Rio de Janeiro, 23 de janeiro de 2014

Uma revolução chamada eSocial

Entenda como o eSocial, sistema unificado de dados trabalhistas, vai afetar o seu cotidiano como síndico e sua relação com a administradora condominial Continue lendo

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Aline Durães

Ele é apenas um dos projetos de digitalização e unificação de dados aprovados pelo Governo Federal, mas provavelmente é o que terá maior impacto na realidade dos condomínios. Criado em julho de 2013, o eSocial, também conhecido como EFD-Social ou SPED Folha, é um sistema que tem como objetivo unificar e padronizar o envio de todas as informações trabalhistas aos órgãos federais.

Com o novo sistema, dados que antes eram enviados pelos Departamentos Pessoais das empresas para diferentes esferas governamentais — e em momentos distintos — serão agora disponibilizados em uma plataforma única. Entidades como Receita Federal, Caixa Econômica Federal, Ministério do Trabalho e Previdência Social terão, ao mesmo tempo, acesso a informações integradas e atualizadas sobre trabalhadores e empresas de todas as partes do Brasil.

A unificação tende a fazer desaparecer obrigações comuns às empresas, entre elas o Caged, registro das admissões, transferências e desligamentos de empregados sob o regime da CLT, e a Dirf, declaração de imposto sobre a renda retido na fonte enviada anualmente. “Antes, as empresas eram obrigadas a passar informações eletrônicas para diferentes órgãos. Mas, muitas vezes, os dados eram iguais ou similares. O Governo quis, então, racionalizar o processo e estabeleceu um padrão único de envio dessas informações e uma plataforma única de consulta”, explica Marcos Melim, economista, parecerista fiscal do Sindicato da Habitação do Rio de Janeiro (Secovi-RJ) e consultor da APSA.

Na prática, as empresas — sejam micro, pequenas, médias ou grandes — terão de adaptar seus sistemas de Informação para utilizar os layouts definidos pelo eSocial e integrá-los com a plataforma governamental. Feita a integração, não será necessário preencher telas na Internet nem de outros programas específicos. Os documentos físicos em papel também perderão importância — até mesmo a Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) está com seus dias contados. As informações estarão automaticamente na base do eSocial e, portanto, disponíveis para os diversos órgãos governamentais que trabalham com dados relativos a vínculos empregatícios.

Além de racionalizar o processo de envio de informações trabalhistas pelas empresas, os especialistas enumeram outras qualidades do eSocial. Para o trabalhador, por exemplo, servirá como mais uma garantia de que os empregadores cumprem suas obrigações. Da mesma forma, os empresários também terão mais facilidade para comprovar que estão em dia com seus colaboradores.

Marcos Melim aponta, ainda, outro benefício: “Quando o sistema estiver funcionando a todo vapor, quando estiver consolidado, todas as informações estarão ali. Qualquer organismo fiscalizador poderá saber de detalhes da vida do trabalhador. Vai ser muito mais fácil identificar e punir os sonegadores, quem não está de acordo com a lei. O próprio Governo espera aumentar a arrecadação de tributos por conta dessa maior transparência. É claro que isso não significa o fim da fiscalização presencial, até porque somente ela permite combater os casos de desrespeitos mais clássicos dos direitos trabalhistas, como profissionais sem carteira assinada, por exemplo. Mas, no geral, a base única vai facilitar — e muito — a fiscalização”.

Em tempo real
O eSocial divide as informações em dois grandes grupos: os relativos à folha de pagamento e os registros de eventos trabalhistas. Cada grupo tem características próprias, padrões distintos de layouts e prazos diferentes. Mas o que isso significa? Significa que as empresas terão de estar atentas para transmitir os dados corretos de acordo com a sua natureza.

Por exemplo: mensalmente, os empregadores devem comunicar os valores pagos aos funcionários, especificando também a remuneração, dissídios coletivos e serviços prestados. Esses dados compõem o primeiro grupo, o da folha de pagamento, e precisam ser transmitidos, obrigatoriamente, uma vez a cada mês.

Já os eventos esporádicos, como admissões, demissões, licenças médicas e outras alterações cadastrais, fazem parte do grupo chamado pelo eSocial de Eventos Trabalhistas Aleatórios e só serão comunicados à medida que forem ocorrendo.

Esses eventos — que, juntos, somam 48 eventos distintos — deverão ser enviados ao eSocial dentro dos prazos especificados em lei. Aí reside a maior preocupação dos empregadores quando o assunto é o novo sistema unificado. Se antes a empresa tinha tempo para reunir informações e enviá-las aos órgãos competentes, com o eSocial, a realidade é bem diferente. É exigência do Governo que todos os eventos sejam comunicados em tempo real, assim que ocorrerem.

Marcos Melim dá um exemplo concreto que pode ajudar a entender melhor o nível de exigência dos prazos do eSocial: “antes do sistema, as empresas contratavam seus funcionários e, no início do mês seguinte às admissões, declarava o Caged, enviando ao Ministério do Trabalho a lista de funcionários contratados e demitidos no período anterior. Com o eSocial, não é mais assim. Como ele é online e on-time, o Departamento Pessoal terá de transmitir esses eventos imediatamente. Uma admissão, por exemplo, deve ser comunicada um dia antes de o colaborador começar efetivamente a trabalhar”.

