Rio de Janeiro, 9 de julho de 2013

Quando a administradora também é síndica

Confira como funciona a administração profissional da APSA em um condomínio de grande porte Continue lendo

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Uma superestrutura com 868 unidades, 15 lojas e 99 funcionários, pela qual transitam diariamente cerca de 2.800 pessoas. Assim é o Quartier Carioca. Com esses números, fica fácil concluir que um síndico seria insuficiente para dar conta da complexidade das tarefas e rotinas deste condomínio com porte de grande empresa, construído há cinco anos.

Cientes dos desafios naturais do empreendimento, há um ano e dois meses, os condôminos do Quartier optaram por imprimir um ar profissional ao gerenciamento do condomínio e contrataram o Gestão Total da APSA. Desde então, uma equipe de cinco funcionários e um supervisor especialmente destacados pela administradora se dedicam, em tempo integral, às gestões financeira, administrativa e operacional do condomínio.

A administração profissional da APSA se desdobra em três serviços distintos, que variam de acordo com o tamanho do condomínio: Gestão Total Especial, indicado para condomínios de pequeno e médio portes, que necessitam de um gestor em tempo parcial; o Exclusivo, no qual um gestor da APSA, em parceria com o síndico morador, administra em tempo integral o prédio; e o APSA Síndica, em que um gestor da administradora assume todas as responsabilidades administrativas e gerenciais.

Este último foi o modelo contratado pelo Quartier Carioca. Carlos Reis, morador e conselheiro fiscal do condomínio, explica que a decisão de ter a APSA à frente da gestão aconteceu depois de sucessivos fracassos com outros tipos de síndicos. “Já tivemos síndico profissional e síndico morador. Ambos apresentaram um desempenho ruim justamente pela falta de experiência em administrar um condomínio do tamanho do nosso. Para manter essa minicidade em ordem, são necessários vários serviços profissionais, tais como limpeza, segurança e manutenção predial, e ninguém melhor para isso do que uma empresa com experiência em gestão predial”, afirma.

Para garantir o bom funcionamento do condomínio, a equipe do Gestão Total trabalha duro: cuida da infraestrutura, gerencia funcionários, lida com fornecedores e media os interesses dos condôminos. Os cinco funcionários são supervisionados pelo gerente exclusivo Ismael Vidinha. Todos os dias, Ismael realiza, logo pela manhã, a ronda pelo condomínio e checa os livros de ocorrência. Feito isso, é hora de retornar à sala da administração para atender as demandas dos condôminos.

Mesmo quando está fora do horário de trabalho, o gestor fica de sobreaviso para resolver qualquer pendência. Seu telefone celular nunca desliga. Ele conta que já houve ocasiões em que precisou virar a madrugada no Quartier para resolver emergências. “Um dia em que choveu muito, eu estava quase chegando em casa, quando fui chamado para retornar ao prédio. Os bueiros começaram a entupir e estavam alagando o condomínio. Os elevadores iniciaram um processo de curto circuito. Voltei, desliguei os quadros de luz, chamei a assistência técnica para os elevadores. Foi uma loucura. Nesse dia, saí do prédio às 5h da manhã”, narra.

O Gestão Total conta com um backoffice, que supre toda a demanda de serviços da equipe interna de administração do condomínio, que vai desde a cotação de preços até a orientação técnica e jurídica. A ideia é facilitar o trabalho dos profissionais alocados no Quartier, para que eles fiquem livres para o atendimento exclusivo do condomínio.

Além disso, há ainda a figura do coordenador que, duas vezes por semana, visita o condomínio para discutir, elaborar e verificar se as ações planejadas mensalmente estão sendo executadas. “Gerir um condomínio requer muita dedicação e atuação imediata em diversas situações. Seja para a gestão de conflitos, reparo de um vazamento, ajustes de funcionários, regulagens de pressurizadores, manutenção da ordem fazendo valer o que determina a convenção etc. O condomínio é uma empresa e, como tal, requer profissionais dedicados para que tudo fique a contento”, enfatiza João Ferraz, que coordena, além do Quartier Carioca, oito dos 80 condomínios que participam do Gestão Total.

Melhorias

Ao assumir a gestão do Quartier, a equipe da APSA encontrou um condomínio marcado, principalmente, pelos constantes conflitos entre condôminos e funcionários. “Descrentes na autoridade das antigas administrações, muitas pessoas atropelavam os processos e acabavam dando ordens diretas para os funcionários. Isso gerava um atrito. O condômino encontrava algum colaborador no pátio e lhe atribuía tarefas. Hoje, eles já sabem que devem se reportar à administração. Para isso, a gente precisou instaurar algo que inexistia: o bom clima de convivência entre condôminos e funcionários. Realizamos reuniões periódicas para explicar as determinações do regulamento interno, destacar a necessidade de cumpri-las e enfatizar a importância do respeito mútuo entre empregados e moradores para o bom andamento do Quartier. Com o tempo, as coisas foram se acertando e, hoje, nossa relação com a comunidade é tranquila”, lembra Ismael Vidinha.

