Rio de Janeiro, 15 de março de 2015

Síndico novo ou reeleito? Entenda suas atividades.

Seja você um síndico de primeira viagem ou um gestor experiente, é sempre bom relembrar quais são as principais atribuições e responsabilidades do seu cargo Continue lendo

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Texto: Aline Durães

Vida de síndico não é fácil. Ao assumir o cargo, o síndico assume também a responsabilidade legal pelo condomínio. É preciso controlar despesas, intermediar conflitos, contratar serviços, definir orçamento, prestar contas e tudo isso sem deixar de primar pela harmonia condominial e boa convivência entre os condôminos. Mais do que responsabilidades, o síndico possui deveres legais estabelecidos em lei. Conhecer cada uma dessas atribuições é, sem dúvida, o primeiro passo para o sucesso da gestão.

Eleito pelos moradores para cuidar da administração do condomínio, o síndico – que pode ser condômino ou não e ter um mandato de até dois anos, passível de reeleição – tem suas obrigações descritas no artigo 1.348 do Código Civil. Nada impede, porém, que a Convenção e o Regimento Interno agreguem outros compromissos a serem cumpridos pelo gestor. “Além da representação legal e judicial do condomínio, que o legitima adotar toda e qualquer medida em prol da coletividade, o síndico vem desempenhando, há alguns anos, o papel de um verdadeiro gestor, competindo-lhe gerenciar todos os atos administrativos, trabalhistas, fiscais e tributários do edifício, decorrentes das inúmeras obrigações que foram criadas pelo Governo”, pontua Alexandre Corrêa, vice-presidente de Assuntos Condominiais do Sindicato da Habitação do Rio de Janeiro (Secovi-Rio).

 

Atribuições legais
Para um bom trabalho à frente do condomínio, é importante que o síndico conheça e saiba como executar da melhor forma cada uma das atribuições citadas no Código Civil. Convocar as assembleias de condôminos, por exemplo, é a primeira função que a Lei atribui ao cargo. De acordo com a norma, a cada ano, o gestor deve realizar uma reunião com seus condôminos para aprovar o orçamento das despesas, prestar contas, definir o valor das taxas condominiais e, quando necessário, escolher seu substituto.

Para que as decisões aprovadas no encontro sejam válidas, todos os condôminos precisam ter sido convidados. Caso contrário, corre-se o risco de o encontro ser anulado. Por isso, a dica é iniciar o processo de convocação com, no mínimo, dez dias de antecedência da assembleia, afixando o edital de convocação em local de ampla circulação no condomínio e distribuindo notificação para cada unidade.

Uma última dica se refere aos temas de deliberação. Na hora de especificá-los no edital, o síndico deve ser o mais claro possível, evitando reunir pontos de discussão importantes sob a rubrica única de “Assuntos Gerais”. Quanto mais os condôminos souberem do que tratará a assembleia, maior a chance de eles se sentirem estimulados a comparecerem ao evento.

Cumprir e fazer cumprir as determinações da assembleia bem como as regras elencadas na Convenção e no Regimento Interno é outro dever legal do gestor condominial. A Convenção, uma espécie de Constituição do condomínio, é o que determina a forma de administração das unidades, as competências das assembleias e eventuais sanções e penalidades a condôminos que desrespeitarem suas regras. Já o Regimento Interno é parte da Convenção e disciplina a conduta esperada por moradores e funcionários. Juntos, esses dois documentos são importantes guias da gestão e devem balizar as principais decisões tomadas pelo síndico no dia a dia do prédio. “A Convenção do condomínio é um ato derivado da vontade de todos os que a subscrevem. Um ato imposto a toda a comunidade condominial. Já o regulamento ou regimento interno serve para esclarecer detalhes e disciplinar as normais gerais da Convenção, fazendo-se lei dentro do condomínio. Nele, não poderá haver dispositivos contra a Convenção ou a lei”, esclarece Paula Lopes Furtado, advogada da Schneider Associados.

