidade, como abrir canais efetivos de diálogo e relacionamento com seus vizinhos, que passam a ter acesso a seu síndico em qualquer hora do dia e a partir de qualquer lugar. “A comunicação deve ser utilizada de maneira estratégica, cercando todos os pontos de acessos dos moradores, evitando o desconhecimento. A Internet é uma excelente aliada, pois permite uma interação imediata, assim como, uma tomada de decisão mais assertiva em casos específicos”, sublinha Marcel.

Entre as ferramentas digitais, destaca-se o serviço “Meu Condomínio”. A ferramenta, desenvolvida pela APSA para condomínios administrados pelo Gestão Total e unidades Prime cadastradas pelo administrador, busca estabelecer uma comunicação eficiente entre síndicos e condôminos.

Por meio dela, é possível registrar, a qualquer hora, situações que exijam um acompanhamento por parte da administração, realizar abertura de chamados, agendar espaços e promover a autorização de entrada de visitantes. Em termos de transparência, facilita a vida do síndico na medida em que possibilita a exibição de documentos de interesse do condomínio e de relatórios gerenciais para acompanhamento de forma rápida das solicitações dos condôminos ou administradores.

“O administrador pode fazer comunicações para todo o condomínio através de um feed de notícias que fica na home do site ou através de envio de e-mails para todos os usuários com cadastro completo no sistema, seja para um bloco, unidade ou todo o condomínio. Além disso, permite que documentos que sejam do interesse dos moradores sejam postados pelo administrador no site. Possibilita também a criação de álbuns de fotos relacionados a eventos no condomínio”, afirma Grace Haui de Oliveira, Gerente de Sistemas da APSA.

O síndico Cléber lembra que, independentemente do meio utilizado, a preocupação com a transparência das informações deve guiar a ação do gestor. “A mensagem deve ser bem dirigida, clara e concisa. O síndico deve usar muito a imaginação para atingir o máximo de pessoas”, finaliza.