Se a comunicação não for realizada em tempo, o sistema impede os passos seguintes do processo. Como as informações são interdependentes, se o primeiro evento não for recebido pelo eSocial, o evento seguinte será recusado. E o pior: o atraso gera multa automática aos retardatários. As penalidades ainda não foram anunciadas, mas os especialistas acreditam que elas devam ser tão rigorosas como as já praticadas pelos órgãos governamentais. “Em geral, se você não cumpre uma obrigação de governo, é estabelecida uma multa moratória. Estar em mora significa que houve descumprimento de um prazo previamente acordado. O que é muito complicado nisso tudo é que ao recepcionar as obrigações fora do prazo, o Governo notifica o usuário e, no mesmo momento e automaticamente, lhe entrega a guia de multa a ser paga”, conta Marcos.

Empresas precisam se reestruturar
Para se adaptar a essa nova forma de transmitir informações fiscais e sociais, as empresas devem aprimorar não só os sistemas de Informática, mas principalmente suas rotinas e processos administrativos. É um impacto que atinge as áreas de Tecnologia da Informação, de Departamento Pessoal, de Recursos Humanos e inclusive o setor jurídico, já que, em breve, até mesmo as reclamações trabalhistas passarão pelo eSocial.

Muitos empresários de todo o país estão investindo pesado na reformulação dos seus sistemas de Contas a Pagar e Folha de Pagamento, para que eles passem a gerar os dados dentro dos layouts estabelecidos pelo Governo. Dedicam atenção também ao treinamento e à contratação de pessoal e estão buscando promover uma maior integração entre os diferentes setores da companhia.

 

Ainda assim, há aqueles que menosprezam as alterações que estão por vir. Segundo uma sondagem feita pela Thomson Reuters junto a duas mil empresas, 70% delas não possuem nenhum projeto interno para atender à nova obrigação do projeto eSocial. Das que possuem projeto, apenas 30% afirma tê-lo iniciado efetivamente. “Infelizmente, temos a cultura de deixar tudo para a última hora. Mas essa é uma postura equivocada a ser tomada diante da magnitude da mudança trazida pelo eSocial”, sublinha Marcos Melim.

 

A APSA quis afastar os riscos e se antecipou. Desde que o projeto foi anunciado, a administradora reviu processos e treinou funcionários para se adequar às novas exigências legais. “Investimos nas adequações necessárias nos nossos sistemas, tanto na folha quanto no Contas a Pagar, pois precisarão ser transmitidas para o eSocial não só informações relativas à folha de pagamento, mas também pagamentos efetuados a pessoas físicas ou jurídicas, com destaque para as cooperativas e empresas enquadradas no MEI (microempreendedor individual) que envolvam retenção de tributo federal”, destaca Washington Rodrigues, assessor da Diretoria da APSA.

 

O que o meu condomínio tem a ver com isso?

A essa altura da matéria, muitos leitores podem estar se perguntando: “o que meu condomínio tem a ver com tudo isso?”. Embora o maior impacto do eSocial seja sentido pela administradora, a colaboração dos síndicos é crucial para que a empresa consiga cumprir os prazos estabelecidos em lei. “Esse é um ponto importante. Para a APSA trabalhar os dados de seus 700 funcionários, é relativamente tranquilo. O problema é a característica da atividade de negócios da administradora. Ela presta serviços para um número enorme de condomínios, que hoje funcionam como empresas. Então, além de comunicar as informações dos seus funcionários, ela terá que transmitir os eventos trabalhistas de todos os colaboradores e empresas que prestam serviços para os condomínios. E, para fazer isso dentro do prazo, ela precisa que os síndicos avisem os eventos com antecedência também. De nada adiantará o sistema da empresa estar preparado para o eSocial, se a informação correta não estiver disponível para o envio dentro do prazo”, pontua o consultor Marcos Melim.

 

Sendo assim, cabe ao síndico, a partir da entrada em vigor do novo sistema de dados trabalhistas, passar as informações relativas à admissão, demissão, licença e a qualquer outra alteração na relação de trabalho com seus funcionários e prestadores em tempo hábil para que a administradora, por sua vez, transmita aos órgãos governamentais sem estourar o prazo e sem geração de multas. “No caso de férias, por exemplo, não se pode colocar o empregado em férias e só depois formalizar. Se isso ocorrer, o condomínio estará descumprindo os prazos previstos na legislação e ficará sujeito a multa. E tudo isso ficará registrado na transmissão do arquivo desse evento para o eSocial”, exemplifica Washington Rodrigues.

