Rio de Janeiro, 23 de janeiro de 2014

E está chegando a hora das Assembleias…

Como preparar o condomínio — e seus condôminos — para a Assembleia Geral Obrigatória Continue lendo

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Aline Durães

A Assembleia Geral Obrigatória (AGO) ocorre apenas uma vez ao ano, geralmente nos meses de março ou abril. Mas dependendo do seu desenrolar, traz conflitos e consequências que afetam o condomínio durante todos os outros meses. Por isso, é importante o síndico planejar o evento com antecedência e ficar atento a algumas dicas para que o encontro ocorra dentro da ordem e sem prejuízos ao bem-estar condominial.

Diferentemente das Assembleias Extraordinárias, que podem ser convocadas várias vezes ao ano para discutir assuntos diversos, a Assembleia Geral obrigatória aborda temas específicos, como prestação de contas, aprovação da previsão orçamentária e eleição de síndico e, segundo determina o Código Civil, deve ocorrer obrigatoriamente uma vez a cada ano.

É um momento importante no qual o condomínio faz um balanço da gestão passada e, ao mesmo tempo, começa a traçar planos para o futuro. “A AGO é uma reunião de pessoas, cada qual com seus posicionamentos. Muitas vezes, essas opiniões são diversas e até antagônicas. Por isso, é um ambiente muito suscetível a desentendimentos. Por mais diligente e cauteloso que o síndico seja, não há garantias de uma Assembleia perfeita”, avalia Caroline Roque, advogada do escritório jurídico Schneider Advogados Associados.

Ainda que a perfeição seja uma meta pouco realista, há uma série de precauções e regras que os gestores condominiais podem seguir para garantir a realização de uma Assembleia, se não perfeita, pelo menos eficiente e harmônica.

Antes de mais nada
Os preparativos para a Assembleia Geral Obrigatória começam bem antes do dia do evento. Como a AGO é o momento em que o síndico passa a limpo as contas do ano anterior, é importante que ele reúna o orçamento de todas as receitas e despesas, mês a mês, por grupos de despesas do último ano de seu mandato. Essa tarefa não é difícil, já que, mensalmente, a administradora condominial envia ao gestor uma pasta de prestação de contas organizada, com todos os documentos do condomínio referentes aos pagamentos realizados.

Na opinião de Vera Helena Sampaio, síndica do Condomínio Samurai, na Tijuca, o serviço facilita – e muito – o trabalho durante as assembleias gerais obrigatórias. “A APSA faz tudo. Na hora, basta apresentar aquilo que foi coletado ao longo do ano”, afirma.

É interessante também que os condôminos cheguem ao encontro já cientes de algumas informações que serão debatidas. Há casos em que o síndico, então, envia para seus vizinhos uma prévia do que será tratado na AGO. Nos condomínios onde há mais de uma pessoa concorrendo ao cargo de síndico, existe a alternativa de enviar previamente aos condôminos as propostas de trabalho de cada um dos candidatos, o que, sem dúvida, facilita o processo de escolha do novo administrador.

Um ponto do qual o síndico não pode descuidar é a convocação. É dever do gestor garantir que todos os condôminos sejam comunicados sobre a realização da Assembleia e, para isso, ele deve afixar o edital de convocação em um local público e de ampla visibilidade no condomínio. Caso seja necessário, o gestor pode também enviar uma notificação em separado para cada unidade ou, ainda, solicitar que os proprietários retirem o comunicado diretamente na portaria, mediante assinatura de protocolo. Os administradores mais antenados optam por efetuar o aviso também pela Internet, seja via e-mail ou via Skype.

Se a Convenção não estipular um prazo para a realização do comunicado, o ideal é ele ser feito de10 a20 dias antes da Assembleia. “Se apenas um condômino não for convocado, é o suficiente para a Assembleia ser anulada. Por isso, o síndico deve sempre cuidar para que tenha um comprovante de envio e recebimento da convocação de todos os proprietários. Além disso, o edital de convocação deve observar as normas da Convenção e conter todos os temas sobre os quais se pretende discutir”, alerta Caroline Roque.

Para Vera Helena Sampaio, a simples convocação não basta. A síndica conta que, no dia da Assembleia Geral Obrigatória, percorre as unidades convidando pessoalmente os condôminos. “Faço questão de lembrar a todos que passam por mim no dia da Assembleia, especialmente os condôminos jovens”, afirma.

O “durante”
Vera já passou por poucas e boas em Assembleias condominiais. À frente do Samurai há três anos, a síndica fazia questão de participar dos encontros mesmo quando era apenas condômina. Embora presente, era tímida e não costumava falar muito. Apenas observava e ouvia. Na maior parte das vezes, presenciava discussões acaloradas que marcaram sua memória. “Quase houve agressão física aqui. A Assembleia era uma arena, um local de briga, gritaria, ânimos exaltados. O clima do prédio ficava péssimo. Algumas pessoas, depois de ver as brigas, não queriam participar mais. Outras paravam de se falar. Era um tipo de clima que saía da Assembleia para o dia a dia do condomínio”.

