Rio de Janeiro, 15 de março de 2015

Uma identidade no mundo virtual

Item obrigatório por lei, certificação digital facilita e traz mais segurança ao dia a dia do síndico. Continue lendo

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Texto: Gabriel Menezes

O avanço da tecnologia vem facilitando o dia a dia das pessoas em diversas áreas, mas, a verdade é que nem todos conseguem acompanhar o seu ritmo. Dependendo do caso, isso não é um problema grave. Muita gente continua vivendo bem sem movimentar a sua conta bancária pela internet ou mandar mensagem pelo WhatsApp. Já em outras situações, não há solução, é preciso se adequar. A certificação digital para condomínios está incluída nesse segundo grupo, e o síndico precisa ficar atento. A ferramenta, uma espécie de assinatura eletrônica, passou a ser obrigatória desde julho do ano passado e, quem não se adequou, está sujeito a multas e processos judiciais.

De acordo com o advogado Arnon Velmovitsky, especialista em direito imobiliário e presidente da Comissão de Direito Imobiliário do Instituto dos advogados Brasileiros,  sem o certificado fica impossível o envio das informações para a Caixa Econômica Federal e a emissão da guia de recolhimento do FGTS dos funcionários. “Isso acarretará a incidência de multas, juros e correção monetária, além de outras consequências, como a cobrança judicial do débito e ações trabalhistas dos funcionários do prédio”, explica.

 

Agilidade, redução de custos e segurança
Além do fato de ser obrigatória, a certificação digital proporciona agilidade, redução de custos e segurança para os processos do condomínio. De acordo com Raquel Nogueira, coordenadora de departamento pessoal da APSA, o mecanismo permite que o síndico ou o administrador tenha acesso a informações como situação fiscal dos funcionários e empresas prestadoras de serviço, documento de arrecadação de receitas federais (Darf), além do envio das informações trabalhistas de forma segura e confidencial. “Antes, esses processos tinham que ser realizados pessoalmente ou por meio de inúmeros documentos em papel. Agora, é totalmente por via eletrônica. Com isso, os processos tornaram-se menos burocráticos e mais rápidos”, explica Raquel.

Ela ressalta que a certificação digital garante também autenticidade e integridade dos processos, impedindo, por exemplo, que o remetente negue posteriormente que tenha enviado uma mensagem ou autorizado determinada transação. “A mensagem com certificação digital tem o status e a validade de um documento propriamente dito”, frisa.

 

Como se dá o processo
Os documentos necessários para a retirada da certificação digital são o CNPJ e a  instituição do condomínio, que fica disponível no cartório de registro de imóveis; ata de eleição do síndico, além do CPF e RG do síndico. Com os documentos em mãos, o síndico deve procurar uma Autoridade de Registro, empresa credenciada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI) para fazer a certificação. A relação dessas empresas está disponível no site do instituto: <iti.gov.br>.

É preciso ficar atento: para evitar transtornos e demora no processo, não pode haver incompatibilidade entre os documentos. O nome e sobrenome, por exemplo, devem estar iguais em todos. Não é permitido que em um deles esteja o nome de solteiro e, no outro, o nome de casado. A diferença de apenas uma letra já poderá causar empecilhos. O custo do processo gira em torno de R$ 300 a R$ 400.

 

É preciso tomar cuidados básicos
A certificação digital é a identidade do condomínio no mundo virtual. É possível, por exemplo, evitar que outra pessoa feche contratos ou negócios ou realize transações bancárias em nome do titular do certificado. A senha deve ser restrita a pessoas de confiança. Já ao usar um computador compartilhado para realizar transações, é importante não se esquecer de apagar o histórico de navegação e não salvar qualquer informação no disco rígido.

Além disso, não se esqueça de escolher uma senha longa, intercalando letras e números, uma vez que existem programas com a função de desvendar senhas. Deve-se evitar o uso de dados pessoais como nome de cônjuge ou de filhos, datas de aniversários, endereços, telefones, ou outros elementos relacionados com a própria pessoa. As recomendações são do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação.

 

 

DÚVIDAS FREQUENTES SOBRE A CERTIFICAÇÃO DIGITAL

- O que é a certificação digital?
A certificação funciona como uma identidade virtual que permite a identificação segura e inequívoca do autor de uma mensagem ou transação feita em meios eletrônicos, como a web.

 

- Quais as suas funções?
Com ela, o síndico ou administrador tem acesso a informações como a situação fiscal dos funcionários e empresas prestadoras de serviço, documento de arrecadação de receitas federais (Darf), além de poder enviar as informações trabalhistas de forma segura e confidencial. Antes, esses processos tinham que ser realizados pessoalmente ou por meio de inúmeros documentos em papel. Agora, é totalmente por via eletrônica. Com isso, os processos tornaram-se menos burocráticos e mais rápidos.

 

- Todo condomínio precisa ter a certificação?
Sim. A certificação digital é obrigatória para todos os condomínios, independentemente da quantidade de funcionários ou mesmo se não tiver funcionários.

 

- Quais as penalidades um condomínio sem a certificação pode sofrer?
Sem o certificado, fica impossível o envio das informações para Caixa Econômica Federal e a emissão da guia de recolhimento do FGTS dos funcionários. Isso acarretará a incidência de multas, juros e correção monetária, além de outras consequências, como a cobrança judicial do débito e ações trabalhistas dos funcionários do prédio.