Rio de Janeiro, 11 de setembro de 2013

Quando profissionalismo é diferencial

Aprenda a fugir das armadilhas e garanta uma gestão eficiente para o seu condomínio Continue lendo

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“Literalmente entregue às baratas”. É assim que João[*], gestor de um condomínio de 15 unidades na Tijuca, define como seu edifício ficou durante os dois anos da gestão do síndico terceirizado contratado pelos condôminos. Ele explica que, apesar das altas taxas condominiais, as condições de higiene do prédio estavam precárias.

Desconfiado, o tijucano resolveu acompanhar de perto a administração do antigo “síndico”: juntou todas as prestações de contas realizadas e, ao fim de um ano, realizou uma análise comparativa dos gastos. O resultado foi surpreendente: “Reparei a recorrência de gastos com peças repetidas. Havia compras sucessivas com valores parecidos. Mas o mais alarmante foi o que ele discriminava como ‘retirada administrativa conforme instrução’. Ele sacava montantes de dinheiro do condomínio como se fosse para cobrir despesas extras, sendo que essas despesas nunca existiram. Em um ano, foram mais de R$ 27 mil retirados da nossa conta e, desafiando a convenção que só autoriza a movimentação do fundo de reserva em caso de emergência, desfalcou-o em mais R$ 6 mil. Além do nosso prédio, ele administrava mais cinco, inclusive o edifício onde mora. Conversando com o novo gestor do prédio dele, fiquei sabendo que, lá, o desvio foi da ordem de R$ 160 mil”, conta.

Casos como o ocorrido no condomínio da Tijuca são mais comuns do que se pensa. Com o crescimento das responsabilidades condominiais, que passam a exigir das unidades uma rotina administrativa semelhante a de pequenas e médias empresas, os condôminos moradores que se voluntariam para a função de síndico são raros. Paralelamente a isso, o mercado imobiliário vem se aquecendo, valorizando o cargo de síndico e passando a atrair um número cada vez mais expressivo de pessoas interessadas em atuar na área. O lado preocupante desta realidade é que nem todas elas possuem a qualificação e a experiência necessárias para o bom cumprimento da função.

Sem regulamentação
A profissão de síndico não é regulamentada em lei. Por isso, em tese, até mesmo a nomenclatura “síndico profissional” está equivocada. O correto é falar em síndico terceirizado. A falta de legislação específica e a ausência de um órgão de classe ou sindicato fiscalizador permitem que indivíduos pouco idôneos, em alguns casos, e inexperientes, em outros, se intitulem profissionais, sejam contratados como gestores condominiais, mas, no fim das contas, acabem comprometendo a saúde financeira e o bem-estar coletivo dos condomínios. “Falta um órgão que controle essa atividade. No geral, as pessoas ainda pensam que essa é uma atividade doméstica e, por isso, fácil de exercer. Os condomínios não têm o cuidado necessário na hora de contratar um síndico”, avalia Darcy de Brito, síndico há 11 anos que, há mais de 50, trabalha no ramo condominial e, atualmente, cuida de 15 edifícios no Rio de Janeiro, mas que contam também com o apoio da APSA como empresa administradora.

“O que mais vemos por aí são síndicos que se dizem profissionais, sem, entretanto, sequer um treinamento adequado. Pessoas que não sabem nada a respeito da rotina condominial, mas se intitulam profissionais. São, na verdade, curiosos. Por isso, é essencial regulamentar”, observa o síndico.

Qualificação e treinamento
Embora não haja formação profissional em nível técnico ou de Graduação para o exercício do cargo de síndico, uma série de cursos ajuda na qualificação e treinamento para uma gestão verdadeiramente profissional. Simone Lima, por exemplo, é gerente de condomínios do Gestão Total da APSA, serviço no qual a administradora assume o cargo de síndica do condomínio, se responsabilizando por todos os aspectos da gestão condominial. Há 15 anos trabalhando na área, Simone cuida atualmente de dez condomínios. No último mês, completou mais um curso, o de Qualidade de Serviços em Portaria. A ideia era ter noções do bom funcionamento de uma portaria para poder melhor orientar os porteiros dos prédios que atende.