 

O zelo pela segurança
Garantir segurança aos condôminos é mais do que uma obrigação moral do síndico. É um dever legal citado em dois momentos do artigo 1.348. O primeiro pontua que é responsabilidade do gestor conservar e guardar as partes comuns, o que, na prática, atribui ao síndico a tarefa de zelar pela manutenção de toda a edificação e, por outro lado, relega a ele a culpa por eventuais acidentes provocados em decorrência da má conservação.

Nesse sentido, estar atento às condições gerais da unidade é imprescindível para o síndico que não quer ter problemas no futuro. Periodicamente, o administrador deve solicitar rondas e revisões para verificar o estado geral das estruturas do condomínio. Os para-raios e elevadores, por exemplo, devem ser inspecionados uma vez por ano por empresa habilitada a emitir laudo e Anotação de Responsabilidade Técnica (ART). No caso das instalações de gás, devem ser fiscalizados não só a central, onde estão localizados os medidores, a cada ano, como também os ramais, a cada três anos.

O Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros é outro item do qual o gestor não pode se descuidar. Regularmente, o condomínio precisa promover uma inspeção que assegure o estado de qualidade e conservação de extintores, mangueiras, placas de sinalização, alarmes contra incêndios e portas anti-fogo.

O segundo dever do síndico relacionado à segurança diz respeito ao seguro condominial (veja mais detalhes na reportagem “Segurança em primeiro lugar”, também nesta edição). A lei estabelece que todo condomínio tem a obrigatoriedade de possuir um seguro contra o risco de incêndio ou destruição, total ou parcial. E cabe ao síndico contratar o serviço em até 120 dias da data de expedição do Habite-se da construção e renová-lo anualmente. É dele também a responsabilidade sobre o valor da apólice, já que, se o valor contratado for inferior ao custo total do sinistro, a diferença fica a cargo do gestor. Por isso, é importante fixar um seguro que garanta um valor de reposição real da construção. Isso significa que, no cálculo da quantia a ser segurada, importa não o valor do terreno, o valor de mercado ou a depreciação pelo uso da estrutura, mas sim os equipamentos internos ao condomínio, como os elevadores, por exemplo.

O seguro condominial não exige aprovação prévia pela assembleia, mas, para preservar o tom democrático e transparente da gestão, a dica é o síndico comunicar aos condôminos sobre a escolha da seguradora, assim como itens do contrato como preço, condições de pagamento e valor segurado.

 

Administrando as finanças
Controlar as finanças do condomínio, cuidando para que ele mantenha sua saúde financeira é uma das mais importantes e, diga-se de passagem, difíceis, atribuições do síndico. A tarefa se torna ainda mais complexa para quem não tem experiência em administrar recursos. Mas a lei é clara: cabe sim ao síndico elaborar orçamento anual e prestar contas dos gastos a seus vizinhos condôminos.

Na hora de realizar a previsão orçamentária, o gestor prevê as despesas e receitas do ano, tomando como base os gastos e ganhos do período anterior. Com isso, o condomínio minimiza os riscos de déficit em seu caixa ao mesmo tempo em que evita aumentos desagradáveis e inesperados nos valores das cotas condominiais.

Para ser bem planejado, o orçamento precisa levar em consideração o máximo possível de fatores que podem influenciar as finanças do condomínio. Na análise, o síndico deve considerar o índice inflacionário previsto para o ano bem como o índice de inadimplência, o valor de dissídio de funcionários e os gastos com pagamento de décimo terceiro salário e férias dos empregados. Além disso, os gestores mais antenados costumam inserir na previsão a readequação dos valores dos contratos do condomínio e os possíveis gastos a serem realizados com melhorias empreendidas ao longo do ano subsequente. “A orientação básica de finanças é nunca gastar além do orçamento aprovado na assembleia de condôminos. Se, porventura, houver inadimplência ou alguma despesa de natureza extraordinária não prevista no orçamento, deve o síndico convocar previamente uma assembleia e aprovar o seu rateio entre os condôminos. Excluem-se, naturalmente, aquelas despesas de natureza emergencial, cujo adiamento na solução seja capaz de aumentar o dano, em que o síndico pode realizá-las antes e convocar a assembleia imediatamente depois para fazer o rateio da verba entre os condôminos”, observa Alexandre Corrêa, do Secovi-Rio.