 

Da mesma forma, só será possível demitir um funcionário se o respectivo aviso prévio for comunicado com antecedência. Os registros de periculosidade e insalubridade devem ser precedidos pela informação de agentes nocivos e uso de Equipamentos de Proteção Individual (EPIs). Também os atestados de saúde só serão aceitos se respeitarem a periodicidade estabelecida pelo eSocial. “Os síndicos vão precisar ficar atentos aos prazos previstos na legislação para comunicação de eventos como a admissão, demissão, férias e afastamento do empregado por doença ou acidente do trabalho. Esses são os mais críticos, pois em todos eles o start do processo se dá a partir do comando ou informação do síndico, sem esquecer, é claro, que a APSA precisará de tempo hábil para processamento da informação”, completa o assessor Washington Rodrigues.

 

A APSA está empreendendo uma série de esforços para engajar os síndicos nessa empreitada. Por meio de seus canais de comunicação, ela pretende informar os clientes a respeito da nova exigência do Governo. Já existem informativos no site oficial da administradora e, assim que as regras do sistema ficarem mais claras e o cronograma de implantação for definido, os síndicos receberão uma carta com explicações mais detalhadas. “Do ponto de vista operacional, a APSA está cumprindo os prazos e está com tudo em cima para acompanhar o novo sistema, mas, com o passar do tempo, ela vai depender dos síndicos e das informações que somente eles podem fornecer. Depois de os dados iniciais serem imputados, ela tem que alimentar o sistema à medida que forem ocorrendo eventos relacionados a cada trabalhador do condomínio. São comandos que devem partir do síndico para a administradora, que não tem como saber se não houver comunicação por parte do gestor e que precisam ser dados no prazo, caso contrário será gerada multa. A comunicação entre síndico e administradora sempre foi muito importante, mas o eSocial vai forçar uma relação muito mais próxima. O processo de comunicação tem de ser otimizado, pois as mudanças são profundas e requerem muita responsabilidade”, alerta Marcos Melim.

 

Informe-se o quanto antes

O eSocial entrou em vigor a partir de 1º janeiro deste ano. Os prazos para o início da entrega efetiva das informações dentro do novo esquema ainda não foram definidos, mas já se sabe que todos os dados, a partir dessa data, deverão seguir as exigências estabelecidas pelo Governo Federal.

 

Por enquanto, a Receita Federal, órgão responsável pela execução do projeto, já liberou alguns padrões de layouts a serem seguidos pelas empresas. “Os empregadores já podem consultar a base do sistema para checar se os dados cadastrais dos funcionários estão corretos”, afirma Marcos Melim. Como a chave de acesso ao eSocial será a combinação do cadastro de pessoa física com o NIS (Número de Identificação Social), é imprescindível que esses números sejam os mesmos que constam do CNIS (Cadastro Nacional de Informações Sociais). Se houver algum erro, ele deve ser regularizado pelas empresas o mais rápido possível, caso contrário o sistema acusará inconsistência e impedirá o empregador de registrar as informações posteriores. “Neste cadastro único, cuja chave é o CPF e o NIS, estarão disponíveis todas as suas informações. Então, por exemplo, se um profissional liberal presta serviços para dez empresas, todas elas terão de alimentar o mesmo cadastro no eSocial”, esclarece o consultor Marcos Melim.

 

Um tipo de inconsistência comum é a alteração de nome em função de mudança de estado civil. Se, por exemplo, um funcionário casou e mudou de nome, mas esse fato não está documentado no CNIS, é bem provável que o eSocial aponte erro e solicite a regularização. “Quando o eSocial começar a funcionar para valer, não aceitará nenhum dado errado. Se houver inconsistência, o próprio sistema vai dizer como ela deve ser resolvida e quem deverá resolvê-la, se a empresa ou o empregado. O ideal é não ter qualquer pendência quando o sistema entrar efetivamente no ar”, comenta Melim.

 

O consultor alerta sobre a importância de os síndicos também se envolverem nesse processo. Segundo Melim, uma boa alternativa é visitar periodicamente o site oficial do eSocial – www.esocial.gov. BR – em busca de novidades e orientações. Outra dica é entrar em contato com a administradora para se informar melhor sobre o projeto e saber como participar. “Do ponto de vista econômico, contratação de pessoal e mão de obra representam um gasto financeiro enorme para o condomínio. Na maior parte dos casos, mais de 50% de tudo que é arrecadado. Os funcionários são contratados com carteira assinada ou são vinculados á empresa terceirizada. Independentemente do regime trabalhista, os síndicos devem se informar, até porque empregados terceirizados também farão parte do eSocial. É um processo que realmente não tem como ser ignorado”, diz.

 

Os gestores condominiais devem evitar também deixar dúvidas sobre o sistema para a última hora. “É uma mudança de cultura. Estamos pouco acostumados a dar valor a prazos, mas, no eSocial, o seu descumprimento implica multa, perdas financeiras. Então, o síndico tem de se informar, não pode adiar ou procurar saber apenas quando sentir necessidade. Não faça isso. O eSocial é muito mais do que um sistema de área trabalhista. Quanto mais se falar e se souber dele, melhor. O condomínio só tem a ganhar”, finaliza o consultor da APSA.