Essa foi apenas uma das muitas oficinas pelas quais Simone passou. Além dela, há experiências em cursos de rotinas administrativas, gestão de obras de condomínios habitados, marketing pessoal e locação de imóveis. Para a gestora, o bom serviço prestado pelo Gestão Total nos condomínios está intimamente ligado à contínua atualização de conhecimentos dos seus profissionais, além de todo o apoio técnico que ela como gestora conta através de um backoffice formado por engenheiros, advogados, supervisores, encarregados de compras e cotação. “Temos toda uma equipe envolvida neste gerenciamento que nenhum outro ‘síndico terceirizado’ tem. Pessoas com bastante experiência no cotidiano de um condomínio, que entendem suas necessidades. E o aprendizado não termina nunca, pois a APSA incentiva a atualização permanente das suas equipes, tanto que os cursos pagos são financiados pela própria empresa”, justifica a gerente condominial.

O método de trabalho é outra diferença entre a gestão profissional do condomínio e o síndico terceirizado descompromissado. A cada novo cliente, Simone repete o mesmo ritual: mapeia as principais características do condomínio, identificando as mudanças mais urgentes. Registra em fotografias o estado atual do edifício e, à medida que as obras sugeridas pelo Gestão Total são realizadas, fotografa os avanços. Dessa forma, os condôminos podem ter a comparação visual do “antes” e do “depois”. “Assim que o gerente responsável pelo condomínio assume, é convocada uma reunião com os condôminos para mostrar como o condomínio está e tudo que deve ser feito. Esse laudo é elaborado por um engenheiro, no qual ele aponta prioridades que merecem atenção. Ao longo do processo de obras, esse mesmo engenheiro continua acompanhando, e a obra só avança com a liberação dele”, sublinha a gerente condominial.

Outro ponto que merece destaque na metodologia de gestão implantada nos condomínios administrados pela APSA é a intensa preocupação com o orçamento das unidades. “A gente sugere formas de equilibrar as finanças do prédio. Se percebemos que está havendo pouca arrecadação e muitos gastos, propomos uma revisão do orçamento. O nosso objetivo é nunca deixar o condomínio em más condições de recursos ou em déficit, mesmo que ele tenha conta de obras ou fundo de reserva, porque nessas contas, eu só posso mexer em situações muito específicas. A diferença da gestão profissional é esta: o condomínio conta com profissionais de fato, formados em área específica e com conhecimentos capazes de gerir bem o condomínio. Não há amadores”, ressalta Simone Lima.

Sobra trabalho, falta dedicação
A falta de entrosamento com a rotina e as necessidades condominiais foi o principal motivo que levou o condomínio Tijuca Plaza, de 70 unidades, a rescindir o contrato com o síndico terceirizado que administrou o edifício por cerca de sete meses. As divergências começaram depois que o administrador propôs algumas obras rejeitadas pelo conselho consultivo do prédio. “Ele não se adaptou bem”, afirma Pedro Bernardo, atual síndico do Tijuca Plaza.

Simone Lima explica, por exemplo, como consegue vencer qualquer barreira a respeito do perfeito entendimento das particularidades de cada um dos 10 condomínios que possui em sua carteira. “Primeiro, porque todos ficam bem próximos um do outro. Quatro ficam na mesma rua. E em segundo lugar, mas talvez como o mais importante motivo – eu não estou sozinha na gestão. Tenho uma empresa inteira, com mais de 80 anos de experiência, ao meu lado, trabalhando junto comigo em todas as esferas”, diz ela, orgulhosa. O sistema adotado pelos edifícios gerenciados por Simone Lima foi o Gestão Total com dedicação parcial. Ao contrário do serviço de dedicação exclusiva, no qual a administradora oferece um profissional exclusivo para trabalhar no edifício de segunda a sábado, nesse sistema de dedicação parcial, a APSA funciona como síndica, mas é estabelecido em contrato que o gestor destacado pela empresa visita o condomínio em dias alternados.

A gestora garante que, embora não visite todos os condomínios todos os dias, está sempre antenada a tudo que acontece em cada um deles. “Nunca deixo de visitar o prédio durante a semana. Assim que o condomínio contrata o Gestão Total, treino e oriento os funcionários sobre como agir na minha ausência. Essa parceria é muito importante. Há condomínios com o dia a dia tão bem organizado que os funcionários conseguem resolver pendências menores que não necessariamente precisam da minha intervenção. Apesar disso, estou sempre com o rádio ligado para qualquer emergência. Tanto porteiros quanto condôminos podem me acionar em caso de problema. Isso porque o fato de eu não ir ao prédio todos os dias não diminui meu comprometimento com ele”, destaca Simone Lima.

Problemas de legitimidade
Dependendo do nível de maturidade profissional do síndico e da forma como conduz seu relacionamento com os condôminos, ele pode enfrentar problemas de legitimidade na gestão do condomínio. “Quando terceirizado, o gestor acaba sendo mais um empregado. Muitas vezes, o condômino acha que pode mandar nele ou está acima dele, porque, na verdade, paga o seu salário. Quando você é morador, é mais difícil de isso acontecer, porque, ainda que receba seu pró-labore pelo seu trabalho, você reside ali como todo mundo. Os moradores respeitam mais”, observa Pedro Bernardo.

