Rio de Janeiro, 14 de julho de 2015

Conselho fiscal: gestão mais transparente

Apesar de a legislação apresentar como opcional a instituição do conselho fiscal no condomínio, ele se apresenta como um elemento fundamental na vida condominial. Entenda aqui o porquê. Continue lendo

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Vanessa Sol

A correria do dia-a-dia, às vezes, impede que a complexidade da vida condominial seja percebida por muitos. Administrar funcionários, fornecedores, terceirizados e condôminos, por exemplo, em prol de um objetivo nem sempre é a tarefa mais simples de ser realizada pelo síndico. Por isso, é necessário utilizar todos os meios possíveis para que a gestão do condomínio flua de maneira adequada.

Um dos elementos que ajudam neste propósito é o conselho fiscal, que acaba tendo um papel fundamental dentro do condomínio. Ele é um órgão secundário, cuja principal função é fiscalizar a prestação de contas do condomínio. Os membros do conselho fiscal são eleitos entre os condôminos, que, a partir da eleição, passam a ajudar o síndico a realizar uma gestão mais transparente.

De acordo com o texto do artigo 1.356, do Código Civil de 2002, “poderá haver no Condomínio um Conselho Fiscal, composto de três membros, eleitos pela assembleia, por prazo não superior a dois anos, ao qual compete dar parecer sobre as contas do síndico”. Embora a legislação vigente faculte ao condomínio a formação do conselho fiscal, cabendo à convenção do condomínio optar se haverá ou não o referido conselho, este proporciona subsídios para uma boa gestão e, consequentemente, para eficiência da execução orçamentária, garantindo a saúde financeira do condomínio.

No Condomínio do Edifício Residencial Monreal III, com 58 unidades, no Andaraí, Andrea Ferrão e Cláudio Diniz foram eleitos membros do conselho fiscal, em novembro de 2014, e firmaram uma parceria que trouxe excelentes resultados para a melhoria do residencial. Assim que assumiram a empreitada, os conselheiros fiscais identificaram a necessidade de analisar todo o histórico da documentação do condomínio. “Era importante nós sabermos quais eram as condições do condomínio em relação às finanças, às questões trabalhistas e aos fornecedores para darmos o suporte adequado à síndica”, explica Andrea Ferrão, conselheira do Monreal III.

Após a verificação inicial, os conselheiros perceberam que eram necessários alguns ajustes na questão financeira para que ela ficasse com um padrão administrativo. Eles identificaram que alguns procedimentos precisavam ser mais descritivos, tais como a emissão de notas fiscais e até o mesmo os contratos com os fornecedores. “Depois dessa análise inicial, eu e Cláudio montamos um plano de ação para entrarmos no ano de 2015 com todo o planejamento pronto. Hoje nós temos todos os gastos do condomínio demonstrados mensalmente de forma clara”, ressalta Andrea.

Cláudio Diniz reforça, ainda, que para um bom controle financeiro é fundamental planejar.  No Monreal III, os conselheiros conseguiram apurar todas as receitas e despesas do exercício anterior e identificar quais gastos eram principais e quais eram secundários. “Hoje, temos um mapeamento das receitas e dos gastos do condomínio, inclusive com a ajuda da ferramenta disponibilizada pela sua administradora – no caso, a APSA – para ajudar no controle mensal das finanças. Com base nisso, nós estamos fazendo um trabalho em conjunto com a síndica quando há, por exemplo, a necessidade de contratar algum tipo de serviço”, explica Diniz, conselheiro do Monreal III.

Andrea afirma que foi importante identificar os gastos desnecessários e fazer os devidos cortes para que as finanças do condomínio melhorassem. “Havia gastos que eram desnecessários para o condomínio e a retirada deles fez uma grande diferença no orçamento. Inclusive, o condomínio passou por uma situação delicada, pois precisava realizar serviços emergenciais em função de exigências da autovistoria e não havia dinheiro em caixa para realizá-los. Na verdade, era um problema na administração dos recursos financeiros da gestão anterior. Hoje, a saúde financeira do condomínio está estável. Não há dinheiro sobrando, mas todos os fornecedores estão pagos e os serviços mais urgentes foram realizados”, explica a conselheira.