O Gestão Total teve ainda o desafio de reduzir os gastos. Para isso, substituiu alguns prestadores de serviços, otimizando o quadro de funcionários e enxugando a folha de pagamento em 40%. Reformulou contratos e adequou a previsão orçamentária à real necessidade do empreendimento. Cortou custos também no consumo de água. “Muitas unidades apresentavam vazamento de água, em função das descargas dos banheiros. Realizamos vistorias no condomínio para encontrar possíveis focos de desperdício de água e resolvemos o problema. Em poucos meses, conseguimos reduzir bastante o consumo do líquido no local”, ressalta o gestor condominial Ismael.

Conselhos e comissões de condôminos

Para os síndicos que desconhecem o Gestão Total, pode restar a dúvida: os condôminos do Quartier Carioca não participam ou supervisionam a administração do condomínio? Apesar de ser a principal responsável pela gestão da unidade, a APSA mantém um canal aberto de diálogo com os moradores do condomínio no Catete. Dada a sua complexidade e extensão, o condomínio possui conselhos fiscais e de administração, além de comissões menores que cuidam de assuntos específicos do prédio, como a segurança e a garagem, por exemplo. Todos esses grupos são formados exclusivamente por pessoas que residem no Quartier e dispõem de canais de comunicação permanentes com o Gestão Total, seja por meio de e-mails ou de reuniões periódicas realizadas com o gerente exclusivo do condomínio. “Estamos em contato o tempo todo. Promovemos reuniões três vezes por semana com os membros dos conselhos e das comissões. Eles nos fiscalizam e nos auxiliam com a administração, ao mesmo tempo. Por estarem mais presentes, os condôminos me alertam sobre eventuais problemas que estejam ocorrendo e, assim, possibilitam que a gente tome providências antes de eles atingirem proporções mais graves”, destaca Ismael.

Para João Ferraz, coordenador do Gestão Total, o diálogo com os condôminos garante transparência aos processos empreendidos pela APSA no Quartier. “Buscamos uma gestão participativa. O gerente exclusivo faz a interface com os conselhos e moradores, definindo as prioridades, demonstrando os resultados das ações anteriores e elaborando o plano de ação para ações futuras. Isso traz maior confiabilidade e lisura aos processos de prestação de contas”, sublinha.

Desafios futuros

A confiança no trabalho realizado não impede que a equipe de gestão vislumbre que ainda há muito o que fazer à frente da administração do Quartier Carioca. Um dos maiores desafios é frear a inadimplência entre os condôminos. Desde sua implantação, o Gestão Total já reduziu de 9% para 6% o índice de pessoas que não pagam as taxas condominiais, mas a meta é restringir ainda mais esse percentual.

Além disso, os membros do Gestão Total buscam a resolução de uma pendência jurídica que, desde a construção, impede a realização de melhorias no Quartier Carioca. “A construtora responsável pelo projeto do prédio não cumpriu o contrato. Ela entregou o condomínio sem itens importantes, como as mantas impermeabilizantes dos pisos. Entramos com uma ação na Justiça, exigindo que a empresa providencie isso. Assim que essa questão for solucionada, vamos poder pensar em projetos maiores, obras de grande porte e de infraestrutura”, afiança Ismael Vidinha.

O gestor lembra que o suporte oferecido pelos outros setores da APSA é o que permite ao Gestão Total dar cabo dos problemas cotidianos dos condomínios participantes e, ao mesmo tempo, planejar ações estratégicas para o futuro. “O diferencial do Gestão Total é que ele conta com a infraestrutura e o suporte da APSA. A administradora tem todo um staff de pessoas que trabalha pesquisando orçamentos, realiza parcerias com fornecedores em busca de descontos etc. Por melhor que seja o síndico profissional, e eu posso falar porque já fui um deles, ele não tem esse suporte. É muito mais fácil administrar pelo Gestão Total”.

Para os condôminos do Quartier Carioca, também é mais interessante lidar com uma empresa na figura do síndico do que com um condômino desempenhando essa função. “Na minha opinião, é bem mais fácil. Mas, para ser assim, é necessário que a relação entre os conselhos e o Gestão Total funcione de forma proativa, procurando sempre atender os anseios e as demandas da coletividade. É o que acontece hoje no nosso condomínio”, conclui o morador Carlos Reis.

 

Texto: Aline Duraes