Por isso, o ideal é um profissional que saiba se colocar diante da situação. Simone Lima conta que, não raro, enfrenta resistências assim que chega a um novo condomínio. “Em alguns casos, a gente sofre pressões iniciais. Os condôminos são ríspidos, desconfiados, acham que vamos trazer prejuízos financeiros ou que não vamos levar obras importantes adiante. Estão traumatizados por experiências anteriores”, lembra a gestora.

Nestas situações, cabe ao síndico estar preparado para lidar com os diferentes perfis de condôminos e vencer as resistências. “Esse é o grande gancho do bom síndico. Ele precisa ter o equilíbrio necessário para lidar com os condôminos e empregados, usando sempre o bom senso, direito de igualdade, sinceridade e ter muito jogo de cintura para contornar os problemas, que não são poucos”, avalia Darcy Brito.

Pesquisa e acompanhamento
No condomínio de João, o síndico que iniciou esta matéria, as coisas começam a voltar ao normal. Em cinco meses, o condomínio saiu de um déficit de R$ 10 mil para um saldo de R$ 14 mil. O trabalho foi árduo e afetou a todos, já que, para recuperar as finanças, João teve de criar cotas extras. Mas o caminho está longe de ser concluído: falta resolver a questão de reparos na fachada e assuntos trabalhistas, como férias de empregados e pagamento de horas extras, negligenciadas pelo antigo gestor.

João pretende ficar no cargo até o início do próximo ano, quando ocorre a assembleia para eleição de um novo síndico. Não sabe dizer se vai conseguir se reeleger e, por mais doze meses, conciliar as responsabilidades do condomínio com sua corrida vida profissional. “No nosso condomínio, o síndico morador não tem qualquer vantagem: não existem pró-labore nem redução das taxas condominiais. Penso em discutir, na próxima assembleia, um adendo à convenção que crie um atrativo para o novo síndico. Caso contrário, acho difícil algum morador se candidatar ao cargo. As pessoas não querem se comprometer”, admite João.

Assim como o condomínio tijucano, são comuns os edifícios que sofrem pela falta de disponibilidade de condôminos interessados em conduzir a gestão. Muitos não têm tempo para uma tarefa que se torna, cada vez mais, complexa; outros, embora disponham de tempo, não possuem segurança e os conhecimentos necessários para o desempenho da função. Nestes casos, a saída é mesmo recorrer à gestão profissional.

Para não cair em armadilhas e acertar na escolha, a dica principal é pesquisar. Peça referências a, pelo menos, três condomínios que já tenham contratado os serviços do profissional em questão. Verifique se ele tem antecedentes criminais ou problemas com a Justiça e, por fim, dedique especial atenção à formalização da contratação. Ela deve ser efetuada mediante um contrato de prestação de serviços que, se possível, estipule os horários e dias previstos para visitas do síndico ao condomínio. Advogados e especialistas aconselham a optar por profissionais que possuam patrimônio em seu nome ou condições financeiras suficientes para responder pelos prejuízos em caso de má gestão dos recursos do condomínio.

Pesquisar, no entanto, não é o suficiente. Depois de contratado, o serviço deve ser fiscalizado continuamente pelo conselho consultivo e demais condôminos. “Os moradores não podem se omitir, porque a omissão será punida. Se as pessoas participassem mais da vida condominial, ficaria mais difícil de esses indivíduos de má fé, travestidos de síndicos terceirizados, atuarem”, argumenta João.

Na dúvida, uma opção que sempre dá certo é aquela que leva em conta a experiência e o conhecimento de mercado na hora de escolher quem vai administrar seu imóvel. “O nosso objetivo é deixar os condôminos despreocupados. A gente sabe da responsabilidade que tem e, por isso mesmo, utiliza todo o know-how da APSA, uma administradora com mais oito décadas no ramo imobiliário, para desenvolver um bom trabalho frente aos nossos clientes. Temos condomínios em que, ao convocar assembleia, os próprios moradores dizem que não precisa, porque confiam na nossa gestão. Uma relação de confiança assim só se estabelece quando existem comprometimento e excelência”, finaliza Simone Lima, gerente condominial do Gestão Total da APSA.



[*]O nome do síndico foi modificado a pedido do próprio entrevistado.

Texto: Aline Duraes