Tão importante quanto dizer o quanto pretende gastar é mostrar o quanto efetivamente gastou. A prestação de contas é um exercício de transparência administrativa do qual o síndico não pode se esquivar, afinal a lei estipula que essa é uma tarefa exclusiva dele. Ninguém, a não ser o síndico, tem o dever de prestar contas. Na prestação, o gestor apresenta documentos e relatórios que comprovem como administrou os recursos da unidade durante sua gestão. Se necessário, pode lançar mão de planilhas e gráficos que auxiliem os condôminos a visualizar os dados financeiros e, dependendo de como tenham sido conduzidos os gastos, a aprovar ou reprovar as contas.

Para que as finanças da unidade sejam bem administradas, é imperioso que o síndico cobre o rateio das despesas entre os moradores e arrecade eventuais multas aplicadas a condôminos infratores. E aí está mais uma atribuição do gestor prevista pelo artigo 1.348 do Código Civil.

A lista extensa de responsabilidades pode assustar principalmente os síndicos mais novatos em um primeiro momento, mas, no dia a dia, alguns atores atuam em parceria com o gestor, facilitando seu trabalho. Entre esses atores, estão o subsíndico e a administradora condominial. “Entendo que, cada vez mais, as administradoras exercem um papel fundamental na orientação, análise e implementação das obrigações impostas ao condomínio, de responsabilidade do síndico, a demandar uma constante atualização de seu corpo funcional”, destaca Alexandre Corrêa. Entenda em detalhes o papel da administradora em outra reportagem especial que preparamos para você, ainda nesta edição.

 

Responsabilidade Civil e Criminal
O síndico é o grande representante legal do condomínio. É dele o poder de representar a unidade perante a Justiça, respondendo civil ou criminalmente quando não cumprir uma de suas atribuições estabelecidas em lei. “O síndico é a pessoa responsável por toda a documentação, assim como por representar o condomínio em juízo, quando solicitado. De acordo com o § 2 do artigo 1.348 do Código Civil, o síndico até pode transferir a outra pessoa, de forma total ou parcial, os poderes de representação ou as funções administrativas, mediante aprovação da assembleia, salvo se a Convenção do condomínio dispuser em contrário. Caso não faça essa transferência, ele será sempre o responsável e poderá responder civil e/ou criminalmente por ocorrências no condomínio”, destaca a consultora jurídica Paula Lopes Furtado.

Mas, na prática, o que é e em quais casos são convocadas a responsabilidade civil e a criminal de um síndico? Quais as principais diferenças entre elas? Segundo os especialistas, um síndico possui responsabilidade civil quando não cumpre suas atribuições adequadamente, provocando prejuízos aos condôminos ou a terceiros. Se, por exemplo, ele deixa de comparecer a uma audiência em que deveria representar o condomínio, se não cumpre as determinações da assembleia ou se esquece de renovar o seguro condominial, recairá sobre ele a responsabilidade civil. “O síndico deve zelar pela boa administração do condomínio, inclusive recuperando os créditos do condomínio, seja de forma judicial ou extrajudicial. A negligência do síndico nesses casos, desde que comprovada, pode gerar a obrigação de reparar o dano. Da mesma forma, caso o condomínio descumpra as leis trabalhistas, se for comprovada a ação ou omissão voluntária do síndico, este poderá ser responsabilizado civilmente”, acrescenta Paula Furtado.

Já a responsabilidade criminal acontece quando, ao descumprir suas atribuições, o síndico acaba incidindo em prática criminosa ou contravenção. Entre os casos mais comuns, estão os crimes contra a honra, como injúria, calúnia e difamação, por exemplo; a apropriação indébita de fundos do condomínio; e a apropriação indébita de verbas previdenciárias dos funcionários. As punições para essas irregularidades incluem reclusão e multa.

Vem daí a importância de o gestor se precaver no dia a dia para que nenhuma ação ou decisão equivocada o leve a responder no âmbito criminal pelo condomínio. Algumas dicas ajudam nesse sentido. Para evitar ser responsabilizado por furtos em unidades, por exemplo, é necessário que o síndico tenha atenção na hora de contratar funcionários, além de proibir que condôminos deixem chaves das unidades com os empregados.