Atribuições do conselho fiscal

A parceria entre síndica e conselheiros deu tão certo, que eles marcam reuniões periódicas semanais para resolver as demandas do condomínio. A divisão de tarefas é feita de acordo com a habilidade de cada um. Os conselheiros do Monreal III dão, ainda, suporte à síndica nas cotações para as contratações de serviços. Futuramente, o condomínio passará por dedetização, desratização e limpeza de caixas d’água. Para isso, foram cotadas quatro empresas para identificar qual oferecia a melhor relação custo/benefício. “Nós achamos que o trabalho do conselho fiscal é atuar em conjunto com o síndico e, em pouco tempo, dado o histórico do nosso condomínio, conseguimos bons resultados. Mas é importante ter bom senso, porque, às vezes, as visões e opiniões são divergentes”, explica Andrea.

Cláudio destaca a importância dos conselheiros atuarem dando suporte ao síndico e afirma: “Eu acredito que o papel do conselho fiscal não é somente fazer um parecer para a prestação de contas, mas dar todo o suporte necessário para que o síndico possa desenvolver um bom trabalho. É esse o papel que eu e Andrea estamos fazendo”, destaca o conselheiro do Condomínio Monreal III.

De acordo com o advogado André Luiz Junqueira, do escritório Schneider Advogados Associados, que é também professor e autor do livro “Condomínios – Direitos & Deveres”, o conselho fiscal tem a função de fiscalizar as contas e os atos do síndico. Esta é a previsão legal acerca do conselho fiscal, que está prevista no código civil desde 2002. Porém, o especialista explica que a convenção do condomínio pode estipular outras atribuições além destas. “Em muitos condomínios, há uma unificação entre o conselho fiscal e o conselho consultivo. Em parte, isto tira um pouco da natureza do conselho fiscal, porque conselho fiscal não atua como órgão consultivo e, portanto, não participa da administração do condomínio. No entanto, esta junção entre conselho fiscal e consultivo não apresenta nenhum problema do ponto de vista legal”, explica o advogado.

Prestação de contas

Em geral, o apoio do conselho fiscal torna a prestação de contas mais prática na hora da apresentação dos dados à assembleia geral ordinária. Por isso, é de fundamental importância o síndico fornecer todas as informações aos membros do conselho fiscal, quando solicitadas. Caso o síndico inviabilize o trabalho do conselho, ele pode sofrer sanções e até mesmo ser destituído do cargo. O contrário também é válido para o conselho, podendo os membros ser destituídos, caso impeçam o trabalho do síndico. É importante lembrar, ainda, que não é atribuição do conselho aprovar ou não as contas. Esta é uma atribuição da assembleia.

De acordo com o advogado André Luiz Junqueira, caso seja encontrada alguma irregularidade nas contas do condomínio, o conselho fiscal pode e deve sinalizá-la na prestação de contas. Neste caso, as irregularidades podem ser entendidas como a falta de algum documento ou inexistência de nota fiscal, por exemplo. “O conselho fiscal pode avaliar as contas do condomínio de forma mais rápida, seja a cada mês ou a cada trimestre, e não ao final do exercício. E se encontrar alguma irregularidade ele pode comunicá-la diretamente ao síndico. O conselho busca sempre o esclarecimento de alguma informação que esteja imprecisa. Desta maneira, pode emitir um parecer mais robusto a ser apresentado, em assembleia, aos condôminos, que aprovarão ou não as contas”, explica o advogado.

Experiência gratificante

Sobre a realidade de encarar o conselho fiscal pela frente, Andrea é enfática: “Eu e o Cláudio estamos levando a nossa experiência profissional para no dia-a-dia do condomínio. Isso é muito gratificante porque as três pessoas envolvidas (síndica e conselheiros fiscais) estão bem entrosadas e o trabalho se torna agradável. Todas as nossas ações estão sendo registradas. Estamos fazendo um book da nossa gestão”, revela a conselheira. Em relação à gestão, Cláudio finaliza: “Nós estamos apenas organizando o condomínio para, no próximo ano, começar a realizar as melhorias”.