O clima hostil entre vizinhos nas Assembleias, de fato, é um dos fatores que mais afastam os condôminos desses eventos. Mas, no Samurai, Vera quis dar um outro rumo à história. Ao assumir a gestão do condomínio, definiu como um de seus objetivos principais o de mudar o ambiente de suas Assembleias. Para isso, investiu, em primeiro lugar, na construção de uma atmosfera convidativa aos condôminos: faz encontros temáticos onde nunca faltam guloseimas, doces e petiscos.

A segunda iniciativa foi envolver os jovens e adolescentes. “Esses meninos e meninas não podem crescer com a ideia de que a Assembleia é espaço de confronto e briga. Pelo contrário, precisam entender o que é bem comum. Por isso, decidi eleger um síndico-mirim. Isso mobilizou muito as crianças do prédio. Hoje, todos participam ativamente das Assembleias. Elas acalmam os ânimos dos adultos. Quando alguém começa a agitação, logo percebe a presença dos jovens e retrocede. Vou para a minha terceira Assembleia anual e, desde que assumi, não há mais brigas”, narra.

Além de primar pelo bom clima entre os condôminos, há outras medidas práticas a serem observadas no dia de realização da Assembleia Geral obrigatória. Uma das mais relevantes é a eleição do presidente da mesa. Para garantir o espírito democrático do evento, o recomendado é que o síndico não conduza o encontro. O presidente precisa ser um condômino neutro, que seja respeitado por todos. Afinal, caberá a ele zelar pela ordem do encontro, mantendo o foco da discussão, evitando assuntos que fujam ao objetivo principal e controlando o seu tempo de duração.

Embora não interfira diretamente na reunião, é essencial que o síndico participe e, junto com seu conselho diretivo, esteja bem informado sobre todos os pontos da pauta para esclarecer possíveis dúvidas dos condôminos. Se quiser se resguardar, o gestor pode levar uma cópia da Convenção e do Regulamento Interno para consulta.

Durante a assembleia, o futuro do condomínio deve estar em pauta. É nela que são debatidas as prioridades em termos de gastos e investimento da unidade para o ano. Por isso, é imprescindível que exista um planejamento para o próximo exercício. No Gestão Total, serviço no qual a administradora assume o cargo de síndica do condomínio, se responsabilizando por todos os aspectos da gestão condominial, esse é um ponto levado a sério. Na reunião, são apresentados os projetos de melhorias futuras, com resultados previstos e os valores a serem investidos.

Para tornar a explanação menos cansativa, pode-se optar por apresentar os documentos e previsões do condomínio por meio de um computador, um retroprojetor ou do Datashow. Por último, deve-se ter em mente que reuniões longas são, no geral, contraproducentes. Segundo especialistas, o ideal é que a Assembleia tenha, no máximo, duas horas de duração. Para garantir o respeito ao tempo, a dica é começar o debate no horário marcado e estipular previamente o tempo de fala de cada condômino.

Acabou. E agora?
A Assembleia ocorreu tranquilamente, todos os pontos foram discutidos e aprovados pela maioria e, neste momento, o síndico pode respirar aliviado. Certo? Errado! O fim da reunião não significa que as responsabilidades do gestor também acabaram.

Agora é hora de dedicar especial atenção à ata da AGO. “A ata é um resumo da Assembleia e deve conter a manifestação dos condôminos sobre os itens constantes do edital de convocação. Também é muito importante que não se deixe de registrar alguma manifestação que o condômino tenha requerido expressamente”, esclarece a advogada Caroline Roque.

Para servir como documento válido e não ser impugnada posteriormente é importante que a ata seja objetiva e respeite a seqüência dos acontecimentos da reunião, registrando todas as decisões importantes. Geralmente elaborada por um representante da administradora condominial, ela precisa ser assinada por cada um dos presentes.

Uma cópia do documento deve ser enviada a todos os proprietários, mesmo que sejam inadimplentes ou não tenham comparecido à Assembleia. O original será mantido no Livro de Atas do condomínio, por pelo menos cinco anos, e estará sempre acessível a qualquer condômino. “O principal em uma Assembleia Ggeral obrigatória é o respeito. E cabe ao síndico plantar esse clima respeitoso. O ambiente de paz começa pelo gestor. Ele tem que conhecer os condôminos, se preocupar com eles. E essa preocupação não pode acontecer apenas no dia da Assembleia, mas ao longo de todo o ano. Deve-se tratar a todos com carinho, como se fossem pessoas da nossa casa. Isso vale tanto para condôminos como para funcionários”, finaliza a síndica Vera Helena Sampaio.

 

Assembleias Virtuais

Os condomínios ganharam um grande aliado na luta contra a falta de quórum nos encontros condominiais: as Assembleias Virtuais. Por meio de plataformas online, os condôminos já podem se reunir, debater propostas e votar pautas. Isso tudo sem sair de casa ou do trabalho.

Se você gostou da ideia e quer implantar o sistema em sua unidade, precisa, antes de tudo, convocar uma Assembleia presencial para alterar a Convenção do condomínio para que os dois tipos de Assembleia possam coexistir.

Feito isso, basta escolher uma plataforma virtual dentre tantas já disponíveis e treinar os condôminos. Especialistas garantem que, para evitar fraudes, é necessário optar por um sistema que faça a auditagem dos votos e que forneça certificação digital, na qual a intenção de