Ainda em relação aos funcionários, para fugir das irregularidades trabalhistas, o síndico deve pagar todos os benefícios estipulados pela lei, recolhendo e guardando todos os comprovantes e guias de pagamentos efetuados aos colaboradores. A mesma clareza e disciplina são exigidas em relação a notas fiscais, contas pagas e Registros de Profissional Autônomo (RPAs). Ao guardar todos esses comprovantes, o síndico se resguarda contra eventuais denúncias de fraude que podem levá-lo a responder criminalmente à Justiça.

Por fim, para evitar problemas com acidentes causados em piscinas, elevadores e outras áreas comuns do edifício, o gestor precisa investir na manutenção e fiscalização constante desses espaços. “Os próprios condôminos, de forma individual, têm o dever e o direito de fiscalizar as tarefas realizadas pelo síndico. Porém, a assembleia deverá eleger um conselho, o qual funcionará como órgão consultivo do síndico, podendo assessorá-lo na solução dos problemas do condomínio. A Convenção definirá as atribuições específicas desse conselho. Alguns condomínios possuem conselho consultivo e também conselho fiscal, sendo que este último possui a tarefa de fiscalizar as contas do síndico”, sublinha Paula Furtado.

 

Habilidades que fazem a diferença
Por mais importante que seja conhecer e seguir todas as atribuições legais do cargo, o sucesso de um síndico à frente do condomínio não se resume a isso. Existem habilidades que, embora não exigidas em lei, permitem ao gestor cumprir mais facilmente a meta de administrar a unidade, mantendo a harmonia condominial.

Para executar bem suas tarefas, o síndico deve conhecer as rotinas do condomínio e suas necessidades. Tempo e disponibilidade para de dedicar às demandas do edifício e de seus condôminos são outros requisitos fundamentais.  Vontade de aprender e capacidade de ouvir também figuram entre as habilidades cruciais para quem deseja gerir bem um condomínio.

Mas, antes de tudo, o síndico precisa ser um conciliador. No dia a dia, ele vai se deparar com uma série de situações de conflito de interesses que, se não forem bem conduzidas, são capazes de comprometer a qualidade da gestão. “Não há função sem dificuldades. O síndico precisa saber ouvir e ser um bom negociador, tem que ter paciência porque lidamos o tempo todo com pessoas e pensamentos muitas vezes antagônicos.  Importante ouvir sempre as partes sem tomar partido e decidindo de acordo com a lei”, aconselha Euvaldo Aguiar dos Santos, síndico que, há 20 anos, administra o condomínio Andrade Costa, com 82 unidades, em Ipanema.

Euvaldo conta que, nessas duas décadas, não precisou disputar nenhuma eleição por voto. A cada ano, o convite dos condôminos para permanecer no cargo era renovado e, por amor ao condomínio, aceitava. Segundo ele, foram as habilidades pessoais, mais do que as qualidades técnicas, que o possibilitaram “A convivência salutar entre diversidades tem de ser cultivada diuturnamente. Faz parte da minha maneira de ser e de administrar”, narra.

Na visão de Alexandre Corrêa, a combinação dos dois fatores — conhecimento técnico e habilidades pessoais — tende a surtir os melhores efeitos quando o assunto é gestão de condomínio. “O síndico atual tem um perfil muito mais técnico, sendo ele verdadeiramente mais preparado e interessado nas questões que envolvem a administração do condomínio, mas habilidades como comprometimento e capacidade para lidar com conflitos continuam sendo fundamentais. Para os síndicos de primeira viagem, aconselho ler e conhecer a Convenção do seu condomínio, pois se trata de um instrumento de inegável importância para regular e disciplinar os deveres e as obrigações dos condôminos, além de definir os seus próprios limites de atuação e competência. Já para os mais antigos, a dica é se reciclar constantemente, buscando novas práticas e conhecimento que possam ser implementados no condomínio, sempre buscando o bem-estar dos condôminos e a valorização patrimonial”, finaliza.